El retraso en la digitalización de las administraciones públicas españolas puede derivar en un grave problema para recibir y ejecutar los fondos para la recuperación que llegarán de Europa. Así lo expone el secretario de la administración local, letrado especialista en Derecho Digital y experto en administración electrónica, Víctor Almonacid, quien recientemente ha presentado su libro como una guía práctica de referencia para que los ayuntamientos puedan avanzar en el desarrollo de una administración más ágil y eficiente, a través de la simplificación y digitalización de sus servicios.
-¿Qué problemas en materia de digitalización detecta en las administraciones públicas?
Ocurre que en España tenemos la friolera de 8.130 ayuntamientos y aproximadamente 20.000 entidades públicas, y en consecuencia hay de todo. Hablando de Ayuntamientos, los hay que están bastante bien y, por desgracia, bastantes están muy mal. No hay un diagnóstico general. La situación es muy heterogénea y diferente. Esto es un problema, ya que o todas las administraciones lo son o es difícil que cada una de ellas sea totalmente digital.
Víctor Almonacid, experto en administración electrónica,
Uno de los conceptos claves de la administración electrónica es la interoperabilidad, que es lo que permite que los sistemas estén interconectados, y trabajen en una especie de base de datos públicos gigantesca. Por ejemplo, si un ciudadano realiza un trámite ante una administración, en teoría esta no debería pedirle ningún documento, sino obtenerlo de otra administración donde constan esos datos. Pero si hay una administración que está en el siglo XXI y otra en el XIX, difícilmente van a poder entenderse entre ellas.
Este es el principal problema. La situación no es que esté mal, de hecho, a raíz de la pandemia algunos ayuntamientos han impulsado mucho sus procesos de digitalización, pero falta interoperabilidad y este es un gran problema para la implantación total de la administración electrónica.
-En esta línea, ¿qué factores lastran el avance en la transformación digital de los entes locales?
Hay muchos factores, pero el factor diferencial a mi modo de ver es el liderazgo, el impulso, un paso al frente que en un momento dado asumen una o varias personas, y que en algunas organizaciones se da y en otras no. No existe un puesto de trabajo como tal dedicado a estas cosas, así que todo depende de la buena voluntad o iniciativa de algunos empleados. Da igual que el ayuntamiento sea más grande o pequeño, que sea del entorno rural o de un área metropolitana; incluso da igual, hasta cierto punto, el presupuesto o los recursos disponibles. La realidad demuestra que todas esas circunstancias han sido secundarias cuando ha habido una iniciativa continuada, persistente y potente. Los que de verdad han implantado procesos digitales lo han hecho por este motivo.
-¿Cuáles son las claves para la digitalización a las que apunta en su guía?
Abordamos la cuestión desde un punto de vista muy práctico. Hablamos de la digitalización de una manera amplia, no solo se habla de tecnología. De hecho, dejamos claro en el libro que la tecnología es instrumental. La clave estriba en la cuestión organizativa. Se trata de mejorar los procedimientos, de simplificar la burocracia de cara al ciudadano y de agilizar la administración. En definitiva, lograr que la estructura organizativa sea lo más eficiente posible.
-¿Cómo repercute esa falta de digitalización de las administraciones? Y, en la otra cara de la moneda, ¿qué ventajas se perciben en los entes más avanzados en el proceso de transformación?
Realmente es la misma respuesta para ambas preguntas. Empezaré por lo bueno, y en el sentido contrario, todo aquello que no es bueno es, o bien una ventaja u oportunidad que se deja pasar o bien directamente es algo malo. O muy malo, como perder una ayuda a la que se tiene derecho por culpa de la burocracia.
La digitalización es un proyecto transversal. No podemos digitalizar la burocracia, tenemos que aprovechar el proceso de digitalización para revisar todos los procedimientos. Acometer la simplificación en una primera fase. Esa sería la primera ventaja, el hecho de que un procedimiento que antes requería de 10 documentos y 4 trámites distintos, pase a necesitar uno o ninguno. Esa es una ventaja tremenda.
No tiene sentido, por ejemplo, que se siga pidiendo la fotocopia del DNI cuando en ninguna ley se establece que se tenga que pedir. Tampoco tiene sentido que un ayuntamiento pida al ciudadano el certificado de empadronamiento. Ya sabrá el consistorio si la persona está empadronada o no. Alguien debería poder saber eso pulsando un botón. Solo con esa ventaja ya merecería la pena este proyecto. Pero, además, todo lo que se digitaliza pasa de ser papel a un documento electrónico, con todo lo bueno que esto conlleva. El documento electrónico tiene y genera una mayor seguridad. Es enemigo de la corrupción. En el documento electrónico, firmado electrónicamente, todo consta de manera fehaciente, con sello temporal, y en el expediente queda un rastro electrónico de todas las actuaciones. Es muy difícil hacerle trampas a este sistema, y si las haces, al mismo tiempo estás dejando el rastro de la ilegalidad.
La automatización de trámites supone ganar agilidad y rapidez en los procedimientos
Luego, evidentemente, la automatización de trámites supone ganar agilidad y rapidez en los procedimientos. La administración aún es increíblemente lenta. En España existe un concepto, el silencio administrativo, que se produce cuando la administración no da respuesta a una solicitud dentro del plazo que establece la Ley. Esto es realmente vergonzoso, ya que la administración debería responder al menos para decir que desestima la solicitud. Cuando se consigue protocolizar, se van cubriendo todos los trámites de forma rápida y electrónica, y al final el expediente llega con diligencia al órgano competente y se emite una resolución, la cual se notifica. Y todo dentro de plazo.
Un problema que deriva de la heterogeneidad de la que hablábamos antes es que rompe la teoría de que todas las personas tienen los mismos derechos en todo el territorio nacional. Lo cierto es que en la práctica sí hay diferencias en cuanto a la calidad del servicio que reciben los ciudadanos, dependiendo del ayuntamiento en el que estén empadronados o de la administración a la que se dirijan. Todo esto no va de tecnología o de digitalización, va de mejorar el servicio. De agilidad, de eficacia, de eficiencia, de accesibilidad, de eliminación de burocracia… Va de todo esto. La administración electrónica debe estar orientada al ciudadano. Si no lo está, al final tendremos la misma burocracia de siempre en otro formato.
-Las ventajas que comenta para los ciudadanos, entiendo que son extrapolables para las empresas…
Al final, un usuario es un usuario desde el punto de vista de cualquier servicio, público o privado. Solo hay una diferencia, y es que las personas jurídicas ahora mismo están obligadas por ley a relacionarse con la administración por medios electrónicos.
Esto realmente puede ser una dificultad si la administración no tiene habilitados esos cauces. La empresa está obligada, pero si la administración no le facilita las herramientas, impide a la empresa cumplir con su obligación. Esto es muy contradictorio, porque en teoría es la propia administración la que debería hacer que los demás cumplieran las reglas del juego. Pero claro, si ella es la primera que incumple, difícilmente puede exigirlo.
-¿Qué consecuencias hay en esos casos donde las empresas no pueden cumplir con su obligación?
Con la Ley de Procedimiento Administrativo ocurre una cosa: está llena de referencias a posibles incumplimientos y sus consecuencias aparejadas, pero en la práctica, nadie ha hecho efectivas esas consecuencias. Hay un especie de pacto de no agresión, porque en el fondo todos incumplen algo y se hace de alguna manera la vista gorda, lo cual me parece lamentable.
¿A qué me refiero? A que la mayoría de ciudadanos y empresas no quieren enemistarse con la administración, y por eso acaban aceptando cualquier imposición burocrática. Tampoco los usuarios cumplen siempre, que la administración no está como para dar lecciones de moral, por así decirlo. Este es un caldo de cultivo ideal para que nada cambie.
Pero en teoría sí hay unas consecuencias y el día que se hagan cumplir pues, seguramente, más de uno lo va a pagar bien caro. No falta mucho para que alguien le ponga el cascabel al gato. Pero de momento, las consecuencias, más que legales, están siendo de facto. Perjuicios reales que lamentablemente se siguen causando a los usuarios. Cuando alguien no tiene la posibilidad de utilizar unos servicios óptimos, pierde tiempo y dinero. No son cosas que nos sobre ahora mismo.
-Por último, preguntarle por el problema que supone para la llegada de los fondos europeos la falta de digitalización de la administración pública.
Esos fondos deben destinarse, en parte, a modernizar la administración, para así mejorar el sistema en su conjunto, la resiliencia de las organizaciones, y lograr una administración que permita teletramitar y teletrabajar en un escenario de pandemia y cambio climático. Sin embargo, resulta que en la norma que se aprobó en diciembre para regular el procedimiento para la ejecución de los fondos europeos se prevé hacerlo a través de procedimientos más ágiles de lo habitual, con lo que se reconoce implícitamente que con los procedimientos actuales no vamos a ser capaces de ejecutar esos fondos.
Pero si se hubieran cumplido las leyes que ya teníamos hace muchos años, estaríamos en disposición de ejecutar estas ayudas para seguir modernizando la administración, quizá ya para rematarla definitivamente. Ahora partimos de una situación mucho más atrasada. ¿Seremos capaces de ejecutar los fondos? Pues o los ejecutamos o los tendremos que devolver. Se trata de fondos finalistas que están destinados a tareas concretas. Si la administración no destina los fondos a estas finalidades o no se ejecutan dentro de los plazos establecidos, habrá que devolverlos.
Ahora viene el momento de la verdad. La pandemia, una terrible desgracia, sin embargo ha sido buena para la digitalización. En los próximos meses podemos darle el impulso definitivo, y para ello los fondos son bienvenidos, pero es verdad que por no haber hecho los deberes antes, ahora se nos acumula la faena. Europa cree que estamos mejor de lo que estamos. No sé si vamos a llegar. Sinceramente, no sé si vamos a ser capaces de ejecutar esos fondos, pero lo que sí advierto es que, como no lo hagamos, los vamos a perder.
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