España hace obligatoria las facturas electrónicas entre empresas

El Boletín Oficial del Estado ha publicado el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales en España. Con esta norma, el Gobierno da el paso definitivo para que toda factura B2B -de empresa a empresa- sea digital, poniendo fin a una era de papel, PDF enviados por correo y procesos manuales que, según las estimaciones oficiales, lastran la competitividad de las pymes y alimentan la morosidad.

La norma, que ocupa 23 páginas del BOE, no es un mero trámite técnico: dibuja una infraestructura completa de intercambio de facturas que afectará al 99% del tejido productivo español. Estos son los puntos esenciales que toda empresa debe conocer.

¿Qué cambia exactamente?

Hasta ahora, la factura electrónica solo era obligatoria en las relaciones con la Administración Pública. A partir de la entrada en vigor efectiva de este reglamento, cualquier operación comercial entre empresarios o profesionales con sede, establecimiento permanente o domicilio en España deberá documentarse mediante factura electrónica en formato estructurado -es decir, un archivo legible por máquinas, no un simple PDF-.

Quedan exceptuadas las facturas simplificadas los «tiques», salvo las cualificadas, y se prevé que el Ministerio de Economía pueda excluir temporalmente a sectores con dificultades específicas de adaptación.

Un sistema público y gratuito como red de seguridad

El eje central del nuevo modelo es un sistema dual. Por un lado, las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas que ya operan en el mercado. Por otro, una solución pública de facturación electrónica, desarrollada y gestionada por la Agencia Tributaria (AEAT), que será completamente gratuita para todos los usuarios.

Cualquier empresario o profesional que no haya acordado expresamente con sus proveedores recibir facturas a través de una plataforma privada, se entenderá que opta por la solución pública por defecto. Así, ninguna empresa -por pequeña que sea- quedará fuera del sistema por falta de recursos tecnológicos.

Los plazos: quién tiene que estar preparado y cuándo

La aplicación efectiva no arranca el día de la publicación en el BOE. El reloj empezará a contar desde que el Ministerio de Hacienda publique una orden ministerial que regulará los detalles técnicos de la solución pública. A partir de ese momento:

-Mes 0:

Se publica la orden ministerial de desarrollo. Comienza el cómputo de plazos. La solución pública de la AEAT debe estar operativa al menos 2 meses antes del primer plazo para permitir pruebas.

-12 meses:

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales. Deben emitir y recibir facturas electrónicas. Durante este primer año, además, tendrán que acompañar cada e-factura con un PDF legible para los destinatarios que aún no estén obligados.

-24 meses:

Resto de empresarios y profesionales. La obligación se extiende a todo el tejido productivo, independientemente del tamaño. Los autónomos y personas físicas con facturación inferior a 8 millones dispondrán de 12 meses adicionales para informar sobre los estados de la factura (aceptación, rechazo, pago).

Las claves técnicas que importan

Lo que toda empresa debe saber:

· Formatos aceptados: UBL, CII, EDIFACT y Facturas. Todas deben ajustarse al modelo semántico europeo EN16931. La solución pública usará UBL como referencia.

· Firma electrónica obligatoria: Toda factura emitida por plataforma privada deberá ir firmada con firma electrónica avanzada.

· Copia fiel a la AEAT: Quien use plataformas privadas deberá enviar simultáneamente una copia fiel de cada factura en formato UBL a la solución pública.

· Interoperabilidad total: Las plataformas privadas están obligadas a interconectarse entre sí cuando lo pida un cliente, con un plazo máximo de un mes. Gratis.

· Código único por factura: Cada factura electrónica tendrá un identificador que incluirá el NIF del emisor, número y serie de factura y fecha de expedición.

Control de la morosidad: el verdadero objetivo de fondo

Más allá de la digitalización, el reglamento está diseñado para atacar uno de los problemas crónicos de la economía española: la morosidad comercial. El mecanismo es claro: los destinatarios de facturas deberán informar -tanto al emisor como a la AEAT- de la aceptación o rechazo de cada factura y de su pago efectivo, con fecha incluida, en un máximo de 4 días naturales hábiles.

La fecha de pago a informar no será la de una mera puesta a disposición de un mecanismo financiero (como el confirming), sino la del cobro real por parte del proveedor: la fecha de adeudo en cuenta en caso de transferencia, la del pago en efectivo o la de una compensación de obligaciones.

Dato clave para las empresas

La AEAT enviará cada año al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada la información necesaria para elaborar el listado de empresas que hayan incumplido los plazos legales de pago. Este listado tendrá consecuencias directas para el acceso a subvenciones públicas y contratos con la Administración.

Requisitos para las plataformas privadas

Las empresas tecnológicas que quieran operar como plataforma de intercambio de facturas electrónicas deberán cumplir estándares exigentes: certificación ISO/IEC 27001 de seguridad de la información, protocolos de transmisión AS2 o AS4, capacidad de firma electrónica avanzada, plan de continuidad de negocio, interconexión gratuita con cualquier otra plataforma y gobernanza de datos con garantías de confidencialidad.

Además, todas las plataformas deberán ofrecer un sistema de consulta abierto para que cualquier empresa pueda saber qué clientes las han elegido como punto de entrada de facturas.

Excepciones sectoriales

El reglamento contempla tres excepciones específicas: las operaciones reguladas del operador del mercado eléctrico (OMIE), las del operador del mercado organizado de gas, y las facturadas a través de las cámaras de compensación de la IATA (transporte aéreo).

En los tres casos, se justifica porque ya cuentan con sistemas propios de facturación con ciclos de pago cortos y garantías específicas.

¿Qué deben hacer las empresas ahora?

Aunque la aplicación efectiva depende de la publicación de la orden ministerial pendiente, las empresas no deberían esperar a última hora. La experiencia con la factura electrónica en el sector público demostró que la adaptación tecnológica lleva tiempo, especialmente en las pymes con menor nivel de digitalización.

Plan de acción recomendado

· Evaluar el software de facturación actual y comprobar si ya soporta los formatos exigidos (UBL, CII, EDIFACT o Facturae).

· Contactar con el proveedor de facturación o ERP para conocer su hoja de ruta de adaptación al nuevo sistema.

· Decidir si se utilizará la solución pública gratuita de la AEAT, una plataforma privada o una combinación de ambas.

· Revisar los procesos internos de aprobación y pago de facturas para cumplir con el plazo de 4 días hábiles para informar estados.

· Obtener o actualizar certificados de firma electrónica avanzada.

El Real Decreto 238/2026 entra en vigor el 20 de abril de 2026, veinte días después de su publicación en el BOE, aunque su aplicación efectiva queda condicionada a la orden ministerial de Hacienda que aún no se ha publicado.