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Reclamación de impagos: esencial para la viabilidad de los negocios
La capacidad de hacer frente a los pagos pendientes es una de las principales preocupaciones de las empresas, ya no solo por su propia capacidad, sino por la capacidad de pago de sus clientes. Obtener financiación puede ser muy complicado y cualquier negocio necesita tener un flujo constante de líquido en pro a su crecimiento, algo que en la actualidad no es fácil de conseguir. De hecho, la tasa de morosidad del país no ha parado de crecer y cada vez son más los negocios que están a punto de quiebra como resultado de los impagos de sus clientes. Por ello, contar con los servicios de una agencia de reclamación de impagos es esencial para garantizar la estabilidad de los negocios. Retención de líquido: plazos de pago cada vez más largos Si hay un problema al que las empresas deben hace frente y que afecta muy negativamente a su contabilidad son los largos plazos de pago de las facturas. Pese a que Ley 15/2010 indica, claramente, que las facturas deben abonarse en un plazo no superior a 60 días, son muy pocas las empresas que lo consiguen. Además, en cuanto a la Administración, el plazo se reduce a 30 días, otro plazo que, en la mayoría de las ocasiones, no se respeta. De hecho, solo el 20% de las grandes empresas pagan dentro de los plazos, lo que conlleva que sus proveedores nunca sepan cuando van a disponer de líquido y, nunca sepan qué estrategia usar para hacer crecer el negocio o atender a sus propias facturas. Esta imprevisión en los pagos hace que las organizaciones no puedan planificar su contabilidad y, por ende, que la tasa de morosidad vaya en aumento. Tasa de morosidad en aumento: al 4.6% en 2022 La tasa de morosidad en España ha alcanzado el 4.6% durante el primer semestre de 2022 y no se estima una estabilización de esta hasta el 2023. Merece la pena destacar que, en España, el 5% de las empresas están en riesgo de quiebra, precisamente por los impagos y no por problemas relacionados con su actividad o una mala gestión de los recursos. Además, pocas de ellas conocen los mecanismos y procesos por los que se pueden reclamar las facturas fuera de plazo, lo que conlleva que únicamente un 11% inicie los trámites para recuperarlas. Reclamación de impagos: procedimientos y derechos Reclamar el impago de una factura no es tarea simple si se quiere hacer dentro de la misma organización; es necesario conocer bien los derechos que protegen a los negocios, así como los procesos mediante los cuales se pueden reclamar estos impagos. Por ello, son muchas las empresas que deciden no reclamar en estas situaciones, algo que las lleva a una situación de vulnerabilidad; una situación que, alargada en el tiempo, puede llevarlas a perder sus recursos y, por ende, a cerrar. Sin embargo, estas reclamaciones no tienen por qué ser llevadas a cabo por las organizaciones, sino que hay empresas de gestión de impagos especializadas en ello. Con estas empresas, no solamente es más fácil conseguir el abono de la factura pendiente, sino que las empresas no deben destinar recursos extras a estas tareas. Además, debemos destacar que estas agencias conocen bien la ley mediante la que se establecen los procedimientos válidos para reclamar los impagos; por ello, sus procedimientos son siempre legales y se encuentran dentro de los límites establecidos. Esta profesionalidad genera muchos menos problemas entre negocios y las relaciones comerciales no siempre se acaban viendo influidas negativamente. Funcionamiento de las empresas de impagos Las agencias de impagos trabajan de acuerdo con un código de buenas prácticas a la hora de gestionar los impagos de sus clientes. Por ello, es una de las maneras más seguras y efectivas que los negocios tienen disponible a la hora de agilizar estas gestiones. Dentro de los procedimientos que usan estas empresas para reclamar legalmente el pago de las facturas pendientes, se encuentran la reclamación por escrito, la demanda y, en última instancia, el procedimiento judicial. En cualquier caso, lo primero que se emplea es la reclamación escrita, ya que es la que menos coste tiene y la que menos daña las relaciones entre socios. Sin embargo, si pasado un plazo determinado, la factura sigue sin ser abonada, estas agencias pueden iniciar la demanda y el proceso judicial si sus clientes así lo ven necesario. En este caso, contar con su ayuda es fundamental, pues estas se ocupan de todos los trámites. Además, merece la pena destacar que, la mayoría de las empresas de recobro, no suelen cobrar nada por sus servicios hasta que no se haya recuperado la factura. De este modo, cualquier negocio, sin importar la situación económica en la que se encuentre, puede hacer uso de estos servicios: no supondrán ninguna carga para su contabilidad, pues la empresa de impago, normalmente, cobrará sus servicios una vez el importe reclamado haya sido abonado. Recobrarte: ¿qué es y cómo funciona? En nuestro país, hay varias agencias de recobro que las organizaciones pueden contratar con el fin de recuperar aquellas facturas impagadas. Y, una de ellas es Recobrarte. Recobrarte es una agencia que siempre trabaja de acuerdo con el código de buenas prácticas y nunca utiliza ningún tipo de coacción en sus acciones. Esto les permite salvar muchas relaciones comerciales después de una reclamación. Por otro lado, esta agencia también informa a sus clientes de todo el procedimiento, así como también les ofrece asesoramiento legal de cualquier tipo. Así, las empresas que hagan uso de sus servicios disponen de un equipo técnico y legal para solucionar todas sus dudas y ayudarles a tomar decisiones. Es también destacable mencionar que, una vez se ha iniciado una reclamación, los expertos de Recobrarte son los que preparan toda la documentación y se encargan de hacer los trámites en los juzgados en caso necesario. Por ello, sus clientes también se ahorran una gran cantidad de tiempo en ello y lo pueden dedicar a lo que es más importante: el funcionamiento de sus negocios. Muchas son las empresas que no reclaman sus facturas por desconocimiento del procedimiento, así como de los servicios que ofrecen las empresas de recobro. Por ello, cada vez son más, las organizaciones empresariales que alientan a los negocios a hacer uso de ellas. Reclamar estas facturas antes de recurrir a financiación extra es esencial para evitar el cierre del negocio.
Agilizar el intercambio de información mediante un EDI: seguridad y fluidez
El uso de un EDI se ha visto extendido gracias a la agilidad y seguridad que ofrece en el intercambio de información. Así mismo, es una herramienta que ofrece facilidad a la hora de automatizar ciertos procesos contables. Teniendo en cuenta que las estafas de robo de identidad no paran de crecer día tras día, disponer de un sistema que aporte seguridad extra en las transacciones documentales es una ventaja añadida. Sin embargo, es cierto que aún hay un cierto desconocimiento sobre estas herramientas de intercambio de información (EDI); por ello, su implementación es aun lenta en algunos sectores. Intercambio de información: uso de EDI sin implementación Una de las mayores preocupaciones a la hora de pensar en usar un EDI es la necesidad de integrarlo en los demás procesos de la empresa. Esto supondría un coste elevado para los negocios; además, detendría su actividad durante unos días. Sin embargo, no todos los negocios necesitan una integración. Hay una gran cantidad de herramientas de intercambio de información que no la necesitan. Así, la gran variedad de EDIs que hay en el mercado ofrecen muchas opciones para adaptarse a las necesidades y características de cualquier negocio. Seguridad en el intercambio de información Usar herramientas como el correo electrónico para el envío de documentación es una de las fórmulas menos seguras a la hora de garantizar de privacidad en el intercambio de información. Todos los correos electrónicos pueden ser interceptados por terceras personas con el fin de suplantar identidades y realizar modificaciones en la documentación compartida. Esto conlleva que muchas empresas sean víctimas de estas prácticas fraudulentas, y que vean cómo sus pagos han sido derivados a otras cuentas, teniendo que volver a efectuarlos correctamente. Esta situación de doble pago tiene efectos muy negativos en su contabilidad, pues reduce los recursos económicos y frena su crecimiento. Mediante el uso de un EDI, todos los documentos se comparten dentro del mismo sistem. Además, se usan unos protocolos muy seguros; de este modo, las posibilidades de ser víctimas de prácticas como el phishing quedan muy minimizadas, si no anuladas. Agilidad en el intercambio de documentación La automatización a la hora de organizar la información, así como la facilidad de digitalizar documentos, es otra de las ventajas que ofrecen los sistemas EDI. Estas tareas repetitivas que se llevan a cabo desde el departamento de contabilidad reducen los recursos económicos de la empresa, a la vez que facilitan los errores contables y la pérdida de documentación. Seguimiento de las facturas y otra documentación Con el uso de un EDI, también es más fácil llevar al día la contabilidad y hacer un seguimiento de las facturas. Mediante estas herramientas, se puede conocer al momento el estado real de la situación de la empresa, así como de las facturas que están pendientes de cobro y de pago. Poder gestionar las facturas en caso de ciertos errores es esencial para evitar retrasos en los pagos y dificultades en las relaciones comerciales. Variedad de EDI: características y funcionalidades para todos los sectores La gran variedad de sistemas de intercambio de información que hay en el mercado hace posible que cada negocio pueda encontrar el que mejor se adapta a sus necesidades. Pese a que todos ellos comparten funcionalidades básicas, muchos de ellos se diferencian de los demás por poder ofrecer prestaciones únicas. Utilidad de Vuzoon como EDI: funcionalidades y características Vuzoon es una de las muchas herramientas disponibles para el intercambio de la documentación. Es un sistema muy simple de usar y de lo más seguro, adecuado para cualquier tipo de negocio sin importar su actividad económica principal. Creación y seguimiento de las facturas Vuzoon permite a sus usuarios crear, compartir y hacer el seguimiento de todas sus facturas desde un simple panel de control. En él, se determina el estado en el que se encuentra cada factura, ya estén validadas o bien rechazadas. Este seguimiento permite hacer las modificaciones necesarias para no alargar el plazo de pago. Seguridad en el intercambio de los documentos Una de las ventajas principales del uso de Vuzoon es la seguridad que este aporta a la hora de intercambiar información con los clientes. Cuando los usuarios empiezan a hacer empleo de este sistema, tienen la obligación de verificar su identidad mediante la utilización de un DNI electrónico o certificado digital. Es un proceso que solo tarda unos segundos y ofrece la seguridad de que la persona con la que se comparte la documentación sea realmente la destinataria de ella. Avance de los pagos de las facturas Usar Vuzoon tiene una funcionalidad única no disponible en otros EDI y que tiene un impacto de lo más positivo en la contabilidad de las empresas: poder cobrar la factura ante de que llegue su plazo de vencimiento. Para acceder a esta financiación, los usuarios únicamente deberán tramitarlo desde su panel de control: el proceso es rápido y la documentación mínima. Contabilidad: informes y datos fiables y a tiempo real Al integrar la tecnología OCR, desde Vuzoon se puede digitalizar cualquier información relacionada con las operaciones comerciales: órdenes de compra, albaranes, facturas de proveedores, etc. El propio sistema las organiza por empresas, por lo que siempre es muy fácil encontrar el documento necesario. Además, al poder tener toda la información dentro de un mismo programa, es fácil conocer el estado real del negocio; así se pueden tomar decisiones más acertadas cuando sea necesario. Tener las herramientas adecuadas a la hora de gestionar un negocio es esencial si se busca incrementar la eficiencia y productividad. Por ello, usar un EDI que permita agilizar el intercambio de documentación y hacerlo más seguro debería ser una prioridad para cualquier negocio.
Tasa de morosidad y agencias de recobro: ¿cómo reclamar los impagos?
Gestionar los impagos no es nada fácil por ninguna organización, pese a que cada vez son más las que sufren esta situación. La tasa de morosidad en España ha ido creciendo, situándose en el 4.6% durante el primer semestre del 2022, de acuerdo con el primer barómetro publicado por Credit Bank. Además, esta tasa se estima que seguirá creciendo y no se estabilizará hasta el 2023, donde se prevé que se sitúe cerca del 4.5%. Para acabar con estos problemas de liquidez, una pequeña cantidad de las empresas afectadas recurren a las empresas de recobro de facturas. Sin embargo, hay muchas otras empresas que, por desconocimiento de los procesos, deciden no iniciar ninguna acción, lo que las lleva a tener graves problemas en su contabilidad. Reclamación de impagos: opciones Cuando se habla de la gestión de los impagos, hay muchas fórmulas que se pueden usar para intentar solventar una situación desagradable para las partes implicadas. Cada una de las opciones tiene sus ventajas e inconvenientes, por lo que deberán ser valoradas por cada empresa de acuerdo con la cantidad que se haya dejado a deber. Mediación amistosa Un primer paso a la hora de reclamar una factura impagada es mediante una reclamación amistosa. Es una de las soluciones más económicas y la que daña menos las relaciones comerciales entre las partes implicadas. Sin embargo, esta opción no suele resolver el problema, por lo que suele ser necesario recurrir a otras vías de reclamación. Demanda La demanda es otro procedimiento que se puede empezar para reclamar una deuda vencida. Este proceso suele ser algo más costoso, pero suele ser más eficaz que la mediación amistosa. En este caso, lo ideal es que la demanda esté redactada por un abogado especializado, ya que, de no satisfacerse la deuda, esta puede ser usada como prueba en un eventual juicio. Además, las demandas ya implican un período de pago, el cual se establece en los 21 días. Acción judicial Esta es la acción más costosa económicamente, pues ya es necesario contar con ayuda de bufetes de abogados. Es una opción que suele dejarse como la última alternativa, pues daña mucho las relaciones comerciales, además de demorarse mucho en el tiempo a causa del gran volumen de estas en los juzgados. Agencias de recobro de facturas impagadas Por último, las agencias de recobro son otra de las alternativas de las que disponen las organizaciones a la hora de reclamar sus facturas. Estas empresas no suelen suponer un coste extra para las empresas, pues suelen cobrar sus servicios una vez la deuda se ha satisfecho. Por otro lado, con ellas, sus clientes no deben iniciar ningún trámite ni acción: ellas se encargan de verificar la documentación y generar aquella que sea necesaria. Recobrarte: funcionamiento y beneficios para sus clientes Recobrarte es una de las agencias de recobro con la que las empresas pueden contar a la hora de reclamar sus impagos. Es una empresa que aporta muchos beneficios a sus clientes, además de tener una elevada tasa de consecuciones de pago. Confidencialidad y legalidad de sus procesos Recobrarte es una empresa que sigue el Código de Buenas Prácticas aprobado para la reclamación de los impagos en España. Por ello, no usan ningún tipo de coacción y todos los procedimientos que comienzan se hacen desde la mediación, ya que se busca mantener un buen ambiente en las negociaciones y que las relaciones comerciales no se vean afectadas. Procedimientos documentados y asesoramiento al cliente Otra de las ventajas que presenta esta empresa sobre las demás es el asesoramiento a sus clientes. Mientras que hay otras empresas que, simplemente, seguirán los procesos, desde Recobrarte se informa a sus clientes de cada uno de los pasos que se dan, de sus resultados y de cuáles son los siguientes a seguir. Del mismo modo, los expertos de Recobrarte asesoran verídicamente sobre la viabilidad de recuperar una factura. De este modo, sus clientes no acaban destinando recursos a un proceso de difícil consecución. Tasa elevada de resolución de impagos Además del asesoramiento constante de esta agencia a sus clientes, Recobrarte es una de las empresas con un a mayor tasa a la hora de recuperación de las facturas impagadas. Lo mejor de esta agencia es que no cobran por servicios prestados, sino que se acuerda una comisión con el cliente sobre el total de la cantidad a recuperar. Así, sus clientes no deben añadir más recursos a un procedimiento que ya ha afectado previamente a su contabilidad. Informes y documentación judicial En el caso de que el cliente quiera llevar la reclamación por vía judicial, los asesores legales de Recobrarte se ocupan de la redacción de las demandas, así como de la generación de los informes necesarios para presentar junto a la demanda. De este modo, sus clientes tienen todos los recursos necesarios dentro de la misma empresa y disponen de ellos cuando es necesario. Gestionar los impagos desde una misma empresa es un proceso que puede ser costoso, por lo que los negocios que deciden hacer estas reclamaciones suelen recurrir a las agencias de impagos. Con ellas, no solamente se pueden olvidar del procedimiento, sino que evitan acciones ilegales que solamente complicarían mucho más la situación.
Sectores con más morosidad durante el primer semestre de 2022
La morosidad en España ha seguido creciendo durante el primer semestre del año, siendo este país el tercero con más morosidad. Las consecuencias de la pandemia del COVID han propiciado la insolvencia de muchos negocios y autónomos al no poder devolver los créditos ICO ejecutados durante la pandemia, además de dejar numerosas facturas pendientes de pago. Pese a que hay sectores con más morosidad que otros, la tasa de morosidad ha seguido subiendo y se espera que siga esta tendencia. Previsión de la tasa de morosidad en España en 2022 Credit Back, empresa de soluciones frente a la morosidad, presentó en abril los datos del primer barómetro de 2022 con los nuevos datos sobre los niveles de morosidad en España: un 65% de las empresas ha experimentado impagos, un 2% más que el año pasado. Además, se prevé que esta tasa siga en aumento a medida que vayan venciendo los ya mencionados créditos ICO. De hecho, se estima que la tasa de morosidad en España se incremente hasta el 4.6% durante el año 2022 y se moderará cerca del 4.5% en 2023, de acuerdo con el primer informe “European Bank Lending Economic Forecast” elaborado por EY en referencia a las previsiones de préstamos bancarios de la eurozona. Sectores con más morosidad durante el primer semestre de 2022 Los sectores que más han sufrido estos impagos son aquellos relacionados, sobre todo, con las actividades que se vieron más afectadas por el parón durante la pandemia: Agricultura Alimentación Automoción Transporte Construcción y materiales Electrónica Impresión y papel Servicios Comercio textil Además, destacan el colectivo de los autónomos como el más insolvente a la vez que el más afectado por los impagos. Impagos sin reclamar: motivos y consecuencias El mismo barómetro revela también que el 11% de las empresas que han participado en el estudio renuncia a cobrar sus deudas. Esto se debe a una falta de información y asesoramiento legal. De hecho, desde Credit Back, se anima a las empresas a asesorarse sobre sus derechos en relación con los impagos, ya que la falta de este asesoramiento hace que dejen de ingresar sumas importantes. Además, se estima que el 5% de las empresas españolas tiene riesgo de cierre por estos impagos y que un 10% deberá recurrir a financiación extra para paliar los efectos de las facturas sin cobrar. Empresas de recobro en España: reducción de los impagos Las empresas de recobro en España son unas de las soluciones más eficientes a la hora de acabar con muchas de las situaciones de impago que viven los negocios del país. De hecho, contar con una de ellas es casi esencial para cualquier organización que quiera evitar estos riesgos. Con estas empresas, no solamente se consigue minimizar los riesgos de impago, sino que también permite gestionarlos hasta que se hayan saldado. Recobrarte: prevención y gestión de los impagos Una de las empresas en el sector de recobro en España que más sobresale es Recobarte. Son muchas las ventajas de contar con una empresa como esta, la cual ofrece una gran cantidad de servicios a sus clientes y no solo a la hora de reclamar los impagos. Recobrarte es una agencia especializada con la que las empresas podrán contar con el asesoramiento necesario tanto a la hora de reclamar los impagos, así como a la hora de prevenirlos. Prevención en la creación de las facturas Es fundamental la prevención antes que la acción. De hecho, hay una gran cantidad de facturas que quedan impagadas por la falta de información en ellas, así como por ser poco inteligibles o completas. De acuerdo con la ley que regula los conceptos de las facturas, estas deben contener una serie de campos obligatorios y bien especificados para que estas puedan ser consideradas válidas. La omisión de alguno de estos datos puede llevar al impago y, aún peor, a que sea imposible su reclamación. Por ello, el equipo legal de Recobrarte ofrece sus servicios de asesoramiento desde el primer momento del proceso. Acciones de reclamación Una vez ha llegado la fecha del vencimiento de la factura y esta no ha sido satisfecha, los profesionales de Recobrarte harán los pasos necesarios para agilizar el pago de esta, siempre cumpliendo con la normativa legal: desde Recobrarte nunca se coacciona y todas las acciones se llevan a cabo de acuerdo con la normativa prevista a tal efecto. Las reclamaciones desde Recobrarte se realizan mediante llamada telefónica o burofax. Se ofrece información a la parte que ha llevado a cabo el impago y se le ofrecen diferentes vías por las que proceder el pago. Si la deuda no ha sido satisfecha dentro del plazo establecido, los expertos de Recobrarte se pondrán en contacto con sus clientes y les indicarán las diferentes formas de proceder. En cualquier caso, y antes de llegar a un juicio, los representantes legales de la empresa revisarán toda la información y verificarán la posibilidad de emprender acciones legales. Recobrarte solo trabaja con documentación válida que pueda ser reclamable. Por último, si sus clientes deciden seguir con el proceso, la empresa les brindará todo el apoyo necesario desde el departamento legal para que el proceso acabe con la consecución del pago. Además, Recobrarte únicamente cobrará sus servicios en caso de que las facturas hayan sido abonadas. De este modo, en caso de no conseguir el cobro de estas, sus clientes no deberán satisfacer importe alguno. Las empresas de recobro son unos de los pilares básicos a la hora de reducir las elevadas tasas de morosidad. No solamente ofrecen asesoramiento a sus clientes, sino que todos los procesos que llevan a cabo son legales y contemplados por la ley vigente.
Facturación electrónica: digitalización y optimización de las facturas
La digitalización de las organizaciones es esencial para que estas puedan conseguir importantes optimizaciones en todos y cada uno de los procesos relacionados con su actividad económica. Por ello, cada vez son más las herramientas de facturación electrónica que permiten enviar y recibir facturas de una manera más rápida y fiable. Con este sistema, la gestión de la documentación es más ágil y se evitan inconvenientes como retrasos en los pagos, pérdida de documental y delitos digitales como la suplantación de identidad. ¿Qué es la factura electrónica? Pese a que la factura electrónica ya es una realidad, son muchas las empresas que siguen usando la factura tradicional por envío postal al no conocer las ventajas de esta o al pensar que es necesaria una reestructuración de sus departamentos para implantarla. La factura electrónica es un documento digital con la misma validez que las facturas en formato papel a todos los efectos. Sin embargo, sí está condicionada a la aceptación del destinatario para recibirla. Además, es necesario que esta cuente con todos los datos acerca de las transacciones que se especifican en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, los cuales se establecieron con el fin de garantizar la autenticidad de las facturas, algo que también ayuda a la hora de reclamarlas en caso de impagos. Por este motivo, y dadas sus múltiples ventajas, el Gobierno lleva tiempo trabajando en el Anteproyecto de la Ley Crea y Crece con la que se pretende extender esta digitalización y conseguir que sea más simple y asequible para todas las organizaciones. Obligatoriedad de la factura electrónica Pese a que la factura electrónica no es obligatoria, por el momento, para las operaciones entre empresas y particulares o autónomos, sí lo es para todas aquellas transacciones que se llevan a cabo con la Administración y que superan los 5.000 euros. Sin embargo, dadas sus ventajas, su implementación en todos los modelos de negocio no queda lejos. Ventajas de la factura electrónica: más seguridad, más control y menos morosidad Usar una herramienta de facturación en la nube es el primer paso a la digitalización completa de la empresa; una digitalización que permite,no solamente agilizar el proceso de creación y envío de facturas, sino también conseguir un control más estricto sobre todos los procesos económicos de la empresa. Con este avance, se consigue explotar el gran potencial económico de todos los negocios. Además, la seguridad que estas herramientas ofrecen a la hora de enviar y compartir información es esencial, no solo para la confidencialidad de los datos, sino también para evitar estafas en el pago de las facturas. De hecho, cada vez son más las organizaciones víctimas del phishing y otros delitos digitales mediante los cuales se realizan cambios en los números de cuenta de las facturas. Con ello, las empresas acaban efectuando transferencias a números incorrectos: sus proveedores no reciben el pago en el plazo establecido y ellas deben abonar la factura dos veces hasta que se pueda recuperar el dinero perdido. Mediante un programa de facturación, las identidades de los usuarios deben verificarse usando un certificado digital o un DNI electrónico. Del mismo modo, merece la pena destacar la rapidez con la que pueden llevarse a cabo todas las transacciones únicamente un programa de facturación electrónica, así como la facilidad que estos ofrecen a la hora de garantizar una trazabilidad de las facturas y evitar elevadas tasas de morosidad. Por último, estas herramientas se están posicionando como una de las mejores maneras a la hora de dar respuesta a la ya conocida demanda de los autónomos a la hora de fijar las cotizaciones y de calcular las cuotas que estos deben satisfacer mensualmente en función de sus ingresos reales. Con todo, la facturación electrónica se abre camino como una de las mejores herramientas a la hora de aportar una mayor seguridad a los negocios, agilizar todos sus procesos y garantizar los pagos en los plazos establecidos. Vuzoon como solución de facturación electrónica Dada la necesidad creciente en el uso de la facturación electrónica, los programas diseñados para ello no han parado de crecer. En la actualidad, hay una gran variedad de herramientas que se adaptan a todas las actividades económicas; por este motivo, es fácil implementarlas en todos los departamentos, sea cual sea el tamaño o la actividad principal de estas. De entre todas las soluciones disponibles, Vuzoon es una de las que más destaca por sus múltiples ventajas. Seguridad en el intercambio documental La seguridad en el intercambio de documentos que aporta esta herramienta es de las más elevadas con las que las empresas pueden contar. De hecho, toda la documentación generada se comparte dentro del sistema, lo que permite acabar con muchas de los delitos digitales ya mencionados. Para conseguir esta seguridad, Vuzoon obliga a sus usuarios a certificar su identidad antes de empezar a hacer uso del programa. Esta certificación se realiza después del registro como usuario y se lleva a cabo mediante el uso del DNI electrónico o de un certificado digital. Para mayor seguridad, este programa también permite a los usuarios verificar las cuentas bancarias para evitar problemas en los pagos. Sin necesidad de implementación alguna A diferencia de otras herramientas de facturación en la nube, Vuzoon no requiere de ningún tipo de implementación. Con ella, solo es necesario registrarse como usuario, generar las credenciales de acceso y certificarse. Una vez completados estos pasos, las empresas podrán empezar a hacer uso de ella sin más complicaciones. Herramienta gratuita para toda la vida Vuzoon es una de las pocas herramientas de facturación electrónica que son completamente gratuitas. Con ella, las organizaciones no deberán abonar cuotas para su uso, lo que implica una descarga de pagos en su contabilidad. Financiación de las facturas Por último, es importante destacar que esta solución de facturación electrónica incluye la posibilidad de financiar las facturas que han sido aprobadas dentro del sistema. Es un proceso cómodo, rápido y ágil, por lo que no se debe esperar al vencimiento de la factura; las empresas pueden disponer de liquidez al momento. Digitalizar las organizaciones y automatizar todos sus procesos es esencial para desarrollar su potencial, tanto económico como comercial. Y, las soluciones de facturación electrónica son el primer paso hacia este cambio. Por ello, cada vez son más herramientas disponibles, las cuales no solamente ofrecen seguridad en las transacciones, sino que también implican una mayor optimización de los recursos.
Contabilidad y facturación online: menos recursos, más productividad
El departamento de contabilidad y facturación de las empresas es el departamento al que se deben destinar más recursos, tan económicos como personales. Sin embargo, no todas las empresas tienen la capacidad de dedicar estos recursos tan necesarios a este departamento; esto conlleva problemas con la gestión documental, errores en las facturas y retrasos en los pagos. Por suerte, en la actualidad, hay una gran cantidad de herramientas de contabilidad y facturación online. Con estas herramientas, las organizaciones, sin importar su tamaño o actividad, pueden acabar con estos errores y rentabilizar sus recursos económicos. Beneficios de integrar una herramienta de contabilidad y facturación online Acabar con los errores a la hora de crear y gestionar las facturas no es la única ventaja que las herramientas de facturación online aportan a las empresas. De hecho, son herramientas con las que también se puede llevar un control de la contabilidad, consiguiendo informes actualizados y muy precisos. Así mismo, los programas de facturación en la nube ofrecen a sus usuarios una mayor seguridad a la hora de compartir información, ya sea con sus clientes, proveedores o socios. De este modo, los usuarios de estas herramientas están a salvo de estafas digitales como puede ser el phishing, además de disponer de una única plataforma donde guardar su información confidencial. Otro de los beneficios que se debe mencionar de estos programas es la facilidad de uso y la disponibilidad a la hora de consultar la información de la empresa: no solo ofrecen datos a tiempo real, sino que estos son accesibles en cualquier momento y desde cualquier sitio. Las herramientas de contabilidad y facturación online son unas de las soluciones de gestión del negocio que no deberían faltar en ninguna organización. Son recursos tan completos como accesibles con los que se pueden automatizar muchas tareas y reducir los recursos destinados a ello. Vuzoon: contabilidad y facturación online Dentro de las herramientas de contabilidad y facturación online que hay en la actualidad, una de las más completas es Vuzoon. Es una herramienta con la que no solamente se pueden generar facturas y hacer un seguimiento de ellas, sino que también ofrece un elevado grado de seguridad. Además, también permite gestionar toda la documentación online. Creación y envío de las facturas Vuzoon es de lo más eficaz a la hora de hacer facturas y personalizarlas de acuerdo con las necesidades de cada empresa. No solamente permite añadir los datos completos de la empresa o su logo, sino que también ofrece la posibilidad de hacer diferentes tipos de facturas. Las empresas podrán crear facturas simplificadas, rectificativas, con o sin retención, con descuentos, etc. Por ello, Vuzoon es de lo más versátil y se adapta a todas las actividades empresariales. Además, Vuzoon permite también hacer un seguimiento de las facturas generadas. Sus usuarios podrán ver en tiempo real el estado de sus facturas y saber si estas han sido aprobadas o bien rechazadas. Con ello, el programa mejora la comunicación entre las partes y evita muchos retrasos en los pagos. Así mismo, esta herramienta de facturación online acaba con la pérdida de documentos, ya que no es necesario enviar las facturas usando un correo electrónico ni hay manera de que estas se queden en un filtro de correo no deseado. Por último, Vuzoon también ofrece a las empresas liquidez inmediata avanzando las facturas. Así pues, no es necesario esperar a que se cumpla el vencimiento de estas para poder cobrarlas, pues desde el mismo panel de usuario se puede acceder a un avance de estas sin necesidad de presentar documentación ni esperar largos plazos. Sin duda alguna, esta es una de las funcionalidades que hace resaltar Vuzoon por encima de los demás programas de envío de facturas. Recepción de las facturas A la hora de enviar facturas, Vuzoon ofrece muchas funcionalidades, pero también las ofrece a la hora de recibirlas. Empleando esta herramienta, se evita la pérdida de tiempo a la hora de recibir y gestionar las facturas. A diferencia de lo que sucede con el correo electrónico, con Vuzoon no es necesario buscar entre todos los emails, revisar las carpetas de spam ni nada similar. Así, se consigue evitar retrasos en los pagos que solo entorpecen las relaciones comerciales. Del mismo modo, al tener las facturas dentro del sistema, las empresas podrán gestionarlas y sus proveedores sabrán, en todo momento, en qué estado se encuentran. Otro detalle a la hora de usar Vuzoon es que ofrece un histórico de todas las facturas y las clasifica por organización, lo que es de gran ayuda a la hora de tomar decisiones estratégicas para los negocios y conocer el estado real de la contabilidad de la empresa. Seguridad documental: evita estafas digitales como el phishing La seguridad a la hora de compartir información empresarial es esencial en la era digital en la que vivimos. Cada vez son más las víctimas de las estafas digitales, como puede ser el phishing, entre muchas otras. De hecho, y según estudios realizados, las grandes organizaciones suelen ser las más afectadas dada la gran cantidad de documentación que generan a diario. Por este motivo, es esencial contar con herramientas, como Vuzoon, que aporten una mayor seguridad. Para mejorar la seguridad, Vuzoon obliga a todos sus usuarios a registrarse y generar sus credenciales para poder acceder a las funcionalidades del sistema. Sin embargo, y a diferencia de lo que ocurre con otros programas, con Vuzoon también es necesario verificar la identidad mediante el uso del DNI electrónico o bien el certificado digital. Con esta comprobación, se evitan los problemas de seguridad antes mencionados. Además, para que no se puedan alterar los números de cuenta y tener problemas en los pagos, Vuzoon también pide una confirmación de la cuenta bancaria a la que se deben hacer las transferencias. Disponer de las herramientas adecuadas es esencial para que los negocios, sin importar su tamaño, puedan optimizar todos sus recursos y crecer dentro de su mercado. Por ello, usar Vuzoon es una de las mejores alternativas: no solo es una herramienta de facturación online con muchas funcionalidades, sino que también ofrece un mayor grado de seguridad a sus usuarios a la hora de compartir información confidencial.
Intercambio de facturas eficiente: ¿EDI o correo electrónico?
Automatizar y optimizar el departamento de contabilidad es una de las estrategias clave a la hora de mantener e incrementar la productividad y la eficiencia de los negocios. Son muchos los recursos que las organizaciones deben destinar a este departamento con el fin de evitar retrasos en los pagos y pérdida de documentación; por ello, contar con un EDI que permita un intercambio de facturas y una gestión documental eficiente resulta esencial. Un EDI en el departamento de facturación: optimización de los recursos empresariales Usar un EDI en el día a día de los negocios aporta muchos beneficios, siendo el más importante el ahorro de recursos económicos y humanos que se deben destinar al departamento de facturación. Con esta herramienta, no solamente se pueden automatizar ciertas tareas, como la creación de las facturas, sino que también permite hacer un seguimiento de estas, evitar documentación duplicada y clasificar todos los documentos fácilmente. En el mercado, existen una gran variedad de EDIs con diferentes funcionalidades para cada tipo de negocio. Sin embargo, no todos ofrecen las mismas prestaciones ni al mismo precio; por ello, resulta fundamental conocer bien las necesidades de cada actividad antes de escoger una de ellas. Vuzoon como EDI: eficiencia y seguridad en todos los procesos Vuzoon es uno de los mejores EDI que hay en la actualidad y debe ser tenido muy en cuenta dadas las prestaciones y la seguridad que aporta al departamento de contabilidad. Es una herramienta de lo más versátil que se adapta fácilmente a todo tipo de negocios sin necesidad de implementación. Para hacer uso de ella, tan solo es necesario registrarse como usuario y generar unas claves de acceso personales. Así mismo, será necesario certificar la identidad del usuario. De este modo, Vuzoon garantiza la seguridad en todas las operaciones que se lleven a cabo a través de él. Además, los usuarios registrados disponen de muchas opciones a la hora de crear, enviar y compartir sus facturas, así como de llevar un seguimiento de ellas a tiempo real y de poder digitalizar cualquier documentación externa relacionada con sus operaciones comerciales. De este modo, se evita el proceso de gestión de la información manual, lo que permite una reducción de los recursos necesarios para el departamento de facturación. Vuzoon o correo electrónico: ¿qué diferencias hay entre ellos? Pese a las ventajas asociadas el uso de los EDI, como Vuzoon, aún hay muchas organizaciones que basan el envío y la gestión de su documentación en el correo electrónico, lo que los puede llevar a ser víctimas de phishing, a perder documentación y a sufrir retrasos en los pagos. Por este motivo, es necesario tener en cuenta las diferencias entre ambos sistemas y cuáles son sus ventajas. Seguridad en el envío de facturas y documentación Una de las mayores diferencias entre el uso de Vuzoon y del correo electrónico es la seguridad a la hora de enviar cualquier tipo de documentación. Cuando esta se envía mediante el correo electrónico, es fácil que pueda ser interceptada por ciberdelincuentes o, simplemente, que nunca llegue a su destino. Por el contrario, con el uso de Vuzoon, la seguridad es mucho más elevada y se garantiza la entrega de esta. Como se ha mencionado anteriormente, para que la información esté segura, Vuzoon incorpora la certificación de la identidad a su proceso de registro, la cual se lleva a cabo mediante el uso de un DNI electrónico o certificado digital. Con este proceso de verificación de identidad, las probabilidades de sufrir una suplantación de identidad son mínimas y sus usuarios saben que la información solo será accesible por aquellos con los que la hayan compartido. Pérdida y clasificación de documentos La pérdida de documentación es uno de los problemas más comunes cuando se usa el correo electrónico para compartir documentos. Además, aun cuando estos se reciban correctamente, será necesaria la gestión manual para su clasificación. Con Vuzoon, esta comprobación manual se elimina, ya que es el propio sistema el que se encarga de clasificar los documentos por clientes. De este modo, toda la información está bien organizada y es accesible desde un mismo sitio. Seguimiento del estado de las facturas El seguimiento de las facturas a tiempo real permite a las empresas realizar y recibir los pagos dentro del plazo acordado. La comunicación entre las partes es mucho más fluida y se mejoran las relaciones comerciales. Esta funcionalidad, la cual no está disponible en programas de correo electrónico, permite conocer si una factura ha sido aceptada o rechazada por parte del cliente. Y, en caso de que una factura haya sido rechazada, el programa permite hacer cuantas modificaciones sean necesarias hasta que esta pueda ser validada. De este modo, se evitan muchos retrasos en los pagos por errores en las facturas. Vuzoon es una herramienta orientada a mejorar la eficacia de los procesos contables, así como a reducir los recursos destinados a este departamento. Se trata de un software de intercambio de documentación electrónico, el cual es accesible para todos los negocios sin ningún tipo de implementación. Además, ofrece un elevado grado de seguridad a la hora de compartir cualquier documentación y no tiene coste alguno.
Optimizar la facturación y contabilidad con Vuzoon: un EDI versátil y accesible
Usar un EDI en la gestión empresarial es una tendencia que va al alza dados los múltiples beneficios que estos programas aportan a la organización, sobre todo al departamento de facturación y contabilidad. Procesar manualmente las facturas de una empresa es la principal causa de retraso en el pago, pérdida de documentos y errores contables, lo que lleva a una pérdida de eficacia y productividad, así como un malbaratamiento de los recursos económicos y personales destinados a estos departamentos. Con el uso de un EDI, una solución para el intercambio de documentos electrónicos, la mayoría de estos problemas se minimizan o se evitan, por lo que el margen comercial de la empresa y la seguridad en todos sus procedimientos aumenta con muy poca o nula inversión. Son herramientas diseñadas para optimizar la facturación y la contabilidad de cualquier tipo de empresas, sea cual sea su actividad económica, tamaño u organización. Vuzoon: un EDI versátil para optimizar la facturación El empleo de los EDI se ha convertido en una realidad para la gran mayoría de las empresas, sobre todo, para aquellas organizaciones en las que se maneja una gran cantidad de documentación a diario. Teniendo en cuenta que algunas empresas pueden llegar a generar miles de documentos comerciales, no resulta difícil entender la utilidad y necesidad de estos programas de gestión. Con ellos, no simplemente se agilizan todos los procedimientos en el departamento de facturación, sino que ofrecen información a tiempo real de la situación económica de la empresa. Vuzoon es uno de estos software para el intercambio de información electrónica con el que se puede llevar un control exhaustivo de los procedimientos, pues se integra fácilmente en el día a día de la empresa. Es simple de usar y, además, no necesita ningún tipo de implementación, por lo que no es necesario cambiar programas ni rutinas contables ya establecidas en el departamento. Así mismo, no representa ningún tipo de inversión ni coste para la empresa, pues es completamente gratuito y accesible para cualquiera. Creación de facturas: edita, modifica, comparte y automatiza Una de las características básicas de Vuzoon es la facilidad con la que se pueden crear las facturas, así como hacer un seguimiento de ellas. Esta herramienta ofrece la posibilidad de generar facturas estándares, así como adaptadas a la naturaleza de la empresa. Mientras que algunas empresas pueden emitir facturas sin ningún tipo de concepto específico más que el IVA, hay otras que necesitan poder aplicar descuentos, retenciones y conceptos exentos de impuestos. Con Vuzoon, los responsables del departamento de facturación podrán generar automáticamente estas facturas. Además, este EDI se actualiza constantemente en función de las modificaciones de las leyes aplicables, lo que reduce, considerablemente, el tiempo a invertir en ello. Aparte de generar facturas, este EDI también permite modificarlas, descargarlas en diferentes formatos y, lo más importante, compartirlas con los clientes con la máxima seguridad. Este grado de seguridad a la hora de compartir documentación a través del programa se consigue mediante la validación previa de las identidades de los usuarios. Para ello, Vuzoon obliga a sus usuarios a certificar su identidad mediante el uso de un DNI electrónico o bien un certificado digital. Este procedimiento se realiza justo después de crear las credenciales personales y, con él, se obtiene la seguridad de que las personas que envían y reciben documentación sean las emisoras y destinatarias reales. Así pues, los casos de phishing quedan muy minimizados con el empleo de esta herramienta. Seguimiento y trazabilidad de las facturas El seguimiento y la trazabilidad de las facturas es otro de los puntos fuertes de este EDI. Una vez se ha generado una factura y puesta a disposición del destinatario, esta debería pasar por tres fases diferentes. Con ellas, sabremos el estado de nuestra factura en tiempo real: Factura pendiente: cuando la factura está marcada como pendiente, indica que el cliente la ha recibido, pero que aún no la ha aceptado. Este es el estado por defecto de las facturas y solo cambia cuando el cliente las gestiona. Factura validada: este estado indica que el cliente ha visto y aceptado la factura, por lo que esta se abonará en los plazos establecidos. Factura rechazada: si la factura está marcada como rechazada indica que el cliente no está conforme con ella. En este caso, se deberán realizar las modificaciones oportunas para su aceptación. Además de poder llevar un seguimiento del estado de las facturas, con este intercambiador de documentos también se puede asociar una factura con las diferentes operaciones comerciales de la empresa, así como con el resto de la documentación asociada a ellas. De este modo, es mucho más simple imputar gastos y beneficios a cada transacción y, con ello, mejorar la estrategia y rentabilidad de la empresa. Seguridad ante robo de información y suplantación de identidad Los ataques informáticos a diferentes programas y aplicaciones representan una de las amenazas más graves para las empresas, ya que pueden suponer una gran pérdida de dinero. De hecho, la mayoría de los delitos digitales se centran en interceptar las facturas y modificar los números de cuenta donde se debe hacer efectivo el pago; de este modo, la empresa acaba por pagar la factura a una tercera persona sin satisfacer la factura original del proveedor. Con un programa de intercambio de documentación electrónica, las empresas pueden evitar estas situaciones, ya que el grado de seguridad que aportan es de los más elevados. El funcionamiento de un EDI a la hora de compartir y enviar facturas es muy simple. El usuario, previamente registrado, debe validar su identidad mediante el uso de un certificado digital o DNI electrónico, al igual que debe hacerlo el cliente. Solo cuando ambas identidades estén verificadas, la información podrá ser compartida. Con este paso, y el hecho de no necesitar usar aplicaciones de terceros, como el correo electrónico, los EDI garantizan tanto la recepción como la confidencialidad de la información. Digitalizar documentación mediante OCR Con el uso del OCR de Vuzoon, los usuarios también tienen la opción de digitalizar todas sus facturas y guardarlas en el mismo programa. Esta tecnología es eficaz a la hora de “leer” la información e integrarla al sistema; de este modo, se evita el uso del formato papel, o bien tener documentación en formato PDF, que sigue necesitando de una gestión manual. Incluir documentación externa, como pueden ser las facturas recibidas, los presupuestos, albaranes, etc., implica una mayor trazabilidad de gastos y beneficios. Del mismo modo, permite gestionar toda la contabilidad desde un mismo sitio. Liquidez inmediata a través de Vuzoon De entre todas las características de Vuzoon, sin duda alguna, la liquidez que obtienen sus usuarios es de las más destacables. Una vez se han generado las facturas y estas han sido validadas por el cliente, Vuzoon ofrece la posibilidad de financiarlas desde el mismo sistema. Es un procedimiento simple y rápido que ofrece la oportunidad de disponer de liquidez en todo momento, sin necesidad de esperar a que se cumplan los vencimientos de las facturas. Recepción y gestión de facturas Gestionar las facturas y otra documentación de forma manual implica la posible pérdida de esta, además de requerir de tiempo y recursos. Con un EDI, los responsables de contabilidad podrán olvidarse de todas estas tareas que requieren de su constante atención. Así mismo, se evitarán pérdidas de documentos y errores contables. Sin pagos, cuotas ni suscripciones Por último, es importante destacar que todas las funcionalidades de este software de facturación en la nube son completamente gratuitas; esto ofrece a las empresas una herramienta completa, accesible sin que esta repercuta en la contabilidad de esta. A diferencia de otras herramientas similares, Vuzoon no tiene ningún tipo de cuota ni de suscripción; sus usuarios pueden hacer uso de ella desde el momento en el que se registren y acceder a todas las opciones que el programa les ofrece. Usar un EDI como Vuzoon es una de las mejores opciones que tienen las empresas a la hora de gestionar eficazmente sus negocios. No solamente es una herramienta con muchas opciones y seguridad, sino que además es la única que aporta la opción de conseguir liquidez al instante. No requiere de implantación y es de lo más efectiva a la hora de eliminar errores contables.
Digitalización de facturas: la importancia de acabar con las facturas en formato papel
La digitalización de los negocios es la piedra angular necesaria para el desarrollo y el crecimiento de estos. Muchos de los procesos que se llevan a cabo en la actualidad están basados en sistemas obsoletos que, para nada, se adaptan a los avances tecnológicos de la sociedad. La creación y la gestión manual de las facturas es uno de estos procesos: no solamente es de lo más improductivo, sino que está muy expuesto a todo tipo de delitos digitales. Por este motivo, cada vez son más las empresas que optan por implementar un sistema de gestión documental con el que poder llevar a cabo la creación y digitalización de facturas de un modo simple y rápido. Inconvenientes del uso de la factura en formato papel Llevar el control de las facturas a mano es una tarea de lo más tediosa que, lo único que aporta a cualquier tipo de negocio es el desperdicio de una gran cantidad de recursos, tanto humanos como económicos. De hecho, el procesamiento manual de facturas es una de las principales fuentes de retrasos en pagos, pérdida de documentos y errores contables. Por ello, la digitalización de las facturas y el uso de las herramientas de intercambio de documentos es una de las soluciones por la que más optan los negocios. Con estas herramientas, se consigue un intercambio electrónico de datos que ofrece una mayor rapidez y seguridad, a la vez que permite un ahorro considerable de los recursos empresariales. Beneficios de la digitalización de facturas Además del ahorro en los recursos utilizados por la empresa, la digitalización de las facturas también ofrece la oportunidad de disponer de información del negocio a tiempo real, así como de generar informes de gran precisión. La trazabilidad de los procesos, así como la comunicación comercial, también se ven beneficiados con el uso de la factura digital y los sistemas de gestión documental: no solamente permiten imputar gastos directos a cada operación, sino que también permiten la recepción inmediata de la documentación. ¿Cómo se pueden digitalizar las facturas? Las diferentes herramientas de digitalización e intercambio electrónico de documentos que las empresas tienen a su alcance son de lo más variadas, aportando cada una de ellas funcionalidades diversas a tener muy en cuenta. La elección de una u otra herramienta dependerá de las características y de las necesidades de cada negocio. Escaneo de facturas Una de las primeras formas de digitalización de facturas es el escaneo de ellas. Existen una gran cantidad de herramientas informáticas que nos ofrecen esta posibilidad. Sin embargo, esta no es una de las mejores soluciones, ya que una imagen escaneada no es válida legalmente. Por ello, será necesario conservar el documento original y seguir haciendo las comprobaciones manualmente. Digitalización certificada El escaneo digital certificado sí tiene validez legal, pues va extrayendo uno a uno los datos de la factura. Sin embargo, este sistema no está suficientemente desarrollado y tiene ciertos errores a la hora de leer y transferir los datos. Por ello, será necesario comprobar que los datos se han transferido correctamente y añadir, manualmente, aquellos que no hayan sido captados por el sistema. PDF Las soluciones basadas en formatos PDF son también buenas opciones y muy extendidas en la actualidad. Aportan agilidad a la hora de enviar las facturas, pero sigue siendo necesario gestionarlas manualmente. Además, estos documentos no soportan ningún tipo de trazabilidad, por lo que los emisores tampoco sabrán si la documentación ha llegado correctamente al destinatario. Herramientas de facturación en la nube Las herramientas de facturación en la nube son las más eficaces a la hora de crear y gestionar las facturas digitales. Con estos programas, los usuarios pueden generar sus facturas, digitalizar documentación y compartirla al momento: son procesos muy rápidos y ágiles, además de ser de lo más seguros. Vuzoon como herramienta principal para digitalizar tus facturas Dentro de todas las herramientas de intercambio electrónico de datos, Vuzoon es una de las más completas. Es un programa completamente gratuito que ofrece a las empresas la posibilidad de generar sus facturas digitales rápidamente, a la vez que les permite llevar el control y la automatización de todos los procesos empresariales. Vuzoon funciona como un EDI, es decir, como un software de intercambio electrónico de datos. Con esta funcionalidad, los documentos se crean y se comparten de forma segura y rápida, garantizando la autenticidad del emisor como del receptor. Otra de las funcionalidades de esta herramienta es que permite mejorar la gestión de los clientes, automatizar procesos y optimizar el tiempo de trabajo de los diferentes departamentos. Toda la información está unificada en un mismo sitio, por lo que es fácilmente accesible por cualquier persona autorizada. Además, ofrece información a tiempo real del estado del negocio, por lo que tomar decisiones estratégicas será mucho más fácil. Por último, Vuzoon permite automatizar todos los procesos relacionados con la creación, gestión y recepción de facturas. No será necesario entrar las facturas a mano o hacer un seguimiento para comprobar la recepción de estas. Además, tanto los emisores como los receptores de los documentos deberán estar registrados en el sistema y haber verificado su identidad mediante DNI electrónico o certificado digital. De este modo, se evita enviar documentación mediante correos electrónicos y, con ello, delitos como el phishing. ¿Cómo funciona Vuzoon? Para acceder a las funcionalidades de esta herramienta de intercambio de datos, los usuarios interesados solo deberán registrarse en la web de la herramienta, confirmar su dirección de correo electrónico y crear sus credenciales. Una vez este proceso se haya completado, los usuarios podrán acceder a su panel principal. En este panel, se les pedirá que verifiquen su identidad mediante DNI electrónico o certificado digital; una vez la identidad haya sido verificada por el sistema, los usuarios podrán empezar a crear y gestionar todas sus facturas. En un momento en el que se busca agilidad y rapidez, la gestión manual de las facturas no es una opción. Para acabar con todos los inconvenientes asociados al uso de la factura en formato papel, las herramientas de digitalización documental son la mejor solución para cualquier tipo de empresa.
¿Qué es el sistema EDI?
En una sociedad globalizada como la nuestra, en la que una organización puede llegar a generar más 2.000 documentos contables de sus operaciones comerciales al día y compartirlos con sus socios, las medidas de seguridad que afectan a esta información se han convertido en uno de principales motivos de preocupación para cualquier tipo de empresa. Teniendo en cuenta que el procesamiento manual de facturas es una de las principales fuentes de retraso en los pagos, en la pérdida de documentación y en los errores contables, el uso del sistema de intercambio electrónico de datos EDI va ganando terreno en todos los sectores. ¿Qué es el sistema EDI? El intercambio electrónico de datos, conocido como EDI por sus siglas en inglés, es un sistema por el que se establece una comunicación segura entre empresas a la hora de compartir información de cualquier tipo. Es un formato electrónico estándar que sustituye los documentos en formato papel que se han venido usando hasta la actualidad. Con este cambio de formato, no solo se ahorra en materiales, sino que también se reducen los recursos que las empresas deben destinar a la gestión de la información. Así mismo, también se reducen los errores derivados de la falta de control de la información. El sistema EDI está ya instaurado en muchas empresas, con el fin de poder intercambiar documentos con mayor seguridad y rapidez. Los documentos que se pueden compartir mediante este sistema van desde los pedidos de compra, al envío y recepción de facturas, solicitudes de préstamos, gestión de los procesos de la empresa, etc. Cualquier documento que una organización pueda crear, con el sistema EDI se comparte de una forma más ágil y segura. ¿Cómo funciona el sistema EDI? El funcionamiento de un sistema EDI se basa en las transacciones de información realizadas con estándares de mensajes. Hay dos tipos de transmisiones de EDI: Conexiones directas Estas conexiones también se conocen como conexiones de punto a punto. En este tipo de conexiones, dos ordenadores o sistemas diferentes se conectan a través de Internet. Esta conexión se efectúa sin ningún tipo de intermediario y tiene unos protocolos muy seguros. Red de Valor Añadido (VAN) En este caso, el intercambio de información se ejecuta mediante una red gestionada por una tercera empresa. El uso es similar al de un buzón de correo, en el que las notificaciones entre socios quedan dentro del sistema y ambas partes pueden acceder a ella desde la misma red. Escoger uno u otro sistema, dependerá, en gran medida, de las necesidades de cada organización. Beneficios del uso del intercambio electrónico de documentos El intercambio de documentos mediante EDI ofrece muchos beneficios a cualquier organización, sin importar el tamaño de esta o el sector en el que se encuentre enmarcada su actividad. Ahorro de tiempo y dinero Usar el sistema de intercambio electrónico de documentos permite a la organización destinar menos recursos económicos y automatizar el proceso de generar facturas y compartir información con sus socios Eficiencia y productividad Los documentos se comparten y se procesan mucho más rápidamente y con una mayor precisión. De este modo, se evitan muchos errores en el tratamiento de la información y se eliminan los procesos extendidos en el tiempo, los cuales solo hacen decaer la productividad de la empresa. Integración de EDI en la empresa Al ser un sistema que se puede integrar en todos los procesos de la empresa, mejora la rastreabilidad de los datos y permite generar informes mucho más precisos y actualizados. La recopilación de los datos, su visibilidad y su posterior análisis, no solamente es más efectivo, sino que también es mucho más rápido y fiable. ¿En qué sectores es importante usar el sistema EDI y en qué les beneficia? Adoptar un sistema de comunicación EDI aporta beneficios a cualquier empresa, sin importar el sector en el que desarrolle su actividad comercial. Sin embargo, y en función de dichos sectores, el sistema EDI tendrá unas ventajas principales u otras. Sector Retail En lo que se refiere al sector retail, sin duda alguna, la ventaja principal del uso de un EDI es el ahorro económico considerable de los recursos destinados a la gestión de la información. Al poder ahorrar en este aspecto, los márgenes finales acabarán siendo más elevados. Sector sanitario Si hay algo que prima, y mucho, en el sector sanitario es la confidencialidad de la información. Con el sistema de comunicación EDI, los diferentes centros y organismos de gestión obtendrán mucha más seguridad, a la vez que la comunicación también será más fluida. No solamente se consigue simplificar los procedimientos, sino que se reducen los errores a la hora de compartir información: se obtiene una mayor confidencialidad. Sector automoción El sistema EDI aporta una gran automatización de todos los procesos de las empresas incluidas en este sector. La información se integra en un único sistema, por lo que es más fácil hacer el seguimiento de todos los procesos y obtener información a tiempo real. Otros sectores En el sector de la logística, así como en aquellos sectores en los que haya grandes compras de materiales, el sistema EDI permite gestionar más fácilmente la información de todos sus procesos. Similar a lo que sucede con las empresas del sector retail, los errores se reducen considerablemente y se mejora el margen comercial. En cualquiera de los casos, se consigue un intercambio electrónico de datos fluido, con menos errores y con más seguridad frente a los delitos informáticos. ¿Cómo funciona Vuzoon como sistema EDI? Vuzoon es una herramienta de intercambio de información de documentos gratuito que permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero en la gestión de la información, así como ganar en seguridad. Con esta herramienta, cualquier organización podrá intercambiar sus documentos de una forma rápida y segura, evitando la mayoría de los delitos digitales. Verificación de identidad El funcionamiento de Vuzoon es muy simple y obliga, tanto al emisor como al receptor, a certificar su identidad mediante DNI electrónico o certificado digital. De este modo, se reducen drásticamente las posibilidades de sufrir diferentes delitos digitales, como el robo de datos y la suplantación de identidad. Lo único que se debe hacer para hacer uso de este sistema es registrarse en el programa y verificar la identidad. Una vez hecho, los usuarios ya podrán crear las facturas necesarias y digitalizar cualquier documento para compartirlo con sus socios. Para que estos puedan acceder a esta información, también deberán certificar su identidad. De este modo, nadie podrá acceder a ninguna información sin acreditar ser, realmente, el destinatario de esta. Sin necesidad de implementación Además, Vuzoon es un software que no requiere de ningún tipo de implementación, por lo que se puede utilizar desde el primer momento sin necesidad de adaptarlo a ninguna otra herramienta de gestión de la información. Así mismo, esta herramienta se puede emplear para generar informes a partir de la información introducida, lo que permite realizar análisis de situación de forma ágil y a tiempo real. Toda la información contenida en esta herramienta es fácilmente accesible con las credenciales personales, por lo que se puede consultar en cualquier momento y desde cualquier sitio. El sistema de intercambio electrónico de documentos EDI ofrece grandes beneficios a las organizaciones a la hora de intercambiar documentación con sus socios comerciales, ya sea dentro del país o a nivel internacional. La seguridad que ofrece un EDI permite a cualquier organización desarrollar su actividad de una manera mucho más eficaz y con mayor confidencialidad.
Ley de IVA y facturación: guía simplificada del Impuesto sobre el Valor Añadido
El IVA (Impuesto del Valor Añadido) es un impuesto indirecto que grava al consumo. Cada producto o bien que se vende o se presta, debe estar facturado correctamente con el porcentaje aplicable de IVA de acuerdo con su naturaleza. Conocer la Ley de IVA es esencial tanto para empresas como para autónomos, pues es el pilar fundamental de su facturación y del buen funcionamiento del negocio. ¿Qué significa la Ley de IVA? La Ley de IVA, o también conocida como Ley 37/1992, de 28 de diciembre, se encarga de regular el Impuesto del Valor Añadido) y lleva en vigor más de 30 años en nuestro país. Es una ley que se va modificando frecuentemente para adaptarse a la realidad de la sociedad y que afecta a todos los consumidores finales. ¿Qué ley regula el IVA y qué porcentajes aplica actualmente? Regular un impuesto tan complejo como puede ser el IVA, requiere de una ley extensa y muy precisa. La Ley de IVA es la que regula todo lo relacionado con este impuesto y contempla los siguientes apartados: Hecho imponible por el que se genera este impuesto y cuál es el ámbito de aplicación de dicha ley. Los diferentes porcentajes aplicables a cada operación, así como aquellas que están exentas de este impuesto. Determinación de la base imponible de la operación y devengo del impuesto. Los diferentes tipos de IVA, los productos sujetos a cada uno de ellos y los sujetos que deben aplicar el impuesto del IVA en sus facturas. Deducciones, devoluciones y regímenes que se consideran especiales dentro del ámbito de este impuesto. Obligaciones de los sujetos pasivos, tipos de infracciones en la aplicación del impuesto, sanciones y expedientes regulatorios. Supuestos de diligencias y actuaciones de oficio que pueden ser llevados a cabo por parte de la Administración en caso de incumplimiento de la normativa. Entender cada una de las definiciones es imprescindible para aplicar correctamente este impuesto y evitar sanciones, las cuales suelen ser muy cuantiosas y pueden llevar al cierre total del negocio ¿Cuáles son los porcentajes de IVA que las empresas y autónomos deben aplicar? A la hora de aplicar el IVA a una factura, hay que tener en cuenta que no existe únicamente un porcentaje, sino que hay tres supuestos diferentes. Tipo general El tipo general es el que se aplica a casi todos los productos y servicios que se puedan adquirir. En este caso, el porcentaje es de un 21% sobre el total bruto de la factura. Tipo reducido El porcentaje que se aplica en el tipo reducido es del 10% y se aplica sobre todos aquellos servicios o bienes que se consideran esenciales, pero no de primera necesidad. Tipo súper reducido El tipo súper reducido de IVA es del 4% y grava todos los productos o servicios que se consideran de primera necesidad. La Ley del IVA y la facturación Llevar una correcta facturación no significa solamente aplicar el IVA establecido para cada supuesto, sino que también incluye la obligación que tienen empresas y autónomos a la hora de declarar este impuesto ante la Agencia Tributaria. Para ello, es imprescindible presentar las declaraciones trimestrales y proceder a su abono, así como también presentar la declaración informativa anual. La Ley del IVA y los programas de facturación Los programas de facturación han resultado ser de gran ayuda no solo a la hora de aplicar correctamente el IVA a cada factura, sino también a la hora de presentar las declaraciones fiscales relacionadas con este impuesto. Son herramientas simples de usar y al alcance de cualquiera, por lo que su número de usuarios no deja de crecer día tras día. A la hora de escoger el programa de facturación adecuado son varios los aspectos que deben tenerse en cuenta, como pueden ser la integración con otros programas que se usen para la contabilidad, su precio y las funcionalidades que ofrecen. Así pues, teniendo estos aspectos en cuenta, uno de los programas mejor valorados actualmente es Vuzoon. Vuzoon y facturación: ¿por qué es tan útil? Cuando hablamos de las funcionalidades de las diferentes herramientas de facturación disponibles, estamos hablando de todas las acciones que deben llevarse a cabo a la hora de gestionar un negocio. Vuzoon es de lo más completo, pues no solo podremos crear nuestras facturas, sino que también podremos conocer el estado de nuestra contabilidad en tiempo real. Otra de las ventajas de utilizar Vuzoon es que se trata de un programa completamente gratuito por el que no se debe pagar nada. A diferencia de otros programas, Vuzoon no tiene planes de pago, ni cuotas. También debemos valorar el hecho de que sea un software de lo más seguro con el que los datos están protegidos y solo son accesibles por el usuario mediante sus credenciales de acceso. Consultar y compartir la información se hace directamente desde el mismo software sin necesidad de pasar por terceras personas o aplicaciones; con ello, se evitan delitos graves como puede ser el phishing. Por último, merece la pena destacar que darse de alta en Vuzoon es muy simple y que este programa está abierto a todo tipo de usuarios. Para empezar a hacer uso de él, solo es necesario registrarse en el sistema y generar las credenciales necesarias para acceder al espacio personal. Una vez generadas estas credenciales, el usuario deberá validar su identidad mediante el uso del certificado digital o del DNI electrónico; de este modo, la seguridad de la información está más garantizada. La Ley de IVA es, sin duda alguna, una de las leyes más complejas de nuestro sistema jurídico y es necesario conocerla bien para poder aplicarla correctamente. Para ello, usar un programa de facturación en la nube es una de las mejores opciones.
Diferencias entre precio bruto y neto en una factura
Cuando emitimos una factura, sabemos que hay una serie de datos obligatorios que deben aparecer en ella. Sin embargo, hay otros conceptos que pueden resultar mucho más complicados de entender. Y, unos de ellos son el precio bruto y neto en una factura. Si no sabes a qué se refiere cada uno de este concepto, nosotros te hablamos de ellos en este artículo. No solo los conocerás mejor, sino que podrás aplicarlos correctamente y evitar, de este modo, problemas con facturas impagadas. Cálculo del precio bruto y neto en nuestras facturas Al crear una factura, debemos calcular el precio neto y bruto de los servicios que hemos prestado o de los bienes vendidos. Por ello, debemos tener claro a qué se refiere cada uno de ellos. El precio bruto de la factura es el coste total de la factura; es decir, el importe que debería pagar nuestro cliente sin haber añadido los impuestos ni restado las retenciones o descuentos aplicables. El precio neto, por su lado, es el precio resultante de aplicar los conceptos anteriormente mencionados. Debemos recordar, en este punto, que el IVA es un impuesto variable y que el porcentaje a aplicar será diferente en función de la naturaleza de nuestro negocio. Así mismo, las retenciones a aplicar también varían en función del negocio y de la situación personal del autónomo. ¿Cuál es el precio bruto de una factura? ¿Cómo se calcula? Para calcular el precio bruto de una factura, solo deberemos añadir los conceptos por los que facturamos, el precio de cada unidad y multiplicarlo por las unidades totales. De este modo, si un bien cuesta 100 € y vendemos 10 de ellos, el importe bruto de la factura será de 1.000 €. ¿Cuál es el precio neto de una factura? ¿Cómo se calcula? El precio neto de la factura es el que resulta al aplicar los impuestos y retenciones exigibles por ley. En lo referido a los impuestos y teniendo en cuenta el ejemplo mencionado, el importe neto de la factura variará en función del porcentaje del IVA, de las retenciones a aplicar y, en función de cada caso, los descuentos que queramos aplicar. Por ello, es sumamente necesario qué tipo de impuesto y retención debemos aplicar a nuestras facturas. Cuando hablamos de IVA, debemos tener en cuenta que hay tres tipos de ellos: 21% para todos los bienes y servicios en general 10% para los bienes y servicios esenciales, pero que no son de primera necesidad 4% para los bienes y servicios de primera necesidad La lista de lo que se consideran bienes y servicios de primera necesidad, esenciales y generales viene determinado por la ley del IVA. En lo referente a las retenciones, los porcentajes quedan del siguiente modo: 15% de retención de IRPF general 7% de retención de IRPF para los nuevos profesionales 2% de retención de IRPF para las actividades agrícolas y forestales 1% de retención de IRPF para las actividades de engorde porcino Al haber varios tipos de porcentajes para las retenciones y el IVA será necesario, pues, conocer la actividad general de la empresa, así como la situación personal del autónomo para realizar las facturas correctamente. ¿Cómo me ayudan los programas de facturación en la nube? Como hemos visto, hay una gran cantidad de conceptos y de porcentajes que debemos aplicar a todas las facturas, lo que puede ser un tanto complicado. Para no tener que estar detrás de todas las modificaciones de las leyes, cada vez son más los profesionales que optan por usar un programa de facturación en la nube. Dichos programas, disponen de todos los porcentajes actualizados en función de la ley vigente. Así, sus usuarios solo deberán seleccionar la opción que les sea de aplicación y nunca se olvidarán de ningún concepto. Del mismo modo, debemos destacar también que son herramientas muy completas con las que no solamente vamos a poder crear nuestras facturas. Con ellas, podremos hacer un seguimiento de nuestras facturas, de las que debemos pagar y del estado de nuestra contabilidad. Además, también podremos generar todo tipo de informes, realizar el cálculo de las declaraciones trimestrales, semestrales y anuales. La digitalización de documentación es otra de las ventajas de estos programas; podremos subir en ellos toda la documentación que queramos y disfrutaremos de la máxima seguridad para ello. De este modo, evitaremos fraudes como el phishing, entre otros. ¿Por qué escoger Vuzoon para gestionar un negocio? Vuzoon es una de las opciones que tenemos a nuestro alcance a la hora de usar un programa de gestión de negocios. Además de ofrecernos todas las ventajas que hemos citado anteriormente, Vuzoon nos ofrece algunas más. Por un lado, Vuzoon es un programa completamente gratuito para toda la vida. Mientras que muchos de los programas que tenemos disponibles cobran por planes o funcionalidades, Vuzoon nos ofrece todas las herramientas necesarias sin coste alguno. Otro de los detalles que debemos valorar de Vuzoon es que se ha diseñado para que sea accesible para todo tipo de usuarios. Dispone de una interfaz intuitiva con todas las funcionalidades bien organizadas para que sean fáciles de encontrar. Y, por último, también merece la pena destacar que registrarse en Vuzoon es muy fácil. Para ello, solo deberemos darnos de alta en el sistema con nuestros datos básicos y generar nuestras credenciales. Una vez lo tengamos, podremos acceder a nuestro panel y validar nuestros datos personales con el uso de un certificado digital. Pese a que puede parecer de lo más simple, hacer facturas correctas puede ser un auténtico dolor de cabeza. Por este motivo, contar con herramientas específicas es la mejor opción. Con ellas, no deberemos estar pendientes de los cambios de normativa y nuestras facturas cumplirán con todos los requisitos para ser válidas y reclamables.
Facturas REBU: ¿Qué son y cómo hacerlas?
Si sueles llevar la contabilidad de tu negocio y trabajas con variedad de clientes y productos, ya te habrás dado cuenta de que la facturación puede no ser tan simple como parece a primera vista. No es lo mismo hacer una factura simple que una factura rectificativa, por ejemplo: debes conocer los diferentes tipos de facturas que hay, cómo hacerlas y en qué casos debes hacer una u otra. En este caso, nosotros queremos hablarte de las facturas REBU y de todo lo que debes saber sobre ellas. ¿Qué es una factura REBU y por qué se hacen? Una factura REBU es una factura que se enmarca en el Régimen Especial de Bienes Usados. Por tanto, es la factura que debemos hacer cuando vayamos a comprar o vender un bien de segunda mano a cualquier empresa, autónomo o particular. El fin de esta factura es no tener que satisfacer varias veces el impuesto del IVA; con ella, el IVA solo se paga una vez en el momento de la primera compra del bien. ¿Quién puede generar facturas REBU? Las facturas REBU, pese a estar muy normalizadas, tienen un régimen de aplicación, como ya hemos visto. Por ello, no todos pueden hacer facturas REBU. Las únicas personas y supuestos en los que se pueden hacer estas facturas son los siguientes: Un particular a una empresa o autónomo: si como empresa o autónomo compramos un bien a un particular, podremos realizar una factura REBU, ya que el primer comprador habrá satisfecho ya el impuesto del IVA. Entre empresas: si la compra de bien de segunda mano se hace entre dos empresas, también puede hacerse la deducción de REBU, pues el primer comprador ya habrá satisfecho el IVA. Otras exenciones de IVA: si el bien que compramos es un bien que, de entrada, está exento de IVA, entonces al comprarlo de nuevo, podremos aplicar la factura REBU. Si tus compras de bienes de segunda mano están enmarcadas dentro de uno de estos tres supuestos, entonces podrás hacer una factura REBU. ¿Cómo se hace una factura REBU? Hacer una factura REBU es de lo más simple y, aún más, si disponemos de un programa de facturación en la nube. Lo primero que debes hacer es abrir tu plantilla de facturas y añadir la fecha y el número de factura, así como el cliente al que le haces la factura. Seguidamente, añade el concepto y el precio total por el que lo compras. Es decir, si compras un vehículo por 12.000 € IVA incluido, la base imponible debe ser esta. Y, en la casilla del IVA, el valor que debes seleccionar es 0. Como ves, hacer una factura REBU es de lo más simple. Pero, debes tener en cuenta de que el concepto REBU debe aparecer en tu factura; debe quedar claro que es una factura bajo este régimen. Lo mejor que puedes hacer es ponerlo directamente en el concepto: “compra vehículo REBU”, por ejemplo. Para finalizar, añade la forma de pago y/o cualquier nota que consideres necesaria y ya puedes guardar tu factura para que se contabilice con todas las demás. Facturas REBU con Vuzoon: gestión online de tu negocio Gestionar un negocio es tarea compleja, y es que la legislación, pese a ser muy clara, no facilita mucho las cosas. Por este motivo, contar con una buena herramienta de gestión de empresa es esencial si queremos llevarlo todo al día y hacerlo correctamente. Por suerte, en la actualidad hay una gran cantidad de programas que podemos usar para ello y, Vuzoon es uno de los mejores. Una de las ventajas principales de emplear este programa es que es muy intuitivo y simple de usar. Cualquiera puede hacer uso de él y es que solo con acceder a nuestro panel de control, tendremos al alcance todas sus funcionalidades. Crear facturas, añadir clientes y proveedores, o digitalizar documentación es algo que podemos hacer en tan solo un par de minutos. La seguridad de Vuzoon es otro de sus puntos fuertes. Toda la información queda almacenada en la nube y, por ende, solo con nuestras credenciales se puede acceder a ella. Además, cuando enviamos las facturas a los clientes, estas no pasan por terceras aplicaciones, por lo que es difícil que acabemos siendo víctimas de phishing. Por último, merece la pena destacar que se trata de un programa completamente gratuito para toda la vida con el que no vamos a añadir ningún coste extra a nuestro negocio. ¿Cómo hacer una factura REBU con Vuzoon? Si necesitas hacer una factura REBU, con Vuzoon, podrás hacerlo muy fácilmente. Lo único que debes hacer, para empezar, es darte de alta en el sistema y generar tus credenciales. Una vez tengas tus credenciales, debes acceder al programa, confirmar tu dirección de email y tu identidad mediante el uso del certificado digital. Cuando ya tengas tu usuario y hayas verificado tu identidad, ya podrás empezar a crear tus facturas. Para generar tu factura REBU, solo debes abrir la plantilla y seguir los pasos que te va indicando el programa. Y, cuando llegues a concepto, debes poner el bien de la compraventa y el valor total que has pagado por ello. Señala importe 0 en la casilla del IVA y guarda tu factura. Ahora, ya podrás verla en tu contabilidad, descargarla, enviarla a quien quieras, etc. Llevar la contabilidad de nuestra empresa correctamente es esencial y, por ello, usar programas de facturación online es de gran ayuda. Con ellos, no solamente podremos hacer nuestras facturas rápidamente, sino que también podremos automatizar partes de la gestión de nuestro negocio. De este modo, ahorramos tiempo y dinero.
Factura con retención: ¿quién debe facturar con retención y cómo?
Llevar la contabilidad al día es una tarea que puede ser compleja si debemos usar diferentes tipos de facturas, y es que hay una gran variedad de ellas. Podemos hacer facturas normales, con retención, rectificativas, REBU, etc. Cada una de ellas tiene unas especificaciones y supuestos diferentes. Por ello, resulta esencial conocerlas bien para que, a la hora de crear las nuestras, no nos equivoquemos en nada y, así, poder evitar problemas con la Administración. En este caso, nosotros queremos hablarte sobre las facturas con retención, qué son y cómo se deben hacer. Factura con retención: ¿a quién es aplicable? Una factura con retención es aquella factura en la que el proveedor aplica un % de IRPF sobre el total de los bienes o servicios facturados. Es decir, es una factura en la que se suman los conceptos facturables más el IVA y se le resta un % de IRPF. Están obligados a emitir dicho tipo de facturas aquellos profesionales cuya actividad esté inscrita en la segunda y la tercera sección del IAE, por lo que resulta fundamental conocer nuestro código de actividad y ver si está listado en alguna de estas secciones. De ser así, estaremos sujetos a realizar facturas con retención. Así mismo, también debemos tener claro que las facturas con retención solo pueden hacerse cuando el cliente es otro autónomo o bien una empresa. En ningún caso se podrá efectuar una factura con retención a un particular. ¿Cuáles son los porcentajes de IRPF aplicables a las facturas con retención? El % de IRPF que se aplica, tanto a las facturas como a las nóminas, varía en función de diferentes conceptos. En el caso de las facturas con retención, el tipo aplicable general es del 15%. Sin embargo, hay ciertos casos en los que este porcentaje disminuye. Por un lado, en el caso de los nuevos autónomos, quienes se den de alta sin haberlo estado durante los dos años previos, se aplicará un porcentaje de un 7%. Esta bonificación del 50% se podrá aplicar durante un máximo de 2 años, pasando luego a aplicar el tipo general. Por otro lado, para las actividades relacionadas con el engorde del porcino y la avicultura, el tipo que se debe aplicar es del 1%. Y, para el resto de las actividades agrícolas, ganaderas y forestales, el tipo aplicable es del 2%. ¿Quién declara y cómo se recupera la retención de las facturas? La retención que se practica en las facturas corresponde, como hemos dicho, al concepto de IRPF. Es el impuesto que graba el trabajo de las personas físicas y que los trabajadores por cuenta ajena ven descontado cada mes de sus nóminas. Al igual que sucede con ellos, cuando hacemos una factura con retención, será el cliente quien estará obligado a declarar este pago a Hacienda y deberá hacerlo trimestralmente. Parte de esta retención, se nos será devuelta en la declaración de la Renta, al igual que para el resto de los trabajadores. ¿Cómo se hace una factura con retención? Hacer una factura con retención es muy fácil, ya que solamente debemos aplicar el porcentaje que nos corresponda. No se trata de hacer una factura completamente diferente, ni mucho menos.; simplemente, debemos añadir este valor. Para hacer una factura con retención, lo primero de todo es asignar número a la factura y establecer el cliente al que se le hace. Luego, debemos añadir todos los conceptos facturables, las bases imponibles y el IVA que se aplica a cada uno de los conceptos. Cuando lo tengamos, deberemos restar el porcentaje de retención que nos corresponda al total de la factura. Y este total será el que el cliente nos acabará ingresando. Herramientas de facturación en la nube Las herramientas de facturación en la nube son ideales para automatizar nuestra facturación y no tener que ir haciendo facturas a mano. Con estos programas, tampoco deberemos estar pendientes de todos los cambios de legislación en materia de impuestos, pues son sus desarrolladores los que están pendientes de ello y quiénes se ocupan de ir cambiando los porcentajes cuando es necesario. Por este motivo, cada vez son más los negocios que adoptan estas herramientas como su software diario para llevar la contabilidad. Vuzoon: crea tus facturas con retención rápidamente Una de las mejores herramientas de las que disponemos en la actualidad es Vuzoon. Se trata de un programa de facturación en la nube con el que podremos crear nuestras facturas, digitalizar nuestra documentación, llevar la contabilidad y generar todo tipo de informes que necesitemos. Y, lo mejor de todo, es que es un programa completamente gratuito. Para crear tus facturas con Vuzoon, lo primero que debemos hacer es darnos de alta como usuarios y generar nuestras credenciales. De este modo, podremos acceder a nuestro panel de control y añadir todos los datos de nuestro negocio. Cuando nos registramos como usuarios en Vuzoon, deberemos verificar nuestra identidad mediante el uso del certificado digital o bien del DNI electrónico. De este modo, el programa nos ofrece más seguridad al verificar que realmente somos nosotros los que hacemos uso de este programa. De este modo, nos evitamos problemas como el phishing y otros fraudes digitales. Cuando lo tengamos todo hecho, que no nos va a llevar más que un 1 minuto, ya podremos empezar a hacer nuestras facturas. Para ello, solo deberemos seleccionar la opción de generar una factura, insertar el cliente, la fecha de factura, de pago y los conceptos. Y, en este punto, deberemos seleccionar también el tipo de IVA, así como el tipo de retención en caso de ser necesaria. Y, ya tendremos la factura lista para enviar a nuestro proveedor. Hacer las facturas de nuestro negocio correctamente es la única manera en la que podemos evitar problemas con la Administración, y los programas de facturación en la nube nos ayudan en ello. Con estos programas, no solamente podremos automatizar todas nuestras tareas de gestión del negocio, sino que, además, sabremos que lo estamos haciendo correctamente y con toda seguridad.
¿Cómo presentar las cuentas anuales de 2021 para tu empresa?
Presentar las cuentas anuales es una obligación con la que nos encontramos cada año. Del mismo modo en el que debemos hacer declaraciones trimestrales, semestrales o anuales, las empresas también debemos presentar cuentas cada año. Si no tienes claro si estás obligado a presentar tus cuentas o no acabas de tener claro qué información deben incluir estas, nosotros te lo contamos en este artículo. ¿Qué empresas deben presentar las cuentas anuales? Por norma general, todas las empresas están obligadas a presentar sus cuentas anuales: las Sociedades Anónimas, las Sociedades Limitadas, las Sociedades Comanditarias y los Fondos de Pensiones. Sin embargo, es cierto que hay algunas exenciones, por lo que nunca está de más consultar las novedades anuales para ver si se han introducido modificaciones en este punto. Cómo y cuándo se presentan las cuentas anuales La manera en la que se deben presentar las cuentas anuales de las empresas y dónde viene establecido por ley. Del mismo modo, también se establecen las sanciones y los posibles cierres en caso de omitirse dicha obligación. Para presentar nuestras cuentas adecuadamente, deberemos seguir los siguientes pasos dentro de las fechas establecidas: Hasta el 31 de marzo: este es el plazo máximo que tienen las empresas para cerrar las cuentas y hacer la formulación de estas. Hasta el 30 de abril: plazo máximo para que las empresas legalicen los libros contables. Hasta el 30 de junio: plazo máximo para que las juntas aprueben las cuentas. Hasta el 30 de julio: plazo máximo para el que las empresas pueden presentar y registrar sus cuentas anuales en los Registros Mercantiles asignados. Toda la documentación relacionada con la presentación de las cuentas debe ser depositada ante el Registro Mercantil competente. Esto significa que las empresas deberán aportar su documentación al Registro Mercantil que les corresponda en función de la ubicación de la sede de su empresa. ¿Cuáles son las cuentas anuales de tu empresa y qué deben incluir? Cuando hablamos de las cuentas de una empresa, parece que todo sea presentar un libro en el que se incluyan las facturas cobradas y las facturas emitidas, aunque esto no es del todo cierto. Para que unas cuentas anuales de la empresa sean correctas y sean aceptadas como tales, estas deberán incluir la siguiente información. Balance contable: documento en el que se especifiquen tanto los activos como los pasivos de la empresa. Pérdidas y ganancias: todas las operaciones relacionadas con la actividad que han dado lugar a estos conceptos. Aquí se debe incluir todo lo relacionado con las facturas emitidas, los gastos de personal, aprovisionamientos, gastos bancarios, etc. Memoria financiera: ampliación de la información, con todos los movimientos, del balance contable y del resumen de perdidas y de ganancias. Efectivo: documentación acreditativa de ingresos en efectivo. En este documento se debe especificar qué cantidades de dinero en efectivo se han cobrado, su procedencia y su destino. Esta documentación debe estar bien detallada, pues es una de las que más se controlan. Patrimonio: documentación en la que se especifique todo el patrimonio del que la empresa es titular. Cómo Vuzoon te ayuda en la presentación de tus cuentas personales Como hemos visto, presentar las cuentas anuales de las empresas es una tarea que puede llegar a ser de lo más tediosa y muy complicada. Son muchos recursos os que debemos invertir en ello cada año, por lo que acaba siendo una de estas obligaciones con las que queremos acabar cuanto antes. Por este motivo, cada vez son más las empresas que buscan herramientas con las que poder llevar la contabilidad de sus empresas y cumplir con todas las normativas en materia fiscal. Con estas herramientas, no solamente vamos a poder automatizar muchos procesos, sino que también nos permiten trabajar con ellas en cualquier sitio y momento. Y, una de las mejores por sus prestaciones, es Vuzoon. Vuzoon y contabilidad: todo el uno Una de las ventajas de usar Vuzoon es que es una herramienta muy completa mediante la cual vamos a poder crear todas nuestras facturas, así como insertar todas cuantas recibamos. De este modo, no estamos solo hablando de un programa con el que generar facturas, sino que también podremos digitalizar las que nos envíen y tener toda nuestra documentación en un mismo sitio. ¿La ventaja? Pues que a la hora de saber cómo va la empresa, tendremos toda la información a mano y en un único sitio. Agilidad y versatilidad: información, filtros y documentos La forma en la que se ha desarrollado Vuzoon, nos permite contar con una herramienta de lo más versátil y muy ágil de utilizar. Desde su panel de control, tendremos acceso a todas las funcionalidades que nos ofrece, a la vez que podremos trabajar rápidamente con ellas. Crear facturas, añadir proveedores o, dar de alta nuevos productos o servicios, es de lo más simple. Seguridad de la información, ante todo Otra de las ventajas que tenemos a la hora de usar Vuzoon es la seguridad que esta nos ofrece. Como ya hemos visto, las cuentas de una empresa es una información vital y de lo más completa. Cuando empleamos programas de gestión empresarial, muchas veces, no somos conscientes de la gran cantidad de información que compartimos y que almacenamos. Por ello, debemos tener siempre presente la seguridad de nuestros datos. Con Vuzoon, tendremos un completo software en la nube al el que solo nosotros tenemos acceso a nuestros datos. Y, cuanta información debamos enviar, viajará directamente desde su servidor al del cliente o contacto a quien se la queramos enviar. No hay intermediarios ni terceras aplicaciones, por lo que las brechas de seguridad son mínimas. De este modo, nos ahorramos muchos problemas con estafas como el phishing. Presentar las cuentas anuales de nuestra empresa es una de las mayores obligaciones que tenemos. Hacerlo dentro de los plazos establecidos y de forma correcta, nos evitará muchos problemas y futuras sanciones. Y, para ello, no hay nada mejor que usar un software como Vuzoon: todo al día y con la máxima seguridad.
Operaciones intracomunitarias: lo que debes saber sobre el número VAT
Muchas son las empresas y autónomos que dudan sobre dónde y cómo declarar todas sus operaciones comerciales con otros países miembros de la UE. Al tener el negocio basado en España, las obligaciones tributarias que rigen son las de nuestro país. Por ello, aunque trabajes con otros países, estarás sujeto a pagar tus impuestos en España. Sin embargo, sí hay algo de diferente y es que, para operar con dichos países, será necesario obtener el número VAT. ¿Qué es el número VAT para las operaciones intracomunitarias? ¿Qué diferencia hay con el NIF? Cuando nos damos de alta en la Agencia Tributaria para empezar con nuestra actividad económica debemos rellenar el formulario 036 o 037, según corresponda. Al darnos de alta, se nos asigna de inmediato el NIF, que es el número de identificación que nos permite facturar nuestras operaciones comerciales en territorio español. El número VAT, por su lado, es una identificación que solo deben tener aquellos negocios que operen en países de la UE fuera de España. Es decir, es un número que nos permite facturar estas operaciones intracomunitarias y declararlas en nuestro país. Dónde solicitar el número VAT para las operaciones intracomunitarias El número VAT, como hemos indicado, debe solicitarse por separado y no está vinculado al alta de la actividad. Para solicitarlo, la Agencia Tributaria pone a disposición de los usuarios dos modos para hacerlo: presencial u online. Sea cual sea la forma en la que iniciamos esta solicitud, debemos tener en cuenta que esta debe ir acompañada de justificantes de la actividad. Es importante, pues, contar con documentación que justifique la necesidad de obtener dicho número. Si optamos por la presentación telemática de nuestra solicitud, que es más cómodo, debemos adjuntar toda la documentación de la que dispongamos sobre la actividad y las operaciones que vamos a realizar con el otro país. Es importante asegurarnos de que no nos olvidamos de nada. Por otro lado, si queremos estar seguros de que la documentación que tenemos es válida y suficiente para pedir este número, podemos optar por la cita presencial. En ambos casos, una vez hayamos entrado nuestra solicitud al sistema de la AEAT, esta pasará a manos de un funcionario, quien la examinará y dictará resolución vía notificación electrónica. Si la Agencia Tributaria, después de examinar la documentación, considera probada la necesidad asignar el número VAT, nos lo asignará y nos lo notificará para que podamos empezar a operar con él. Por el contrario, si el funcionario considera que la documentación presentada no justifica su uso, se nos dará un plazo en el que deberemos hacer las alegaciones pertinentes y presentar la documentación adicional que se nos pida. Exención de IVA con el número VAT Además de poder ampliar nuestro negocio con los países vecinos, el número VAT nos ofrece otro beneficio: la exención del IVA. Cuando vayamos a facturar a nuestro cliente en la UE, deberemos hacer la factura especificando nuestro número VAT, los conceptos que se facturan y marcar valor “0” en la casilla del IVA. No podemos facturar IVA cuando tenemos un número VAT asignado. Sin embargo, sí deberemos añadir esta información a las declaraciones trimestrales de IVA, así como en la declaración anual de este impuesto. Para ello, solo deberemos especificar qué operaciones están exentas de IVA y el número VAT que se nos haya asignado. De este modo, estaremos cumpliendo con nuestras obligaciones sin dejar ninguna operación sin declarar. Registro VIES: ¿qué es y cuando se debe consultar? Cuando solicitamos y se nos asigna un número VAT, pasamos a estar inscritos en el registro VIES. Se trata de un registro en el que aparecen todas las empresas y autónomos que disponen de dicho número. Es un registro de lo más útil a la hora de saber si nuestros clientes han dado el mismo paso en sus respectivos países. Si la empresa con la que vamos a empezar a operar no está en dicho registro, las operaciones no serán legales y, por ende, no deberíamos trabajar con ella si queremos evitar problemas fiscales. Por lo tanto, no es un registro que sea obligatorio consultar, pero sí es importante a la hora de asegurarnos si podemos o no trabajar con una empresa determinada. Beneficios de los programas de facturación online Tener una buena gestión de nuestro negocio es esencial si queremos verlo crecer. No solo debemos tener en cuenta la contabilidad de este o las obligaciones tributarias a las que estamos sometidos, sino que también debemos asegurarnos de que nuestras facturas estén bien hechas e incluyan todos los datos necesarios. Por ello, cada vez son más los que optan por usar un programa de facturación en la nube. Un software de programación en la nube es ideal para aquellos que buscan agilidad a la hora de gestionar sus negocios. Además, son los sistemas más seguros si queremos evitar estafas online como puede ser el phishing. De hecho, al usar estos programas, la documentación va directamente de nuestro sistema al de nuestro cliente. Al no pasar por terceras manos, se reduce la posibilidad de poder ser víctimas de un fraude online. Vuzoon te ayuda en la gestión de tu negocio De entre todas las opciones que hay disponibles en la actualidad, Vuzoon es una de las más completas y seguras. Con este programa de facturación, podremos acceder a toda la información de nuestro negocio en cualquier momento y, para ello, solo será necesario registrarnos como usuarios y generar nuestras claves de acceso. Veremos que es muy completo y que es completamente gratuito, además de lo más simple de usar. Sin embargo, la ventaja principal de usar Vuzoon es la gestión de la documentación. Es un sistema con el que evitaremos problemas como el phishing o el spoofing, ya que se actualiza constantemente y acaba con las brechas digitales que pueden llevarnos a sufrir consecuencias nefastas para nuestro negocio. Tener toda la documentación de nuestros negocios en regla suele ser nuestra principal preocupación. Pero, afortunadamente, tenemos herramientas online tan completas como Vuzoon, con las que podemos gestionar gran parte de ella.