Llevar la contabilidad al día es una tarea que puede ser compleja si debemos usar diferentes tipos de facturas, y es que hay una gran variedad de ellas. Podemos hacer facturas normales, con retención, rectificativas, REBU, etc. Cada una de ellas tiene unas especificaciones y supuestos diferentes. Por ello, resulta esencial conocerlas bien para que, a la hora de crear las nuestras, no nos equivoquemos en nada y, así, poder evitar problemas con la Administración. En este caso, nosotros queremos hablarte sobre las facturas con retención, qué son y cómo se deben hacer.

Factura con retención: ¿a quién es aplicable?

Una factura con retención es aquella factura en la que el proveedor aplica un % de IRPF sobre el total de los bienes o servicios facturados. Es decir, es una factura en la que se suman los conceptos facturables más el IVA y se le resta un % de IRPF.

Están obligados a emitir dicho tipo de facturas aquellos profesionales cuya actividad esté inscrita en la segunda y la tercera sección del IAE, por lo que resulta fundamental conocer nuestro código de actividad y ver si está listado en alguna de estas secciones. De ser así, estaremos sujetos a realizar facturas con retención. Así mismo, también debemos tener claro que las facturas con retención solo pueden hacerse cuando el cliente es otro autónomo o bien una empresa. En ningún caso se podrá efectuar una factura con retención a un particular.

¿Cuáles son los porcentajes de IRPF aplicables a las facturas con retención?

El % de IRPF que se aplica, tanto a las facturas como a las nóminas, varía en función de diferentes conceptos. En el caso de las facturas con retención, el tipo aplicable general es del 15%. Sin embargo, hay ciertos casos en los que este porcentaje disminuye.

Por un lado, en el caso de los nuevos autónomos, quienes se den de alta sin haberlo estado durante los dos años previos, se aplicará un porcentaje de un 7%. Esta bonificación del 50% se podrá aplicar durante un máximo de 2 años, pasando luego a aplicar el tipo general. Por otro lado, para las actividades relacionadas con el engorde del porcino y la avicultura, el tipo que se debe aplicar es del 1%. Y, para el resto de las actividades agrícolas, ganaderas y forestales, el tipo aplicable es del 2%.

¿Quién declara y cómo se recupera la retención de las facturas?

La retención que se practica en las facturas corresponde, como hemos dicho, al concepto de IRPF. Es el impuesto que graba el trabajo de las personas físicas y que los trabajadores por cuenta ajena ven descontado cada mes de sus nóminas. Al igual que sucede con ellos, cuando hacemos una factura con retención, será el cliente quien estará obligado a declarar este pago a Hacienda y deberá hacerlo trimestralmente. Parte de esta retención, se nos será devuelta en la declaración de la Renta, al igual que para el resto de los trabajadores.

¿Cómo se hace una factura con retención?

Hacer una factura con retención es muy fácil, ya que solamente debemos aplicar el porcentaje que nos corresponda. No se trata de hacer una factura completamente diferente, ni mucho menos.; simplemente, debemos añadir este valor.

Para hacer una factura con retención, lo primero de todo es asignar número a la factura y establecer el cliente al que se le hace. Luego, debemos añadir todos los conceptos facturables, las bases imponibles y el IVA que se aplica a cada uno de los conceptos. Cuando lo tengamos, deberemos restar el porcentaje de retención que nos corresponda al total de la factura. Y este total será el que el cliente nos acabará ingresando.

Herramientas de facturación en la nube

Las herramientas de facturación en la nube son ideales para automatizar nuestra facturación y no tener que ir haciendo facturas a mano. Con estos programas, tampoco deberemos estar pendientes de todos los cambios de legislación en materia de impuestos, pues son sus desarrolladores los que están pendientes de ello y quiénes se ocupan de ir cambiando los porcentajes cuando es necesario. Por este motivo, cada vez son más los negocios que adoptan estas herramientas como su software diario para llevar la contabilidad.

Vuzoon: crea tus facturas con retención rápidamente

Una de las mejores herramientas de las que disponemos en la actualidad es Vuzoon. Se trata de un programa de facturación en la nube con el que podremos crear nuestras facturas, digitalizar nuestra documentación, llevar la contabilidad y generar todo tipo de informes que necesitemos. Y, lo mejor de todo, es que es un programa completamente gratuito.

Para crear tus facturas con Vuzoon, lo primero que debemos hacer es darnos de alta como usuarios y generar nuestras credenciales. De este modo, podremos acceder a nuestro panel de control y añadir todos los datos de nuestro negocio. Cuando nos registramos como usuarios en Vuzoon, deberemos verificar nuestra identidad mediante el uso del certificado digital o bien del DNI electrónico. De este modo, el programa nos ofrece más seguridad al verificar que realmente somos nosotros los que hacemos uso de este programa. De este modo, nos evitamos problemas como el phishing y otros fraudes digitales.

Cuando lo tengamos todo hecho, que no nos va a llevar más que un 1 minuto, ya podremos empezar a hacer nuestras facturas. Para ello, solo deberemos seleccionar la opción de generar una factura, insertar el cliente, la fecha de factura, de pago y los conceptos. Y, en este punto, deberemos seleccionar también el tipo de IVA, así como el tipo de retención en caso de ser necesaria. Y, ya tendremos la factura lista para enviar a nuestro proveedor.

Hacer las facturas de nuestro negocio correctamente es la única manera en la que podemos evitar problemas con la Administración, y los programas de facturación en la nube nos ayudan en ello. Con estos programas, no solamente podremos automatizar todas nuestras tareas de gestión del negocio, sino que, además, sabremos que lo estamos haciendo correctamente y con toda seguridad.