Digitalización de facturas: la importancia de acabar con las facturas en formato papel

Digitalización de facturas: la importancia de acabar con las facturas en formato papel

La digitalización de los negocios es la piedra angular necesaria para el desarrollo y el crecimiento de estos. Muchos de los procesos que se llevan a cabo en la actualidad están basados en sistemas obsoletos que, para nada, se adaptan a los avances tecnológicos de la sociedad. La creación y la gestión manual de las facturas es uno de estos procesos: no solamente es de lo más improductivo, sino que está muy expuesto a todo tipo de delitos digitales. Por este motivo, cada vez son más las empresas que optan por implementar un sistema de gestión documental con el que poder llevar a cabo la creación y digitalización de facturas de un modo simple y rápido.

Inconvenientes del uso de la factura en formato papel

Llevar el control de las facturas a mano es una tarea de lo más tediosa que, lo único que aporta a cualquier tipo de negocio es el desperdicio de una gran cantidad de recursos, tanto humanos como económicos. De hecho, el procesamiento manual de facturas es una de las principales fuentes de retrasos en pagos, pérdida de documentos y errores contables.

Por ello, la digitalización de las facturas y el uso de las herramientas de intercambio de documentos es una de las soluciones por la que más optan los negocios. Con estas herramientas, se consigue un intercambio electrónico de datos que ofrece una mayor rapidez y seguridad, a la vez que permite un ahorro considerable de los recursos empresariales.

Beneficios de la digitalización de facturas

Además del ahorro en los recursos utilizados por la empresa, la digitalización de las facturas también ofrece la oportunidad de disponer de información del negocio a tiempo real, así como de generar informes de gran precisión.

La trazabilidad de los procesos, así como la comunicación comercial, también se ven beneficiados con el uso de la factura digital y los sistemas de gestión documental: no solamente permiten imputar gastos directos a cada operación, sino que también permiten la recepción inmediata de la documentación.

¿Cómo se pueden digitalizar las facturas?

Las diferentes herramientas de digitalización e intercambio electrónico de documentos que las empresas tienen a su alcance son de lo más variadas, aportando cada una de ellas funcionalidades diversas a tener muy en cuenta. La elección de una u otra herramienta dependerá de las características y de las necesidades de cada negocio.

Escaneo de facturas

Una de las primeras formas de digitalización de facturas es el escaneo de ellas. Existen una gran cantidad de herramientas informáticas que nos ofrecen esta posibilidad. Sin embargo, esta no es una de las mejores soluciones, ya que una imagen escaneada no es válida legalmente. Por ello, será necesario conservar el documento original y seguir haciendo las comprobaciones manualmente.

Digitalización certificada

El escaneo digital certificado sí tiene validez legal, pues va extrayendo uno a uno los datos de la factura. Sin embargo, este sistema no está suficientemente desarrollado y tiene ciertos errores a la hora de leer y transferir los datos. Por ello, será necesario comprobar que los datos se han transferido correctamente y añadir, manualmente, aquellos que no hayan sido captados por el sistema.

PDF

Las soluciones basadas en formatos PDF son también buenas opciones y muy extendidas en la actualidad. Aportan agilidad a la hora de enviar las facturas, pero sigue siendo necesario gestionarlas manualmente. Además, estos documentos no soportan ningún tipo de trazabilidad, por lo que los emisores tampoco sabrán si la documentación ha llegado correctamente al destinatario.

Herramientas de facturación en la nube

Las herramientas de facturación en la nube son las más eficaces a la hora de crear y gestionar las facturas digitales. Con estos programas, los usuarios pueden generar sus facturas, digitalizar documentación y compartirla al momento: son procesos muy rápidos y ágiles, además de ser de lo más seguros.

Vuzoon como herramienta principal para digitalizar tus facturas

Dentro de todas las herramientas de intercambio electrónico de datos, Vuzoon es una de las más completas. Es un programa completamente gratuito que ofrece a las empresas la posibilidad de generar sus facturas digitales rápidamente, a la vez que les permite llevar el control y la automatización de todos los procesos empresariales.

Vuzoon funciona como un EDI, es decir, como un software de intercambio electrónico de datos. Con esta funcionalidad, los documentos se crean y se comparten de forma segura y rápida, garantizando la autenticidad del emisor como del receptor.

Otra de las funcionalidades de esta herramienta es que permite mejorar la gestión de los clientes, automatizar procesos y optimizar el tiempo de trabajo de los diferentes departamentos. Toda la información está unificada en un mismo sitio, por lo que es fácilmente accesible por cualquier persona autorizada. Además, ofrece información a tiempo real del estado del negocio, por lo que tomar decisiones estratégicas será mucho más fácil.

Por último, Vuzoon permite automatizar todos los procesos relacionados con la creación, gestión y recepción de facturas. No será necesario entrar las facturas a mano o hacer un seguimiento para comprobar la recepción de estas. Además, tanto los emisores como los receptores de los documentos deberán estar registrados en el sistema y haber verificado su identidad mediante DNI electrónico o certificado digital. De este modo, se evita enviar documentación mediante correos electrónicos y, con ello, delitos como el phishing.

¿Cómo funciona Vuzoon?

Para acceder a las funcionalidades de esta herramienta de intercambio de datos, los usuarios interesados solo deberán registrarse en la web de la herramienta, confirmar su dirección de correo electrónico y crear sus credenciales. Una vez este proceso se haya completado, los usuarios podrán acceder a su panel principal. En este panel, se les pedirá que verifiquen su identidad mediante DNI electrónico o certificado digital; una vez la identidad haya sido verificada por el sistema, los usuarios podrán empezar a crear y gestionar todas sus facturas.

En un momento en el que se busca agilidad y rapidez, la gestión manual de las facturas no es una opción. Para acabar con todos los inconvenientes asociados al uso de la factura en formato papel, las herramientas de digitalización documental son la mejor solución para cualquier tipo de empresa.

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