La legislación española obliga a toda empresa a hacer el depósito de cuentas anuales ante el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación. Esta información financiera pasa a estar disponible públicamente y se conservará durante un período de seis años, de modo que cualquier tercero pueda solicitar y obtener una copia de los estados financieros anuales de cualquier empresa. De esta forma, si cumples con esta obligación los inversores interesados en tu empresa pueden analizar su trayectoria en el tiempo.

Asimismo, debes tener en cuenta que el depósito de cuentas anuales debes hacerlo en la fecha correspondiente y estipulada según el cierre de tu ejercicio económico. No puedes dejarlo pasar, ya que puede acarrear el cierre del registro. lo que puede generar numerosos problemas e inconvenientes para tu empresa. Por ejemplo, no puedes registrar hechos importantes, como el nombramiento de un administrador o director. Tampoco un aumento de capital, una fusión o un simple poder que puede ser necesario para concluir una transacción.

¿Qué documentos deben presentarse para depositar las cuentas anuales?

Para presentar correctamente el depósito de cuentas anuales es importante que tomes en consideración ciertos aspectos. Para llevar a cabo su presentación en el Registro Mercantil debes cumplir con una serie de recaudos para que el depósito sea válido. Entre estos recaudos se encuentran: la declaración medioambiental, la instancia de presentación de las cuentas, el modelo de autocartera, la hoja de datos generales de identificación y las propias cuentas anuales. Estas últimas están conformadas por un conjunto de estados financieros con información específica.

Estos estados son: el estado de cambios en el patrimonio neto, Balance de situación, estado de flujos de efectivo (solamente para las empresas que estén obligadas a formularlo), Cuenta de pérdidas y ganancias, y la Memoria. Aunado a estos documentos, en el depósito de cuentas anuales también se debe presentar la certificación de su aprobación. Además, si es el caso, también se debe presentar el Informe de auditoría y el de gestión y la Certificación acreditativa de que las cuentas que han sido depositadas corresponden con las que fueron auditadas.

¿Cuál es el plazo para presentar el depósito de cuentas anuales?

Las cuentas anuales se deben presentar todos los años. Este compendio de estados financieros debe presentarse dentro de los siete meses posteriores al final del año financiero. Se dan seis meses para que una asamblea de accionistas apruebe el estado financiero y 30 días para su presentación. Los libros de contabilidad deben cerrarse dentro de los cuatro meses posteriores al final del año financiero. La periodicidad para la gestión de estas cuentas comienza desde el momento en que comienzas a elaborarlas.

En el caso de que el ejercicio económico finalice el 31 de diciembre, la empresa tiene plazo hasta el 31 de marzo para elaborarlas.

Posteriormente, el 30 de abril se legalizarían los libros contables obligatorios, entre los que están: el Diario de Inventarios y las Cuentas anuales. El siguiente paso para el depósito de cuentas anuales es que estas se aprueben ante la Junta General de Accionistas antes del 30 de junio. Una vez aprobadas, se deben presentar formalmente ante el Registro Mercantil del 30 de julio.

Formatos para la presentación del depósito cuentas

Existen dos formatos de depósito de cuentas anuales: de forma telemática en la web y de forma presencial en el Registro Mercantil. Se puede hacer en formato papel, CD o DVD. Si se hace la presentación de forma presencial se debe presentar como soporte la certificación de aprobación de cuenta y todos los documentos en los modelos normalizados debidamente cumplimentados

Para la opción telemática es necesario acceder en la página del Colegio de Registradores: www.registradores.org/descargas y descargar el programa D2 en donde se puede guardar toda la información referente a las cuentas anuales. En este formato no es necesaria la presentación de ningún soporte físico. Después de 15 días del envío telemático se debe consignar una carpeta con los siguientes documentos: certificación de aprobación de cuentas, el certificado de la huella digital firmado y el acuse de recibo que genera el envío telemático (dos copias).

Consecuencias de no presentar en plazo las cuentas para su depósito

En caso de que la empresa no cumpla con su obligación de depositar las cuentas anuales en el lapso de tiempo correspondiente ante el Registro Mercantil sufrirá las siguientes consecuencias:

• La empresa no podrá inscribir en el Registro Mercantil el nombramiento de administradores ni otorgar poderes.
• El cierre del registro evitará que terceros conozcan la situación financiera de la empresa. Lo que dará lugar a complicaciones económicas o de gestión.
• La empresa puede estar sujeta a sanciones administrativas:  Desde 1.200 € hasta 60.000 €. Y también hasta 300.000 € / año cuando la facturación anual de la empresa, en su caso, del grupo de empresas, supere los 6.000.000 €.
• La responsabilidad por los daños recaerá en el administrador.
• La responsabilidad por deudas del administrador. En caso de que la empresa se encuentre en situación de insolvencia, será considerada como un caso de quiebra culposa.

No obstante, si las cuentas anuales no han sido depositadas por no haber sido aprobadas por la Junta General, podrá evitarse el cierre del registro. Eso sí, siempre que esta circunstancia pueda acreditarse mediante certificación del órgano de administración que exprese la causa de la falta de aprobación.

¿Cómo subsanar errores en cuentas anuales ya depositadas?

A veces puede pasar que se realiza el debido depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil pero, al poco tiempo, el administrador o empresario se da cuenta de que en el trámite hay un error que se debe subsanar. Si se presenta esta situación hay dos formas de corregirlo. En el caso de que el fallo haya sido contable será necesario que se lleve a cabo una nueva Junta General de Accionistas en donde aprueben las nuevas cuentas y te den otro certificado de aprobación.

Dicho certificado lo deberás llevar al registro. Este debe mostrar todos los datos adecuados junto con los errores que presentaron las anteriores cuentas. Posteriormente, tanto el nuevo depósito de cuentas anuales como el anterior aparecerán registrados. También puede ocurrir que el error sea de transcripción. En este caso, se debe presentar una Certificación despachada por el Órgano de Administración indicando la falla cometida junto con los documentos solicitados, su subsanación y la solicitud al Registrador para que el mismo pueda incorporar el nuevo depósito.

¿Quién tiene obligación de declarar las Cuentas Anuales?

De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de la sociedad son responsables de la elaboración de las cuentas anuales (en un plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio). Asimismo, entre sus obligaciones está la de convocar la junta general ordinaria, en el primer semestre de cada ejercicio para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior. También censurar la gestión social y decidir sobre la aplicación del beneficio o pérdida del año fiscal.