Verifactu entra hoy en vigor: el nuevo sistema fiscal que cambiará la forma de facturar en 2025

A partir del 1 de julio de 2025, la Agencia Tributaria da un paso decisivo en la transformación digital del sistema fiscal español con la entrada en vigor del sistema Verifactu, un mecanismo que marcará un antes y un después en la forma en que empresas y autónomos emiten y gestionan sus facturas.

Aunque en esta primera etapa su uso será voluntario, Verifactu se perfila como una herramienta clave en la estrategia del Gobierno para combatir el fraude fiscal y modernizar la relación entre contribuyentes y Hacienda. Su adopción será obligatoria de forma progresiva: a partir del 1 de enero de 2026 para las sociedades, y desde el 1 de julio de 2026 para el resto de obligados tributarios, como autónomos o personas jurídicas.

En Economía 3 analizamos los principales aspectos que las empresas tendrán que tener en cuenta a partir de julio.

¿Qué es Verifactu y por qué cambiará la forma de facturar?

Verifactu es el nuevo sistema que obliga a las empresas a utilizar software de facturación homologado por Hacienda y permite, de manera opcional por ahora, enviar automáticamente cada factura emitida a la Agencia Tributaria. Su objetivo es doble: luchar contra la economía sumergida y aumentar la trazabilidad y transparencia de las operaciones comerciales.

Foto de archivo: Fachada de un edificio de la Agencia Tributaria.

Leticia Minero, gerente del Área Fiscal de la firma Tomarial, advierte que el cambio «es profundo y exige una revisión completa del sistema de facturación actual». Según explica, aunque la ley lleva tiempo en desarrollo, muchas empresas «todavía no han dimensionado su alcance ni iniciado el proceso de adaptación, lo que puede ser problemático si se deja para el último momento. Aunque de momento la adhesión es voluntaria, lo cierto es que con la futura Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, este tipo de sistemas terminarán siendo obligatorios para prácticamente todos los contribuyentes que emiten facturas».

Una de las principales implicaciones de Verifactu es la necesidad de utilizar software homologado. Es decir, herramientas capaces de generar un registro inviolable de facturas, que no puedan ser alteradas ni eliminadas. También será obligatorio que cada documento contenga un código QR y un texto legal específico que informe al receptor de la validez fiscal de esa factura.

Incertidumbre entre pymes, asesorías y autónomos

Pese a su relevancia, el sistema Verifactu sigue siendo un gran desconocido para buena parte del tejido empresarial español. Especialmente para autónomos y micropymes, que representan más del 90% del tejido productivo y que a menudo no cuentan con recursos técnicos para adaptarse a este tipo de cambios normativos.

Las grandes empresas suelen contar con departamentos contables y software que ya se aproxima a los requisitos de Verifactu. Pero el grueso del tejido empresarial español está formado por autónomos y micropymes, para quienes este cambio supone una transformación mayor. «Muchos todavía utilizan plantillas en Word o Excel, o incluso facturan a mano», explica Minero. «Y eso ya no va a ser posible. Deberán usar un programa certificado por Hacienda».

Minero insiste en que esta transformación no es solo tecnológica, sino también cultural: «No se trata únicamente de cumplir con la normativa, sino de entender el nuevo modelo de relación con la administración tributaria, donde la inmediatez y la trazabilidad serán claves».

FinanEDI: una solución pensada para quienes no tienen tiempo para complicarse

En este contexto, algunas plataformas tecnológicas ya se han adelantado al cambio. Una de ellas es FinanEDI, un ERP gratuito diseñado para facilitar la facturación digital de autónomos y pequeñas empresas. José Manuel Pérez, socio gerente de la compañía, asegura que la falta de información es el mayor obstáculo:

«Muchas micropymes ni siquiera saben qué es Verifactu, cómo les afecta o cómo deben actuar. Incluso las asesorías están buscando todavía soluciones viables para sus clientes. Falta una campaña clara y masiva por parte de Hacienda explicando de forma directa qué es Verifactu, a quién afecta y cómo adaptarse».

Pérez explica que este sistema consiste en que las facturas emitidas se pueden comunicar automáticamente a la Agencia Tributaria, lo que impide manipulaciones posteriores. Esto exige que el software utilizado esté homologado, algo que muchos programas comerciales aún no cumplen.

José Manuel Pérez, socio gerente de FinanEDI.

«Muchos autónomos siguen usando plantillas en Word o Excel. El salto a un software homologado es imprescindible», advierte Pérez.

FinanEDI se presenta como una herramienta sencilla, gratuita y orientada a quienes no tienen conocimientos técnicos: «Nuestro ERP está pensado específicamente para autónomos y micropymes. Cumple los requisitos técnicos de Verifactu y permite empezar a trabajar desde el primer día, sin necesidad de formación previa».

Las ventajas de anticiparse: menos errores, menos costes

Uno de los errores más comunes es dejarlo todo para el final. «No están acostumbrados a estos cambios tecnológicos y muchos lo están posponiendo. Pero la falta de planificación puede traducirse en prisas, errores y costes innecesarios», explica Pérez. Por eso, recomienda comenzar la transición con al menos un año de margen.

«Lo ideal sería contar con ese tiempo para familiarizarse con la herramienta y adaptarse. Como cuando pasamos de la libreta a la banca digital: hace falta un proceso de aprendizaje y cambio de mentalidad».

FinanEDI no solo cumple con los requisitos legales (como la imposibilidad de borrar facturas o la emisión de rectificativas), sino que también ofrece una incorporación sin curva de aprendizaje: «Frente a soluciones complejas como SAGE, nuestra herramienta permite emitir facturas legalmente válidas desde el primer minuto. Además, es gratuita y permite corregir errores mediante abonos o rectificativas, como exige la normativa».

¿Y los plazos? El tiempo corre

Aunque Verifactu todavía no es obligatorio, se espera que a partir de 2026 lo sea para todas las empresas, y que entonces se empiecen a aplicar sanciones en caso de incumplimiento. Por eso, algunas asesorías ya están recomendando a sus clientes que se anticipen.

«Sí, ya se está notando un aumento de demanda, sobre todo por parte de asesorías que quieren anticiparse al tercer y cuarto trimestre del año. Pero el autónomo medio aún está desconectado del tema, en parte porque sabe que hasta 2026 no habrá sanciones. Eso genera una falsa sensación de tranquilidad».

Un mensaje claro: cuanto antes, mejor

Desde FinanEDI, la recomendación es clara: comenzar ya. «Que aprovechen este periodo para familiarizarse con una herramienta compatible. No tienen que tener miedo a equivocarse: FinanEDI permite emitir abonos y rectificativas según la ley. Pero lo importante es empezar ya», explica el socio gerente.

Pérez concluye con una advertencia que va más allá de su software: «Esto no es una moda ni una opción. La facturación electrónica ha llegado para quedarse. Cuanto antes se adapte cada empresa, menos le costará. Nosotros estamos aquí para acompañar en ese camino, sin costes añadidos para quienes menos pueden asumirlos».