Evidentemente, se necesitan determinados recursos para poder desempeñar la actividad y ofrecer al cliente aquello que está demandando. En ese sentido, hay que evitar que suceda alguno de estos dos estados:

• Rotura de stocks: ocurre en el momento que la empresa se queda sin el material necesario para poder servir al público aquel producto en el plazo y forma que se le exige. En este caso, las consecuencias pueden ser nefastas para la compañía: en un mercado competitivo como el actual, existirán otras empresas que ofrecerán lo mismo o muy parecido. Por lo tanto, existe el riesgo que los clientes se vayan a una compañía de la competencia. Puede suceder por los siguientes motivos:
  • Mala planificación de las necesidades: con el fin de ahorrar en almacenamiento, la empresa ha hecho una previsión incorrecta de la cantidad de material que precisa. Por ese motivo, se ha quedado sin.
  • Realización tardía del pedido: entre el momento que se hace el pedido hasta que nos sirven pasa un periodo de tiempo. Este espacio debe ser pactado con la empresa proveedora en el momento de la negociación del contrato. En caso de realizar tarde el pedido, ésta no nos podrá hacer llegar el producto tal y como se estableció.
  • Imprevistos con los proveedores: siempre puede ocurrir algún tipo de improviso que está fuera de nuestro alcance: accidente en el traslado, que haya habido algún problema en el proveedor y que éste no haya podido entregar la mercancía de la forma pactada… Para circunstancias como las descritas, es importante tener siempre una reserva para hacer frente a estos hechos que no están en nuestra mano evitar.
• Exceso de stock: se trata de justamente lo contrario de lo explicado con anterioridad: la empresa, para prevenir posibles problemas derivados de la falta del servicio, decide pedir una cantidad mayor a la necesaria. Ello tiene un impacto negativo en referencia a los costes y margen de beneficio. El almacenamiento es un coste a soportar para la empresa, porque hay que mantener toda una infraestructura para guardar el material en las condiciones adecuadas. Además, en caso que haya algún tipo de caducidad, se habrá gastado una cantidad de dinero que no tendrá un reflejo en la realidad, porque no se podrá utilizar para elaborar el producto final.

¿Cómo reducir el coste de almacenamiento?

Para conseguir el máximo margen y evitar que suceda cualquiera de los dos escenarios mostrados con anterioridad, se recomienda lo siguiente:

• Estudiar con exactitud los procesos de la empresa: la empresa debe de conocer de una forma muy detallada todas las fases y procedimientos que les permiten llegar a conseguir el producto final. Hay que desgranar cada una de las actividades y fijar cuáles son los materiales y recursos de todo tipo que precisan y su coste. De esta forma, se conocerá de una forma muy exacta cuáles son las necesidades exactas y no se hará ningún dispendio innecesario. Es a partir de conocer la particularidad de cada aspecto y ser el máximo de rentables en cada uno de ellos que se consigue que, en un global, el coste resultante sea el menor posible y, por lo tanto, la productividad más alta.
• Pactar con la empresa proveedora los plazos de entrega y calidad del material aportado: en el momento de negociar con la empresa proveedora, hay que tener que la otra parte, igual que nosotros, quiere conseguir las condiciones más ventajosas posibles. Así como nosotros queremos el mejor material al menor coste y tiempo, la proveedora querrá disponer del máximo tiempo posible para ofrecer el servicio y cobrar cuanta más cantidad, mejor. El resultado final de la negociación no puede dar como “vencedora” a ninguna de las dos partes, sino que debe ser un acuerdo que no deje insatisfecha a nadie. En caso de, por ejemplo, gracias a un gran poder de negociación o habilidad, nosotros hayamos conseguido unas condiciones claramente ventajosas, se corre el riesgo que el proveedor no ponga su máximo empeño en la realización de los encargos porque considera que la relación no es justa ni equitativa. Entonces, el riesgo de suministro incorrecto crece y puede poner en riesgo la viabilidad de la empresa. Además, puede que negocie a la vez con otras empresas competidoras y que decida tratar con ellas en caso que las condiciones les sean más favorables.
• Exigir indemnizaciones a la empresa proveedora en caso de mal servicio: la empresa debe protegerse ante posibles roturas de stocks o servicios prestados a una calidad menor a la firmada. Por lo tanto, en el momento de negociar el contrato, es recomendable fijar por escrito cuál será la indemnización que se tendrá derecho a cobrar en caso que la falta en el servicio sea atribuible a la mala praxis o a un error de la empresa proveedora. Así, se podrá compensar en parte la más que probable pérdida de clientes debido a no haberles podido servir en el tiempo y forma que esperaban.
• Realizar un análisis periódico de la cantidad de material en almacén: aunque la empresa, gracias a la experiencia, acostumbra a conocer cuándo son las necesidades de materiales y casi de forma periódico realiza de forma automática el pedido, nos podemos encontrar ante situaciones inesperadas. Por ejemplo, un incremento de ventas inesperado o, en el caso de compañías que trabajan en sectores de alta estacionalidad, un incremento puntual exponencial de la demanda. Entonces, para evitar faltas o excesos, es recomendable realizar revisiones periódicas de los materiales que tenemos para poder afinar al máximo las necesidades que tenemos y cuándo efectuar el pedido.
• Tener un pequeño sobrante para paliar posibles imprevistos: hay factores que, como se ha comentado al inicio, no se pueden controlar porque están totalmente fuera de nuestro alcance. Pueden suceder y, es más, son normales en la actividad. Para evitar quedarnos sin la posibilidad de servir, se recomienda tener siempre un sobrante no muy excesivo para poder hacer frente a estas situaciones.