¿Sabes lo que significa rotura de stock? Este proceso lamentablemente hace referencia a incapacidad. Se trata de un concepto que forma parte de los términos logísticos, y que nadie quiere presentar en su empresa o emprendimiento. Puesto que, supone problemas inmensos para la cadena de suministro y en especial para los clientes y consumidores de los productos de la empresa. Por esta razón, en las siguientes líneas queremos analizar, de qué trata, sus causas, consecuencias, cómo evitarlo y otros puntos relevantes.

¿Qué es una rotura de stock?

La rotura de stock, mejor conocida por las siglas inglesas OOC (Out of Stock) es, como ya dijimos, una incapacidad. ¿Por qué? Porque se refiere al agotamiento del inventario de un producto. Es decir, que no tiene disponibilidad almacenada en puntos de venta o distribución. Esto puede producirse, principalmente, cuando no existe producto suficiente para satisfacer la demanda debido a múltiples causas. Esta situación representa uno de los problemas más graves para las empresas, tanto para sus finanzas como para su imagen.

Generalmente, las maniobras de inventario en almacén tienen un equilibrio justo, en algunos casos difícil de mantener. La demanda de productos, en conjunto con los niveles de existencia, deben estar balanceados para satisfacer a los clientes. Si se desproporciona, ocurre el indeseado OOC. Ahora bien, en algunos casos no se requiere llegar a “0” productos en inventario para declarar una rotura de stock. Dependiendo de aspectos como la estrategia empresarial o la frecuencia de compra, cantidades mínimas de producto también pueden considerarse roturas.

¿Cómo se produce una rotura de Stock?

Entre las causas más comunes que contribuyen a producir una rotura de stock, podemos mencionar: sucesos ajenos a la empresa, falta de previsiones o mala planificación. Estos sin duda son los tres aspectos más favorables para este inconveniente. Así mismo, también se puede presentar una altísima demanda o un aumento súbito e inesperado de esta. También, que el producto sea tan bueno, que en una época específica se requiera con mayor ímpetu. Adicionalmente, pueden darse de forma interna los fallos en la planificación.

Por otro lado, están las fallas humanas y/o internas, que también suelen ser causa de este problema. Por ejemplo, los datos erróneos o mal registrados (lo reportado diferente a lo real), retrasos en la actualización de inventarios o fallas en la ubicación de los productos. Los retrasos también son causa probable de esta situación. Que tan solo falte una materia prima fundamental para la producción o que el transporte se retrase al entregar los pedidos. Son causas suficientes para producir una rotura de stock.

¿Cómo se puede evitar una rotura de Stock?

Lo esencial, para evitar una rotura de stock, es tener una visión actualizada de la empresa. También, es imprescindible contar con análisis de ventas, fechas clave, estacionalidad y otros datos que permitan pronosticar la demanda futura. Para ello, existen, en la actualidad, herramientas de medición como los KPI. Se deben escoger los esenciales, aquellos referidos al abastecimiento logístico: índices rotativos, cobertura de productos, fechas más demandadas, stock seguro y mínimo, entre otros. Y por supuesto, mantener una relación óptima con nuestros proveedores, para no afectar la cadena de suministro.

Así mismo, algo necesario para evitar una rotura de stock, es involucrar todos los equipos e instalaciones. Los programas de mantenimiento periódicos son fundamentales para una correcta ejecución del proceso. Por lo que, es necesario, un buen plan de mantenimiento de todo el proceso productivo. Además, hay que centrarse en los equipos humanos. Interferencias en la información entre departamentos puede causar retrasos, falta de comunicación e incongruencias. Por esta razón, se deben coordinar mejor los departamentos. Es fundamental para que fluya la comunicación y los procesos.

Consecuencias de la rotura

Las consecuencias que podría tener la rotura de stock para la empresa o emprendimiento pueden ser muchas y muy variadas. La primera de ellas, y más importante, es la pérdida de ventas por no contar con el producto o servicio demandado. Algo que puede derivar en pérdidas económicas para la empresa. Otra consecuencia es la falta de retribución o compensaciones por incumplir los pedidos, o por fallos en los compromisos acordados. Esto puede suceder aun cuando la rotura de stock se haya solucionado o solo sea una impuntualidad.

La rotura de stock, trae como consecuencia asociada la pérdida de la confianza del cliente. No tener una oferta acorde a las necesidades de los clientes, ocasiona desconfianza y daño a la marca. Si el cliente no consigue una solución con nuestra empresa, la buscará en la competencia y seguro que se irá.  Por último, tendrá implicaciones en las finanzas por un aumento no considerado de los costes logísticos. Todo esto afecta en gran medida y puede acabar con las aspiraciones de consolidación de la empresa.

Cálculo del stock mínimo necesario

El stock mínimo es un valor que se debe calcular y respetar siempre. Toma en cuenta: plazos de entrega, demanda de producto, tiempo de reposición de materia prima (Lead Time) y tasa de disponibilidad. Este cálculo permite, mantener niveles de existencia adecuados y obtener excelentes resultados logísticos. En él, no se consideran imprevistos en la cadena de suministros ni se permiten excedentes. Puesto que, un excedente, visto desde el punto de vista económico, representa dinero estancado o apalancado en productos. Y esto a su vez genera desequilibrios en la inversión.

Para realizar el cálculo del stock mínimo en circunstancias de producción normal, podemos emplear la siguiente fórmula matemática: Stock mínimo, es igual a la cantidad de consumo, multiplicada por el lead time. En donde:

• Cantidad de consumo, es el cociente entre la demanda y su consumo periódico.
• Lead time, es referente al proveedor, se trata del tiempo que se tarda en aprovisionarse de materia prima.

Esta fórmula podría ser más específica, si consideramos para el cálculo el tiempo de preparación de pedidos (tasa de disponibilidad), o el tiempo que tarda el pedido en entrar a almacén.

Nivel mínimo de stock de alarma

El stock mínimo de alarma o stock de seguridad, es un parámetro que indica el número mínimo de unidades que debe existir en el almacén si se presentan problemas en la cadena de suministro. Para ello hay que tomar en cuenta ciertos parámetros que advierten en caso de que los inventarios estén próximos a un punto de rotura. Si solo nos guiamos por el stock mínimo, pueden presentarse imprevistos sin oportunidad de satisfacer a tiempo la demanda.

El cálculo del stock de seguridad se realiza de la siguiente manera: Stock de seguridad = (Plazo máximo garantizado en días – Plazo de entrega habitual en días) x Demanda media de producto por día. Es fundamental que este nivel sea muy superior al nivel mínimo de seguridad o stock necesario. Si bien puede interpretarse como un inventario especulativo, lo que lo diferencia de otros tipos de stock es su finalidad. Que es, establecer el nivel mínimo en el cual el stock de almacén debe ser repuesto.