Cómo elaborar un presupuesto

¿Qué se debe incluir en un presupuesto?

Un presupuesto debe ser claro, conciso y detallado. Debe incorporar los siguientes elementos:

• Datos de la empresa: todos los datos de la compañía, como puede ser el NIF o CIF y el domicilio.

• Conceptos: aquellos productos o servicios sobre los cuales se elabora el presupuesto. En este apartado, es imprescindible ir al detalle e incluir las horas que se van a trabajar, los materiales utilizados y todos los costes que se prevé que se tendrán que soportar.
• Importe: refleja el coste del servicio. Sobre la base imponible hay que sumarle el porcentaje de IVA correspondiente.

• Forma de pago: hay que reflejar cómo se hará el cobro del trabajo realizado. Normalmente, se incorpora el número de cuenta donde realizar el ingreso. Para importes que son relativamente bajos, no se estipula el pago de ningún anticipo. Ahora bien, cuando se trata de cantidades importantes se acostumbra a pedir un porcentaje del total por adelantado para hacer frente a parte de los costes que supone la realización del servicio.

• Plazo de entrega: aunque no es obligatorio, incluir cuando se estima que se acabará el servicio transmite una imagen de seguridad y da confianza al cliente. Una queja recurrente es que los plazos siempre se alargan. Al consignarlo en un documento, hay que tener muy claro que se es capaz de cumplirlo. Hay que planificar con anterioridad que se disponen de los recursos necesarios para acabar el trabajo en el tiempo estipulado.

• Garantías y soporte técnico: especialmente en aquellos servicios que son más a largo plazo, es interesante incluir unas determinadas garantías para, como en el caso anterior, transmitir seguridad al cliente. De la misma forma, en proyectos más complejos o técnicos, la incorporación de un servicio técnico capaz de resolver toda duda o cuestión es otro valor añadido que se puede ofrecer.
• Condiciones legales: se incluyen para evitar interpretaciones distintas con el cliente. De esa forma, se impide que haya malentendidos o abusos por alguna de las partes.

• Formato: en determinados casos es recomendable presentar el proyecto en un formato especial, como en una factura proforma. En el caso de agentes comerciales o formadores que desarrollan el trabajo durante un largo periodo de tiempo, se puede formalizar un contrato mercantil.

¿Cómo elaborar el presupuesto?

Para confeccionar un presupuesto lo más correcto posible, se recomienda seguir los siguientes pasos:

• Escoger el formato: hay programas en Internet que se pueden descargar fácilmente y que ayudan en la elaboración de un presupuesto. En caso que se trate de un proyecto relativamente corto o que tampoco precisa de una gran inversión, se puede utilizar una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
• Hacer una lista de todos los gastos: hay que tener muy claros todos los gastos que se tendrán que soportar durante las diferentes etapas de la prestación del servicio.

• Predecir posibles desviaciones en los gastos: hay situaciones externas que no son controlables y que pueden provocar tener la obligación de realizar un gasto extra. Se entiende que, si se ha prestado el servicio otras veces, se conocen los procedimientos y donde pueden surgir los problemas. Si es la primera vez, a partir de los conocimientos que se disponen, intentar encontrar aquellos puntos donde pueden surgir fallos. Por ese motivo, es interesante elaborar diferentes presupuestos con las diferencias contingencias que pueden ocurrir. De ese modo, se tienen diferentes estimaciones según varios escenarios y criterios.

¿Qué factores hay que tener en cuenta para fijar el precio final del presupuesto?

El precio final de la prestación del servicio es un elemento clave en la decisión de un cliente sobre si escoge un proyecto u otro. Ahora bien, hay que ir con cuidado porque la empresa o autónomo también tiene que tener un margen, no puede ser que sus costes superen a los ingresos. Por eso, al fijar el precio, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Cobertura de costes: evidentemente, los ingresos del pago que realiza el cliente deben de ser mayores a los costes que supone el trabajo. De aquí la importancia de elaborar más de un presupuesto. Lo ideal es poner un precio superior a la previsión de más costes elaborada.
• Margen de beneficio: definir el beneficio que se quiere conseguir con la realización del trabajo. Es importante estimar las horas que se estará trabajando en el proyecto y a partir de aquí estipular un precio por hora por el cual la persona o equipo está dispuesto a trabajar.

• Precio de mercado: normalmente, cuando una persona o empresa quiere llevar a cabo un proyecto pide presupuestos a varias compañías. Por eso es importante conocer los precios que pone la competencia para así estipularlo en un margen que sea próximo al general de mercado.

• Servicios a ofrecer: el cliente no solamente se fija en el precio al elegir una u otra compañía, sino que también tiene en cuenta factores relacionados con el servicio como puede ser un servicio técnico fiable, el plazo de finalización, la confianza que se transmite… Todo ello hay que hacerlo valer para así poder ganar un poco de margen gracias a un precio un poco superior.

¿Qué errores hay que evitar al fijar un precio?

Hay que ser capaz de encontrar el precio justo, ni muy superior ni muy inferior al de la competencia:

• Precio demasiado bajo: con la finalidad de conseguir el cliente, hay quien decide rebajar el margen al máximo y acaba fijando un precio muy por debajo del de la competencia. En este caso, no solamente se devalúa el valor del trabajo, sino que el cliente piensa que no se es competente o que se utilizarán materiales que no son los adecuados y rechazará la oferta por temor a que el trabajo no se lleve a cabo correctamente.

• Precio demasiado alto: aunque se ofrezca una serie de servicios que dan un gran valor añadido al trabajo a realizar, si el precio es muy superior a la media el cliente lo rechazará porque no le compensa pagar el precio superior a cambio de los servicios ofrecidos.