El terremoto que supuso la pandemia para muchas empresas aceleró los procesos de digitalización que algunas de ellas estaban emprendiendo y animó a otras a llevarlos a cabo. Sin embargo, para muchos negocios, especialmente las pymes, resulta complicado culminar una transición tecnológica que en ocasiones puede resultar complicada.

A3Sides cuenta con más de 25 años de experiencia con el objetivo de ser una extensión del departamento de IT de las empresas, ofreciéndoles herramientas y soluciones software seguras. En 2016 se consolidaron, además, como Partner Premium de Wolters Kluwer.

La firma cuenta en la actualidad con más de 1500 clientes entre grandes cuentas, pymes, micropymes y autónomos. Para este año se han propuesto como meta el seguir ampliando su plantilla para ofrecer una experiencia directa, personalizada y profesional.

Hablamos con Vicente Peñalver, director UdN PYME en a3Sides.

Cambios de paradigma

-¿Cómo se está produciendo ese proceso en las grandes empresas? ¿Y en las pymes?

En muy poco tiempo hemos pasado de entender la empresa como un entorno de trabajo, ubicado en un lugar específico, con un equipo humano que acude diariamente a desempeñar un trabajo para ofrecer un producto el servicio a unos clientes o consumidores, a considerar la empresa como una parte esencial para satisfacer las necesidades de unos clientes.

Estos clientes son cada vez más exigentes, demandantes de inmediatez y eficiencia. Es en este sentido en el que la digitalización ha cobrado especial relevancia. Habitualmente nos encontramos que se entiende por digitalización tener una página web o un e-commerce; pero, la realidad es que es un proceso mucho más complejo que requiere compromiso tanto por parte de dirección como del equipo humano de la compañía, independientemente del tamaño.

Lo que sí que es importante destacar es que la digitalización tanto en grandes empresas como en pymes en España está lejos de alcanzar los niveles de otros países. Esperamos que los Fondos Next Generation ayuden en este proceso de digitalización y sirvan de punto de partida para muchas empresas.

Cuando hablamos de «digitalización», en muchas ocasiones, se asocia a un proceso complejo, tedioso y cargado de incertidumbre, lo que lleva implícito un importante rechazo. Para evitar esto, contar con un equipo interno y un partner de confianza es fundamental. La combinación de la visión global que aporta el equipo de la empresa y la experiencia que aporta un partner de confianza, como puede ser a3Sides, asegurará un proceso de digitalización exitoso independientemente de si eres una gran empresa o una pyme.

-¿Cómo se ha llevado a cabo ese proceso? ¿Ha sido algo gradual o se ha acelerado de golpe tras la pandemia?

Aunque la digitalización ya formaba parte de las empresas, la pandemia ha acelerado la toma de decisiones al respecto. El hecho de vernos obligados a cerrar un centro de trabajo físico y tener a todos los empleados trabajando en remoto, supuso que muchas empresas se vieran obligadas a modificar su gestión y contratar soluciones que le permitieran no rescindir su actividad.

Instalar escritorios remotos, soluciones cloud para favorecer el intercambio de documentación o poder conectarse con la Administración de forma inmediata han sido demandas constantes durante la pandemia.

Nuevas oportunidades

-¿Se traduce la digitalización en una mayor equiparación de oportunidades entre las empresas grandes y pequeñas?

¡Por supuesto! La digitalización es una importante ventaja competitiva para emprendedores y pymes. Claro ejemplo de ello son las startups. Nacen ya digitalizadas por lo que tienen un crecimiento muy rápido.

En el caso de las grandes corporaciones, antes de hacer cualquier cambio se necesita tener en cuenta un importante engranaje de procesos, personas…

-¿Qué puede suponer para una pyme el digitalizar sus procesos?

La digitalización supone que pequeñas y medianas empresas puedan optimizar los recursos y destinarlos a aquellas tareas que les aporten mayor valor añadido. Además de un ahorro de costes, supone favorecer todo el proceso de toma de decisiones ya que tienes a tu disposición información en tiempo real, de forma más precisa y organizada en función de tus necesidades.

Ya no tenemos una amalgama de datos provenientes de diferentes fuentes que no sabemos cómo abordar; disponemos de datos organizados, actualizados y provenientes de una misma fuente

Más de 25 años en el sector

-¿Cuál ha sido el recorrido hasta la fecha de A3Sides?

a3Sides surge con el firme objetivo de ser una extensión del departamento de IT de las empresas ofreciéndoles herramientas y soluciones seguras. Es por ello por lo que en 2016 nos consolidamos como Partner Premium de Wolters Kluwer.

Tras más de 25 años de experiencia en el sector, seguimos manteniendo la vocación de servicio al cliente como uno de nuestros valores fundamentales, algo que tratamos de inculcar a cada miembro del equipo.

Actualmente, contamos con más de 1500 clientes entre grandes cuentas, pymes, micropymes y autónomos y 4 grandes Unidades de Negocio: Asesoría, Pymes, HCM (Recursos Humanos) y Seguridad de la Información.

Tenemos un equipo humano compuesto por más de 35 personas orientados hacia la satisfacción del cliente. Nuestro objetivo es dar a los clientes un tratamiento personalizado y acompañarlos en todo momento, desde la parte inicial de consultoría hasta el servicio postventa y de formación.

Para este 2023, queremos seguir ampliando la plantilla para ofrecer a nuestros clientes una experiencia directa, personalizada y profesional. Mantenemos el firme objetivo de ser el partner de confianza de nuestros clientes, ofrecerles un servicio 360 de calidad.

Centrados en las personas

-¿Cómo ayudáis en A3Sides a implementar esos procesos?

Nuestra premisa es escuchar cuáles son las necesidades del cliente, sus inquietudes, qué aspectos de su negocio quieren mejorar para ofrecerle la solución que más se ajuste.

Desde el principio estamos al lado del cliente, lo acompañamos durante todo el proceso desde la implantación hasta el soporte postventa y la formación que necesite. Lo que perseguimos con esto es que el cliente saque el máximo rendimiento a la aplicación.

-¿Qué aportáis al cliente que os diferencie de otras empresas?

Para A3Sides, el principal valor diferencial son las personas. Tener un equipo humano formado que pueda dar al cliente la atención que se merece en todo momento. Queremos que el cliente nos vea como su partner de confianza para lo cual le ofrecemos un servicio integral que va desde el mantenimiento de sus equipos hasta la implantación y el soporte de las diferentes soluciones.

Además, contamos con una red de partners que colaboran con nosotros para poder implantar soluciones sectoriales o con características especiales para algunos sectores como el transporte o la hostelería. Esto nos amplía el número de soluciones que podemos ofrecer sin necesidad de que el cliente busque otro proveedor.

Por otro lado, el hecho de ser distribuidores premium de Wolters Kluwer asegura que nuestras aplicaciones van a estar actualizadas conforme a la normativa vigente en cualquier momento. Nuestros clientes tendrán siempre la solución adecuada a los últimos requerimientos de la Administración.

El nuevo Kit Digital

-¿En qué consiste y cómo puede ayudar el nuevo Kit Digital a estos procesos?

El Kit Digital se enmarca dentro de los Fondos Next Generation, aprobados por la Unión Europea con el objetivo de paliar la crisis económica provocada por la Covid 19, y el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia del Gobierno de España. Su principal objetivo es fomentar la digitalización de pymes, micropymes y autónomos y han servido como punto de partida para que muchas organizaciones tomen decisiones al respecto.

Las empresas que ya habían iniciado su plan de transformación digital, con el Kit Digital, han afrontado retos y mejoras que, hasta el momento, no podían o habían dejado relegadas a un segundo plano. Por el contrario, aquellas pymes que no se habían planteado hacer cambios, han utilizado el Kit Digital como un punto de partida.

En líneas generales y como agente digitalizador, creo que estas ayudas van a fomentar la adquisición de soluciones como las que ofrecemos en A3Sides; soluciones como el ERP que permite la gestión de todas las áreas de la empresa de una forma fácil e intuitiva, el CRM para la gestión de los clientes y las acciones comerciales o herramientas de ciberseguridad para proteger tus equipos.

Además, el hecho de contar con diferentes categorías nos ha permitido a los agentes adherirnos a aquellas en las que realmente somos especialistas.

En el caso de A3Sides, estamos presentes en las categorías gestión de procesos, business intelligence y analítica, gestión de clientes, factura electrónica, servicios y herramientas de oficina virtual y ciberseguridad.

Gestión de ayudas

-¿Cómo pueden las pymes acceder a esas ayudas?

A diferencia de otras subvenciones, para las pymes es muy sencillo su solicitud. Únicamente tienen que entrar la web de Acelera Pyme, registrarse con los datos de la empresa y realizar el test de madurez digital.

Con esto, ya pueden entrar en Red.es, acceder a la convocatoria correspondiente en función del número de empleados y solicitar el Kit Digital. Es importante tener en cuenta que para acceder a la ayuda se necesita la firma digital de la organización.

La solicitud de la ayuda no es más que cumplimentar el formulario con los datos de la empresa requeridos y firmarlo digitalmente. Una vez revisada la solicitud, será la Administración quien notifique si se ha aprobado, denegado o cualquier subsanación que se requiera.

Con el bono o kit digital ya concedido, la pyme puede contactar con cualquiera de los agentes digitalizadores adheridos y contratar sus soluciones. Cuando un beneficiario contacta con nosotros para utilizar su subvención, vemos cuáles son sus necesidades y le ofrecemos el pack que más se ajusta a sus requerimientos, siempre tratando de optimizar el bono al máximo.

Novedades para las empresas

-Otra de las novedades que las empresas deben tener en cuenta es la nueva Ley Antifraude y la repercusión que esta regulación puede tener. ¿Cuáles son las principales novedades que incluye?

La Ley 11/2021, de 9 de julio, establece las nuevas medidas de prevención y antifraude fiscal. Con entrada en vigor en noviembre de 2021, determina las normas contra las prácticas y actividades de elusión fiscal.

Una de las principales novedades que incluye es la limitación del pago en efectivo. En las operaciones en las que interviene un empresario o profesional, la limitación del pago en efectivo para ciertas actividades económicas pasa de 2.500 a 1.000 euros. Para particulares con domicilio fiscal fuera de España, el límite de pago se reduce a 10.000 euros.

Otro de los cambios importantes que aporta la Ley Antifraude nos afecta tanto a nosotros como distribuidores de software como a los propios usuarios. Con la entrada en vigor de esta normativa, el software de facturación deberá asegurar que los registros sean inviolables, accesibles, inalterables, trazables e íntegros en su conservación.

Además, se establece en el Reglamento que los sistemas informáticos que generen registros de facturación los tendrán que remitir, de forma inmediata y automática, a la Agencia Tributaria. En el caso de la utilización o comercialización de software de doble uso, la multa para los distribuidores será de 150.000 euros por cada año en el que hayan tenido ventas y 50.000 euros para los usuarios.

Los desarrolladores de programas informáticos de facturación deberán incluir en sus productos una declaración responsable que asegure el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa. Las empresas, por tanto, deberán asegurarse de que, llegado el momento, su programa de facturación está adaptado al Reglamento.

Además, incluye cambios que afectan a las amnistías fiscales o a la tributación de las Sociedades de Inversión de Capital Variable (Sicav).

Esta normativa, va a suponer un importante cambio para las empresas que van a verse en la necesidad de cambiar sus programas de facturación si no quiere incurrir en incumplimientos legales y multas.

En el caso de A3Sides, como partner premium de Wolters Kluwer, podemos asegurar que nuestras soluciones cumplirán con todos aquellos requisitos que exija la normativa con lo que nuestros clientes pueden estar tranquilos al respecto.

Lo que está por venir

-¿Qué otros aspectos deberían tener en cuenta las empresas de cara al futuro?

En líneas generales, la Administración se ha propuesto dos grandes objetivos: digitalizar las pymes y controlar la evasión fiscal. Teniendo esto como punto de partida, surgen también la Ley Crea y Crece o el Ticket BAI.

La Ley Crea y Crece, junto con el Reglamento de la Ley Antifraude, da nuevos pasos en lo referente a la implantación definitiva de la factura electrónica para las transacciones que realizan emprendedores y empresas en sus relaciones comerciales con otras organizaciones y profesionales. Una vez más, se trata de garantizar la trazabilidad, controlar los pagos y poder obtener información ágil y fiable.

Por su parte, el Ticket BAI es el proyecto conjunto implantado por las Haciendas Forales y el Gobierno Vasco para luchar contra el fraude fiscal. Este Ticket BAI lleva a cabo un encadenamiento de las facturas, firmadas electrónicamente, lo que impide su borrado o manipulación y garantizando la autenticidad, integridad, trazabilidad o inviabilidad de los registros que se realicen. El hecho de que ya esté implantado nos lleva a pensar que es cuestión de tiempo que sea extensivo al resto de comunidades autónomas.

Como se puede observar, en todas las nuevas normativas se hace referencia a la factura electrónica, al control de todos los procesos de facturación. En este sentido, es importante destacar que dentro del Kit Digital una de las categorías hace referencia a la facturación electrónica por lo que puede utilizarse para implantar la solución y adelantarse a los cambios que no van a venir impuestos.