Las técnicas de “cash management” permiten a negocios ampliar desorbitadamente sus plazos de pago, lo que les permite disponer de su liquidez mucho más tiempo a expensas de la liquidez de sus proveedores. Conocer estas técnicas es esencial para evitar firmar contratos que puedan tener plazos de pago abusivos.

¿Qué son las técnicas de “cash management”?

Las técnicas de “cash management” son procedimientos contables mediante los cuales los clientes alargan los plazos de pago de las facturas de sus proveedores, reduciendo así su liquidez y afectando negativamente a su actividad. La mayoría de ellas son casi imperceptibles a la hora de firmar el contrato, por lo que son muchos los proveedores que se dan cuenta de ello una vez ya se han llevado a cabo varias transacciones comerciales.

Hay 3 técnicas básicas de “cash management”, aunque hay muchas otras con idéntica finalidad y consecuencia:

• Establecer un día de pago al mes
• Empezar el plazo de pago a fin de mes
• Combinación de las anteriores

Un ejemplo de estas tres técnicas de “cash management” es el pago de la factura a 90 días y a día 25 del mes.

Otras técnicas para el alargamiento de los plazos de pago son:

• Fecha límite para la recepción de la factura: si no se entrega antes del día estipulado, esta pasa a ser computada para el próximo mes.
• Imponer fecha de pago a día 31: los meses en los que no hay 31 días, el plazo de pago se alarga hasta el próximo mes.
• Iniciar el cómputo a partir de la validación de la factura: es decir, cuando esta llega a manos del cliente.
• Devolver facturas por errores mínimos.
• Solicitar datos complejos en la factura: número de validación, identificación del sello de validación, etc.
• Necesidad de varias firmas para la autorización del pago.
• Horarios de atención muy limitados: no es fácil hacer las reclamaciones de pagos, puesto que no hay quien pueda atender.

Las técnicas para alargar los plazos de entrega son muchas y los proveedores, antes de empezar cualquier tipo de actividad económica, deben asegurarse de las condiciones contractuales con el fin de identificar y evitar estas prácticas.

Agilización de los plazos de pago: ¿es posible?

Del mismo modo que hay técnicas con las que se puede alargar mucho el plazo de pago, también hay otras que los proveedores pueden usar para intentar minimizar esta problemática.

Creación de facturas al momento

Realizar la factura una vez la venta o la prestación de servicios se haya llevado a cabo es esencial para evitar largos plazos de pago. No es necesario esperar varios días o semanas para emitir una factura sobre una transacción ya completa.

Usar programas de facturación para el envío rápido de facturas

Hacer llegar a los clientes la factura rápidamente es esencial para que estos la contabilicen y se agilice el pago. Por ello, contar con herramientas de facturación en la nube o de intercambio de información electrónica es de lo más aconsejable.

Además, los programas de facturación en la nube evitan errores contables, por lo que los plazos extendidos por devolución de facturas también quedan reducidos.

Procesamiento rápido del pedido

Optimizar los procesos internos de las empresas y digitalizar la documentación es importante para tener la producción controlada. Servir pedidos rápidamente permitirá mejorar la relación con el cliente a la vez que reducir el período de pago.

Vuzoon: optimización de los procesos de contabilidad

Hay variedad de herramientas que pueden ser usadas para optimizar los procesos dentro de los departamentos de contabilidad con el fin de evitar retrasos en los pagos. Y, Vuzoon es una de ellas.

Con este software de facturación, las facturas que se generan se comparten al momento con los clientes, por lo que los plazos de pago extendidos por presentación tardía de la factura se evitan. Además, la documentación generada no puede ser modificada, por lo que se garantiza la integridad de la información.

Además, el seguimiento a tiempo real de las facturas previene el retraso en los pagos por errores contables. Los clientes pueden verificar las facturas o bien reclamar modificaciones al momento. De este modo, también se mejora la comunicación entre las partes.

Por último, merece la pena destacar que Vuzoon ofrece la opción de anticipar el pago de las facturas, por lo que es una herramienta que no solo permite optimizar recursos, sino que permite a sus clientes disponer de líquido casi al instante.

Las técnicas de “cash management” se han convertido en un gran problema para muchos negocios, pues permiten a sus proveedores extender sus plazos de pago y repercuten negativamente en la contabilidad del proveedor. Por ello, disponer de herramientas adecuadas que permitan una optimización en la gestión de las facturas resulta esencial si se pretende reducir dichos plazos.