La firma electrónica, la firma digital y la firma digitalizada son conceptos muy relacionados entre ellos que pueden confundirse fácilmente. Sin embargo, cada una de ellas verifica información diferente y no todas pueden probar la identidad del firmante. Por este motivo, es sumamente importante conocer las diferencias entre ellas y usar siempre la más adecuada en función de cada necesidad.

Firma electrónica: qué es y qué regulación aplica

La firma electrónica engloba un conjunto de datos en formato electrónico vinculados a otra información mediante la cual se verifica, en diferentes grados, la integridad de los documentos firmados, así como la identidad del firmante.

El Reglamento (UE) N.º 910/2014 es el marco regulatorio en el que se especifica el uso, las funcionalidades, los tipos y la validez de cada tipo de firma electrónica. Además, establece los diferentes tipos de firma electrónica y regula sus usos.

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple es la más simple de usar, pero no la más completa. La limitación de esta firma es que no permite validar la identidad de la persona, por lo que el firmante puede no ser el real.

Firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada es más segura, ya que esta sí permite identificar al firmante.

Firma electrónica cualificada

Esta firma también permite identificar al firmante, pero es necesario que este disponga de un certificado digital.

Firma digital: ¿qué es?

La firma digital es la firma que encripta los mensajes, de modo que la información que contienen no puede ser modificada de ninguna manera. Por ello, esta firma permite asegurar la integridad de la documentación. Además, también permite verificar la identidad del firmante, aunque no sirve para dar fe de ninguna manera.

Firma digitalizada

Una firma digitalizada no es más que una conversión de la firma manuscrita a una imagen. Esta imagen, que se realiza a través de dispositivos especializados, se puede guardar en formato imagen y ser usada tantas veces como sea necesario.

La firma digitalizada se caracteriza por ser muy simple de usar, pero no es la más segura. De hecho, y pese a que es una de las que más se usa, esta firma es muy fácil de falsificar, por lo que no puede probar la identidad del firmante.

Intercambio electrónico de datos (EDI): gestión documental y seguridad

Dada la gran cantidad de información que se genera a diario y las nuevas amenazas que se ciernen sobre su seguridad, cada vez son más las empresas que buscan herramientas que les permitan generar y compartir información sin que esta se vea alterada. Unas de estas herramientas son los programas conocidos como EDI, es decir, herramientas de intercambio electrónico de datos.

Las ventajas de usar un EDI son muchas, pero merece la pena destacar la seguridad que estos ofrecen al no permitir que los documentos sean alterados por terceras personas. Además, permiten verificar la identidad de los emisores y receptores de dicha información, por lo que los casos de suplantación de identidad quedan reducidos.

Beneficios de usar Vuzoon como EDI

Una de las herramientas de intercambio de datos más completa es Vuzoon; ofrece una gran cantidad de beneficios a sus usuarios, sin limitarse únicamente a garantizar la seguridad de la documentación generada y compartida.

Verificación de identidad de usuarios

Con Vuzoon, los receptores de la documentación pueden estar seguros sobre la identidad de los emisores, pues Vuzoon requiere de una validación en el proceso de identificación. Así, todos aquellos que quieran hacer uso de sus servicios deberán acreditar su identidad mediante el uso de un DNI electrónico o bien un certificado digital. De este modo, la suplantación de identidad no es posible, lo que evita muchos problemas legales y uso indebido de información confidencial.

Integridad de la información generada y compartida

La modificación de las facturas es otro problema con el que se enfrentan los negocios, pues estas pueden ser interceptadas por terceros y modificadas.

Muchos son los casos en los que se han variado los números de cuenta en los que realizar el pago por los bienes o servicios prestados, generando situaciones de impago. Por ello, muchos negocios se han visto obligados a duplicar sus pagos y reclamar los erróneos por la vía legal, lo que abre un proceso largo y tedioso, a la vez que reduce su líquido.

Para evitar estas situaciones, los documentos que se generan y se comparten dentro de Vuzoon no pueden ser modificados; por ello, quienes los reciben pueden estar seguros de la veracidad de la información que estos contienen.

Seguimiento y anticipo de facturas, gratuidad y sin implementación

Además de garantizar la identidad de los usuarios y la autenticidad de la documentación generada, Vuzoon ofrece muchas otras ventajas a aquellas organizaciones que quieran hacer uso de él.

La trazabilidad de las facturas es otra de las características de este programa, pues se puede seguir el estado de estas en tiempo real. Así, si los emisores de facturas pueden ver si estas se han compartido correctamente, si han sido validadas o bien si han sido rechazadas.

El anticipo de facturas es otra de las funcionalidades que ofrece Vuzoon y que lo diferencian del resto de programas similares. Sus usuarios pueden acceder, desde el mismo programa, a un anticipo de las facturas que se han creado dentro del programa sin necesidad de pasar por largos períodos de tiempo o bien presentar mucha documentación.

Perder horas en la implementación de una herramienta dentro del departamento de contabilidad no es algo que todas las empresas puedan permitirse. La ventaja de Vuzoon es que está alojado en la nube y no requiere de ningún tipo de implementación. Una vez se han generado las credenciales y se ha verificado la identidad, ya se puede empezar a usar sin ningún tipo de limitación.

Por último, cabe destacar que Vuzoon es completamente gratuito. A diferencia de otras herramientas con similares prestaciones, Vuzoon no supone un coste extra para ninguna empresa.

Reconocer el tipo de firmas electrónicas que hay y usar una buena herramienta de intercambio de datos electrónicos es la mejor manera de evitar problemas con la modificación de la información y la suplantación de identidad.