El Compliance o cumplimiento es un aspecto importante de la gestión de riesgos de una empresa. Ya que, el incumplimiento de las leyes y regulaciones puede tener consecuencias graves, como sanciones financieras, pérdida de confianza de los clientes y daños a la reputación. Por lo tanto, es esencial que las empresas establezcan sistemas de cumplimiento efectivos y se aseguren de que todos sus empleados se conozcan con ellos y los sigan.

¿Qué es compliance?

El compliance es el conjunto de medidas y procedimientos que tienen como objetivo asegurar el cumplimiento de las leyes y normas aplicables a una empresa u organización. Esto incluye tanto el cumplimiento interno de la empresa, como su cumplimiento con respecto a terceros y otras entidades gubernamentales.

El compliance nació en la década de los 70 en el sistema financiero y en el sector jurídico de los Estados Unidos, debido a que se descubrieron actos de corrupción en grandes empresas. Se trata de un término inglés que se traduce como el cumplimiento normativo y hace referencia a las normas internas y externas, ya sea en una empresa, pública o privada. En otras palabras, el compliance es el proceso de garantizar que se cumplan todas las leyes y reglamentos para evitar sanciones.

Objetivos del Compliance en la empresa

El compliance o cumplimiento es una forma de garantizar que la empresa cumple con la ley y la normativa. Contribuye a garantizar que los procesos de la empresa sean eficientes y eficaces, creando así un entorno de trabajo más seguro.

Los objetivos del cumplimiento en una empresa incluyen:

• Garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos, códigos o normas aplicables;
• Evitar un impacto material adverso en sus operaciones comerciales.
• Minimizar la exposición a riesgos o daños financieros significativos.
• Evitar que las personas que puedan ser vulnerables a la coacción, la intimidación o el chantaje participen en actividades ilícitas mediante soborno o de otro modo.

¿Por qué es necesario para pymes y empresas?

Existen muchas razones por las que el compliance es necesario para las empresas y pymes, entre ellas, porque:

Es necesario para que las pymes y las empresas se aseguren de que no infringen ninguna ley o reglamento. El cumplimiento puede ayudar a la empresa a evitar multas y sanciones, proteger su reputación y proteger sus activos.

Para cumplir las leyes y los reglamentos, una organización debe conocer a fondo qué es el compliance y cómo le afecta.

Es una enorme ventaja competitiva y facilita los contratos con cualquier empresa o multinacional.

Contribuye a mejorar en gran medida la imagen corporativa y la reputación de la empresa. Proporciona transparencia y seguridad a los empresarios.

Promueve una cultura de cumplimiento y ética empresarial.

¿Cuáles son las funciones del Compliance Officer?

El compliance officer o responsable de cumplimiento tiene muchas tareas diarias. Una de ellas es informar a los directivos sobre las obligaciones fiscales y legales de la empresa. En este caso, el funcionario tiene que informar periódicamente para asegurarse de que todo se ha cumplido en un plazo determinado.  Al mismo tiempo, debe asegurarse de que los empleados no cometan irregularidades que entren en el ámbito de aplicación de las normas de la organización. En tales casos, deberá adoptar las medidas correctoras necesarias.

También debe elaborar manuales de conducta y política para todos los departamentos de la empresa. En él, debe especificar qué códigos son sacrosantos para garantizar una coherencia adecuada en todo el grupo de trabajo. Por otra parte, establecerá parámetros para la evaluación de cada empleado, adaptados a cada departamento afectado. Esto ayudará a mantener los requisitos en cada área y a crear una empresa 100% competitiva. Todo ello se consigue mediante una adecuada gestión de la agenda de trabajo, que es un eslabón clave en cualquier empresa.

Beneficios del compliance

El compliance es una buena práctica empresarial. Protege a la empresa, a sus empleados, al medio ambiente y hasta a sus clientes.

Protege a la empresa porque garantiza que los empleados cumplen las leyes, normas y reglamentos aplicables a sus funciones en la organización. Esto reduce el riesgo de multas o sanciones por incumplimiento de los requisitos legales.

También protege a los empleados porque establece normas de comportamiento justas que se aplican por igual a toda la plantilla y evita la discriminación o el trato injusto. Ya sea, por motivos de identidad de género, situación familiar, raza u origen étnico, religión/creencias no relacionadas con el rendimiento laboral, etc.

El compliance también puede proteger a los clientes de productos o servicios inseguros, así como prevenir el fraude contra ellos por parte de empresas sin escrúpulos que podrían buscar beneficios financieros a su costa.

¿Cuáles son sus diferentes tipos?

Aunque el objetivo siempre es el mismo, podemos distinguir diferentes tipos de compliance:

Compliance Penal: establece las normas para la prevención de delitos que podrían acarrear consecuencias penales para la empresa.

Compliance Corporativo: regulación del cumplimiento de las normas éticas y códigos jurídicos de la empresa en sus diferentes sedes o sucursales.

Compliance del medio ambiente: la empresa debe cuidar las normativas de resguardo y cuidado del medio ambiente.

Compliance de la salud pública: prevención de la salud y bienestar de los trabajadores, usuarios y consumidores de la empresa.

Compliance de prevención de riesgos laborales: regula que las relaciones profesionales entre empleados y representantes se ajusten al marco legal vigente.

Compliance de mercado y clientes: protección de los consumidores en sus operaciones de compra, así como las obligaciones de la empresa respecto a estas.

Compliance anticorrupción: previene y resuelve actividades de corrupción en la administración empresarial.

Compliance fiscal: regula el comportamiento fiscal de las empresas. Previene delitos y las sanciones legales.

Compliance contra delitos tecnológicos: establece medidas de control y de cumplimiento de protección de la información digital sensible, de la empresa y de sus usuarios.

Compliance financiero: busca prevenir el fraude de forma integral y establecer normas para la protección de los múltiples procedimientos financieros y tributarios de la empresa.