Asistente virtual en una empresa
Gedesco

20 años de financiación e innovación

Por qué deberías incluir un asistente virtual en tu negocio para crecer

Quizá actualmente seas una de las personas que aún piensan que el hecho de tener un asistente virtual es cosa del futuro o te suene a ciencia ficción. Pero no, realmente es algo que está presente en nuestra época y su uso va en aumento exponencialmente. Cada vez son más los empresarios, propietarios de pymes o profesionales independientes que eligen contar con sus servicios debido a los beneficios que ofrece. Pero, antes de nada, si quieres completar tu información con todo lo que necesitas saber sobre marketing digital y otras variantes que se pueden aplicar en tu empresa, puedes consultar aquí.

Muchas veces, los servicios de asistente virtual los puede cubrir un robot con inteligencia artificial (IA), preparados y capacitados para desarrollar sus funciones de manera automatizada ofreciendo el mismo servicio que el personal humano y garantizando la misma calidad. Si te interesa aprender más sobre este tema, a continuación, daremos más detalles y también te diremos por qué incluir un asistente virtual en tu empresa…

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un contratista independiente que, normalmente, trabaja desde una ubicación remota (casa, oficina, entre otros) y da el soporte necesario a diversos clientes en una industria cualquiera, al brindar servicios administrativos, técnicos y creativos.

Básicamente, podemos decir que son los encargados de dar un apoyo técnico a los clientes sobre las preguntas técnicas y/o administrativas que realicen vía telefónica o a través de los famosos ‘chat bot’. No necesariamente tienen que ser personas físicas las que ocupen este puesto. Como mencionamos anteriormente, dicha tarea puede ser llevada a cabo por un robot que funcione con inteligencia artificial y que esté preparado para cumplir todas sus funciones de manera automatizada.

Cuando las funciones de un asistente virtual las cumple una persona física, comúnmente se trata de una persona externa a la empresa en cuestión, a la cual contrataron para que lleve a cabo ciertas funciones administrativas como si fuera uno más de la empresa.

Por otro lado, en el caso de los robots, mediante su IA pueden ser configurados y programados para dar respuesta a las preguntas de los clientes como si fuera un humano quien ocupase su puesto, en lugar de una máquina. Esta función la pueden realizar gracias a su reconocimiento de voz y a su capacidad de realizar transcripciones bidireccionales.

¿De qué manera puede ayudar en tu negocio?

Ya te puedes estar imaginando cómo puede ayudarte un asistente virtual en tu negocio. Y quizá pienses que es una herramienta de alto coste, pero realmente no es así. Debes imaginar que este asistente es una herramienta (valga la redundancia) que, al igual que las demás, se puede modificar y adaptar totalmente a tu modelo de negocio. Por lo tanto, el precio siempre variará en función de cuántos ‘extras’ quieras añadirle al servicio propio.

Ahora bien, dejando a un lado el tema del coste, vamos a lo esencial y es ver los beneficios que puede traer a tu empresa. Primeramente debemos mencionar que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Porque sí, ambos servicios siempre se relacionan cuando tratamos con asesores telefónicos. Esto es gracias a que, si se trata de una persona externa o un robot, no tendrás que pagar impuestos, ni seguros, ni formación específica, ni disponer de un espacio físico, como oficinas con equipos costosos, entre muchas cosas más.

Tareas en las que un asistente virtual te servirá de ayuda

A parte de ese importante ahorro de tiempo y dinero, también te ayudará con las siguientes tareas:

  • Soporte técnico.
  • Desarrollar tareas de contabilidad y facturación.
  • Desarrolla gestiones administrativas.
  • Brinda información en tiempo real.
  • Capacidad de organizar agendas (recordatorios, eventos, citas, entre otros).
  • Desarrolla sitios web.
  • Administra las redes sociales, proyectos de marketing y publicidad, correos, etcétera.
  • Brinda asistencia telefónica y en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
  • Hace traducciones bilaterales de voz a texto y viceversa.
  • Desarrolla y administra las bases de datos.
  • Logra disminuir el número de llamadas perdidas.
  • Tiene la capacidad de investigar algo por internet.
  • Gestiona y organiza los horarios de los trabajadores.
  • Realiza todo tipo de informes.
  • Distribuye las llamadas telefónicas.
  • Hace compras de productos online.
  • Controla los cobros y es capaz de reclamar los impagos.

Ventajas de usar un asistente virtual

Si lo que mencionamos anteriormente no te bastó para conocer los beneficios que le puede traer un asistente virtual a tu empresa, entonces vamos a hablarte de algunas ventajas más que posee dicho servicio:

  1. Incrementa la productividad y de esta manera reduce los niveles de estrés: Todos sabemos que la manera de poder realizar una jornada de trabajo sin estrés es poder dejar de preocuparse por organizar el tiempo para poder cumplir con las obligaciones pendientes. Cuando cada área de tu empresa está siendo atendida por un profesional capacitado, las situaciones inesperadas se reducen en gran medida. Y ante cualquier problema existente, un asistente virtual está en la capacidad de atenderlo sin que se generen mayores complicaciones.
  2. Puedes ahorrar dinero y culminar una mayor cantidad de tareas: Es común tener la idea de pensar que un asistente virtual es una herramienta costosa, pero ¿te has detenido a pensar cuánto cuesta tu tiempo? El uso de este asistente te librará de cumplir muchas tareas pendientes y te brindará un tiempo libre con el que antes no contabas.
  3. Puedes contratarlo por un tiempo justo. De esta manera inviertes de acuerdo a tu presupuesto: Tal vez tengas un presupuesto reducido y cuando estás emprendiendo, el dinero puede ser un problema. Por esa razón, sabemos que tomar la decisión de contar con un asistente virtual es pensar sabiamente, ya que lo podrás usar para aquella tarea necesaria pero que tú no sabes desarrollar o no puedes hacer por falta de tiempo, y también, lo podrás usar solo por las horas o el tiempo que necesites. Esto puede ser por hora, por proyecto o por plazo específico.

Una apariencia más profesional para tu negocio

Como podrás notar, un asistente virtual hace que tu negocio o empresa tenga una apariencia más profesional, sin que exista la necesidad de expandir físicamente las instalaciones, ni de contratar más personal y tampoco realizar grandes gastos.

Lo mejor de todo es que puedes realizar pruebas de su funcionamiento por unas semanas o meses. Para esto, acuerdas un precio por los servicios que va a realizar y luego, si lo deseas, puedes recontratar. Y de esta manera, podrás saber a ciencia cierta por qué debes incluir un asistente virtual en tu empresa.