Sistema de Gestión Lean, de la Estrategia a la Excelencia

Socio Director de LeanSis Productividad

El principal problema al que se enfrentan las empresas hoy en día es la falta de una organización alineada y enfocada a la acción. El Sistema de Gestión Lean (SGL) es el método para guiar a la empresa y enfocarla a la consecución de los objetivos estratégicos del negocio. El éxito del sistema se sostiene en el despliegue de los indicadores y los planes de acción en cada uno de los niveles jerárquicos, desde la dirección general hasta el último de los trabajadores de la empresa.

La mejora de los indicadores está garantizada por tres motivos esencialmente:

> Una jerarquía clara y enfocada al aporte de valor de cada función.

> Una organización de los recursos humanos robusta y sostenible, con control y revisión frecuente.

> Los Talleres de Mejora, priorizando los recursos según las directrices de la dirección.

La estructura del Sistema de Gestión Lean (SGL) debe implicar a todos los trabajadores de la empresa, desde la dirección general hasta todos los empleados, mediante la aplicación del Método Lean de Mejora Continua.

El punto de partida siempre debe ser una Visión y Misión clara del negocio. Una vez establecidas las grandes líneas estratégicas, ¿cómo conseguir desplegarlas a lo largo de la organización?

Hoshin Kanri

‘Hoshin Kanri’ es un método basado en la cooperación de toda la empresa para alcanzar los objetivos estratégicos a largo plazo y el plan de gestión a corto plazo. A través de la aplicación del despliegue ‘Hoshin Kanri’ se formulan objetivos, planes y metas en cascada para toda la organización. El sistema permite monitorizar la consecución de los objetivos y la efectividad de los planes, creando una cultura de mejora continua en los procesos de planeamiento estratégico.

‘Hoshin Kanri’ abarca dos dimensiones, la dirección estratégica y la gestión operativa. La sistemática de revisiones periódicas nos asegura el progreso de la implantación de las líneas estratégicas, incluso a muy bajo nivel (diario o semanal), ya que el sistema de mejora continua garantiza la revisión y mejora de los procesos como parte del día a día.

Otro punto importante dentro del Sistema de Gestión Lean es la adaptación de los organigrama y, en definitiva, la jerarquía de la empresa, con un enfoque de funciones, que tienen claramente definido su aporte de valor dentro de la estrategia de la empresa. Es muy importante que la jerarquía, en el pasado concebida como auténticos “reinos de taifas”, sea clara y ágil para asegurar que las acciones enfocadas a la mejora fluyan muy rápido dentro de la organización.

Llegado a este punto, tenemos una organización y jerarquía, sobre el papel, enfocada a la acción, y además un despliegue de las líneas estratégicas en objetivos concretos de cada departamento o función. Pero ¿cómo podemos garantizar que se llevan a cabo los planes en los plazos marcados?

Lean de Mejora Continua

La respuesta es la implantación de la metodología Lean de Mejora Continua en todos los ámbitos de la empresa. Cada miembro en la organización pertenece a un Grupo Autónomo de Personas (GAP) y conoce su función dentro del grupo y los objetivos del mismo.

Existe una gestión visual de los indicadores y un sistema de comunicación basado en reuniones diarias, en las que se analizan los resultados del día anterior, se ejecutan planes de acción para alcanzar los objetivos que nos hemos marcado y, lo más importante, conseguimos la implicación de todos.

Existen tres tipos de metodologías Lean en función del tipo de procesos que realicemos:

Lean Manufacturing. El objetivo es la excelencia en las operaciones. El ámbito es el área de operaciones principalmente: producción, logística, almacenes, mantenimiento, calidad de planta, etc., y dispone de todas las herramientas para la mejora de los procesos en este ámbito.

Lean Office. Garantiza la excelencia en los procesos administrativos, financieros, comerciales, de compras, calidad, ingeniería… En definitiva, todos los procesos que existen en un entorno más burocrático o de oficinas

Lean Projects. Excelencia en la gestión de los proyectos. Es un aspecto muy importante, puesto que en las empresas se desarrollan proyectos de creación de nuevos productos o servicios, nuevas instalaciones, nuevos desarrollos o implantaciones informáticas o de sistemas de calidad, proyectos de mejora… No podemos dejar que la organización de departamentos asfixie la evolución rápida de los proyectos, que son el futuro de las organizaciones.

Las personas

Por último, los procesos están en manos de las personas. ¿Cómo podemos pensar en excelencia empresarial sin planes que aseguren el desarrollo de las personas y de los equipos? Esta crisis nos ha hecho olvidar en muchos casos que las personas son las que diferencian a unas organizaciones de otras. Las estrategias y los procesos se pueden copiar, todas las personas de una organización no.

La metodología Lean Personas de Mejora Continua del Desarrollo Personal y el Liderazgo garantiza que disponemos de las mejores personas en cada puesto de trabajo. El enfoque debe ser de implicar, alinear, formar en las habilidades técnicas necesarias para cada puesto y, lo que es más importante, capacitar en las aptitudes inherentes al puesto que desempeña: liderazgo, comunicación, negociación, productividad personal, gestión del estrés, gestión de conflictos, coaching…

Todo comienza en las personas y todo termina en las personas, porque son las personas de nuestras organizaciones las que con su implicación, aportaciones y espíritu de mejora continua hacen posible la optimización de los procesos y, con ello, la mejora en la productividad y de los resultados empresariales.

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