La liquidez es uno de los pilares básicos para el correcto funcionamiento de cualquier negocio, por lo que suele ser uno de los conceptos que más preocupa a empresas. El hecho de tener que recurrir a financiación reduce, considerablemente, los márgenes comerciales; sin embargo, la única manera de evitar hacer uso de este recurso es tener toda la información sobre como los clientes pagan las facturas. Así, se pueden hacer previsiones de líquido, las cuales son esenciales para la toma de decisiones estratégicas que ayuden a crecer el negocio. Por ello, tener claro qué es el período medio de cobro y cómo se calcula es básico en cualquier departamento de contabilidad.

¿Qué es el Período Medio de Cobro (PMC) y el Período Medio de Pago (PMP)?

Tanto el Período Medio de Cobro como el Período Medio de Pago hacen referencia al tiempo que transcurre entre el momento en el que se entregan los bienes o servicios hasta que se efectúa el pago.

Dentro de una organización, el PMP sería el tiempo que transcurre entre que reciben los bienes o servicios y se hace efectiva la factura. Por el contrario, el PMP es el tiempo que esta organización tarda a pagar a sus proveedores.

El período medio de cobro es, pues, el concepto que se debe saber calcular y optimizar si se quiere dotar a la empresa de mayor liquidez.

¿Cómo se calcula el período medio de cobro?

Para calcular el período medio de cobro, la fórmula que debe usarse es la siguiente:

PMC = 365 X Saldo medio de clientes / ventas x (1+IVA).

Es importante tener en cuenta los siguientes conceptos:

El saldo medio de clientes corresponde a saldo de los clientes que tiene una empresa dentro del período que se quiere estudiar; es decir, es la media entre las ventas pendientes de cobro al inicio del año y las ventas pendientes de cobro a finales de año. Para calcular el saldo medio de clientes, debe cogerse el saldo de dos períodos equivalentes, sumarlos y dividirlos por dos.

Las ventas hace referencia a las transacciones que se han llevado a cabo durante el período que estamos analizando.

Ejemplo práctico para calcular el período medio de cobro

Para calcular este período, lo esencial es tener los datos actualizados. Así, si una empresa que cuenta con un saldo de clientes de 100.000 euros, por ejemplo, a 31/12/2020 y con 120.000 euros a fecha 31/12/2021, tiene un saldo medio de 110.000 euros. Esta cifra se obtiene al sumar los dos saldos y dividirlos por 2.

Además, también se debe considerar las ventas junto al IVA. Así, si las ventas del 2021 han sido de 350.000 €, el total sería de 423.500 euros.

Aplicando la fórmula:

PMC=110.000 / 60.500 X 365 = 94.8

Es decir, el plazo medio de cobro es de 95 días.

¿Se puede optimizar el período medio de cobro?

Mejorar el período es una opción que tener muy en cuenta si se pretende mejorar la liquidez de la empresa. Pese a que no siempre es posible, hay varias estrategias que pueden optimizarlo bastante si se tienen en cuenta.

Optimizar los tiempos de venta: es decir, entregar más rápidamente los bienes o prestación del servicio desde que se hace la venta.

Mejorar el proceso de facturación: una vez se ha realizado la entrega de bienes o la prestación de los servicios, se debe emitir la factura. A cuanto antes se emita esta, antes se recibirá el cobro.

Envíos de facturas: el proceso de envío de facturas también debe ser optimizado y es que estas deben llegar a los clientes lo más rápido posible, sin errores y en un formato que sea fácil de gestionar. Por ello, el uso de herramientas de facturación en la nube y las soluciones de intercambio de documentos electrónicos son fundamentales en cualquier organización.

Negociar el plazo de cobro: esta es, sin duda, la opción que más difícil puede ser, ya que se debe negociar con el cliente los días de pago. De todos modos, de acuerdo con la legislación, las empresas no pueden poner plazos de vencimiento de facturas superior a 60 días. Lo que, en la actualidad, no se está cumpliendo.

Mejorar el proceso de cobro: usar programas contables que agilicen el cobro o dar varias opciones resulta fundamental para que los clientes puedan realizar los pagos más rápida y cómodamente.

¿Cómo ayuda Vuzoon a reducir el período medio de cobro?

Vuzoon es una de las herramientas con las que se mejoran los plazos de pago, así como la emisión de las facturas y su recepción.

Como herramienta de facturación, Vuzoon permite crear facturas, gestionarlas y hacer un seguimiento de ellas a tiempo real. Por otro lado, al ser una solución para el intercambio de documentación electrónica, Vuzoon mejora la comunicación entre las partes, pues las facturas se reciben al momento.

Además, con esta solución, se mejora la seguridad a la hora de compartir información, pues todos sus usuarios deben pasar por un proceso de verificación de identidad al darse de alta en la plataforma.

Pese a que la legislación establece que los plazos de pago entre organizaciones deben ser inferiores a 60 días, aún son muchas las empresas que siguen pagando con vencimientos superiores. A todo esto, hay que añadirle los posibles errores contables que solo retrasan más estos períodos. Por ello, si se quiere poder reducir estos plazos y obtener mejor liquidez, las empresas deben plantearse la necesidad de buscar herramientas diseñadas para la optimización del departamento de contabilidad.