La administración tributaria juega un papel fundamental tanto para las empresas como para los gobiernos. Es por ello que crea mecanismos de control y supervisión para una eficiente administración de recursos. Uno de estos mecanismos es el VIES. Se trata de una base de datos que gestiona la Agencia Tributaria para conocer las compañías que hacen transacciones con otros países de la Unión Europa y que recaudan IVA. Este Sistema de Intercambio de Información Sobre el IVA es ejecutado por todas las naciones que forman parte de la Unión Europea. No importa si venden productos o servicios, todas las operaciones pasan por este mecanismo.

¿Qué es el VIES?

Es un gran centro de datos e información que agrupa a miles de empresas que realizan negocios con otros países de la Unión Europea. De este modo, el VIES sirve para medir y conocer todas las transacciones que involucran el IVA con el extranjero. Es importante para Hacienda saber qué compañía está negociando con organizaciones del extranjero, es por esta razón que se creó este censo. Es por ello que toda empresa está obligada a darse de alta para poder hacer el pago respectivo de sus impuestos, ya que de lo contrario será sancionada.

Por otro lado, el IVA es uno de los tributos más importantes, ya que grava el consumo de productos y servicios en un país. Cuando las empresas hacen transacciones internacionales, estas operaciones están sujetas de ser gravadas con el IVA Intracomunitario. Por eso es tan importante que tu compañía esté registrada en esta base de datos, ya que es un requisito indispensable para comerciar con empresas en toda la Comunidad Europea.

¿Para qué sirve el VIES?

La utilidad principal del VIES es que te permite obtener el número de IVA de otras organizaciones en el exterior. Posteriormente, puedes determinar si esas compañías son válidas para el comercio internacional, ya que es este es un requisito muy importante. Todas las operaciones que se hacen dentro de la Unión Europea están sujetas al IVA, pero tienen una tributación especial. En este sentido, darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) permitirá que las empresas queden exentas del IVA.

Por consiguiente, el VIES te sirve cuando vas a hacer operaciones con empresas que pertenecen a la unión. A partir de aquí, debes solicitar un nuevo NIF y verificar que esos proveedores o clientes también están registrados en el sistema. En este sentido, si ambas partes están dentro de la base de datos podrían emitir facturas excluidas de IVA, algo que les ahorraría mucho dinero. A su vez, este mecanismo también incluye a autónomos, pero no a particulares, así que debes verificar a todos los profesionales.

¿Cómo obtener el VIES?

Ahora ya sabes que es indispensable registrarse en el VIES para hacer negocios internacionales. Para poder obtenerlo debes hacer una solicitud en el Censo de Empresarios y Profesionales. Posteriormente, tienes que presentar el modelo 037 o 036 y marcar las casillas que se correspondan. Hacienda se tomará un tiempo antes de aprobar o rechazar la solicitud y darte el NIF-IVA. Por lo tanto, una vez que lo haga podrás negociar con proveedores y clientes y estar exento de IVA, aprovechando así este interesante mecanismo.

A partir de aquí, estarás dentro del censo VIES y cualquier empresa o autónomo podrá verte en la base de datos. Este código te permitirá realizar operaciones intracomunitarias con compañías que tengan o no la licencia. No obstante, este proceso puede durar más de tres meses, y cuando sucede es porque rechazaron tu solicitud. Por lo tanto, debes llenar todos los campos que solicita el documento para aumentar las posibilidades de aprobación. Es muy importante hacerlo con tiempo para no cometer ningún error.

¿Qué es el IVA Intracomunitario?

Básicamente es el impuesto que se genera cuando una empresa de un país vende un producto o servicio residente en otra nación. Esto está regulado por la Ley 37/1992 relacionado con el IVA para así canalizar el comercio entre naciones de la Unión Europea. En este sentido, se define como el lugar de realización de la operación al sitio donde llega el producto. Es importante entender que la base imponible se aplica al precio neto del producto y se le suma cualquier recargo que esté previsto en la ley.

De este modo, el IVA Intracomunitario permite que una empresa o profesional venda un bien a otra compañía perteneciente a otra nación de la UE mejorando la economía de la región. En estos casos las obligaciones fiscales son las mismas que se utilizan para el comercio interno, así que hay que tomarlo en cuenta para no tener inconvenientes con la ley. Es por ello que en la factura el vendedor debe especificar la naturaleza de la mercancía y si el cliente es persona natural o jurídica. Estos son los requisitos que se exigen en la actualidad.

¿Cómo se declara el IVA intracomunitario?

A la hora de vender a otros países, no solo es necesario que te registres en el VIES para tener el IVA intracomunitario. También debes saber cómo se declara este impuesto y cuáles son los pasos a seguir. Primero que todo, debes pertenecer al Registro de Operadores Intracomunitarios, donde están las empresas que comercializan con negocios de otras naciones. Luego de que hayas hecho la transacción debes declarar el IVA en el modelo 349 de la Agencia Tributaria, en el que se incluyen todas las transacciones realizadas.

Este formato se debe presentar ante la autoridad una vez al año con las siguientes condiciones. La primera es que las operaciones sean inferiores a 35.000 euros en el caso de productos y servicios. Por otro lado, el monto deberá ser menos de 15.000 euros si son transacciones a otras naciones de la Unión Europea. De ser así, el modelo se presentará en enero del año siguiente, pero si los montos son superiores deberá declararse cada dos o tres meses.

¿Cómo saber cuál es mi NIF intracomunitario?

EL NIF intracomunitario es uno de los elementos más importantes para hacer negocios con empresas extranjeras. Básicamente es un documento de identificación que obtiene una compañía u persona luego de que se da de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Con él obtendrás la exención del IVA al hacer operaciones con el resto de naciones de la unión, convirtiéndolo en algo indispensable. De esta manera, el primer paso es solicitarlo para que puedas disfrutar de estas ventajas a corto y mediano plazo.

Una vez que ya has cumplido con todos los pasos respectivos, puedes consultar tu NIF intracomunitario en la web de la agencia tributaria. Así conocerás cuál es el código exacto para que lo agregues en todos los documentos y facturas que sean necesarias. Por ende, cuando tengas el próximo contacto con un cliente internacional podrás remitirle esta identificación para que valide tu presencia en el VIES. Esto te ayudará a hacer las operaciones mucho más fácilmente y sin tantas barreras.