Tributación de Dietas y Gastos de Desplazamiento para Empleados IRPF

Pues bien, vamos a estudiar el tratamiento fiscal para los empleados, es decir, para aquellos sujetos que trabajan por cuenta ajena.

Primero de todo, vamos a definir qué se entiende por dietas y asignaciones para gastos: tendrán esta consideración aquellas cantidades que la Empresa abona a su trabajador cuando debe desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su Centro de trabajo. Estos desplazamientos suelen llevar aparejados una serie de gastos, como pueden ser los de transporte, comidas y, en caso de existir la necesidad de tener que pasar alguna noche fuera, gastos de alojamiento.

El tratamiento fiscal que tiene es el siguiente: en principio, se considera como una retribución que el trabajador recibe de la Empresa y, por tanto, debería incluirla en su Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. No obstante, el legislador comprende que, como se trata de cantidades que lo que pretenden es compensar una serie de gastos que para el trabajador se van a producir por motivos laborales, no deben tributar. Eso sí, establece una serie de límites y condicionantes para que esas cantidades se encuentren libres de tributación. En caso de que no se cumplan, habrá que declarar esos excesos.

Vamos a analizar cuáles son las reglas que se establecen en cuanto al Impuesto sobre el Valor Añadido y al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y que se recogen en la normativa propia de dichos Impuestos. Debemos distinguir entre Reglas Generales y Especiales. Empezaremos por las primeras:

REGLAS GENERALES.

Gastos de locomoción.

Quedan exceptuados de gravamen las cantidades destinadas a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de su lugar de trabajo habitual (sea taller, oficina, fábrica o centro de trabajo) para desempeñar sus funciones en un lugar distinto, en los siguientes importes y condiciones:

• Cuando el trabajador utilice medios de transporte público, será el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
• En otros supuestos, será la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la necesidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se acrediten, en caso de que el trabajador haga uso de su vehículo propio para ello.

Gastos de manutención y estancia.

Se encontrarán exceptuadas de gravamen las cantidades que sean destinadas por la Empresa para la compensación de los gastos corrientes de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos análogos, que se hayan devengado por gastos incurridos en municipio distinto al del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Cuando se trate de desplazamientos y permanencia por un periodo continuado superior a nueve meses, no quedarán exceptuados de gravamen dichas asignaciones excepto si tienen la consideración al efecto. No se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad y otras circunstancias que no impliquen alteración del destino de dichas asignaciones.