Cuentas anuales: ¿qué son y qué requisitos debe cumplir la empresa?

En España todas las empresas y sociedades están en la obligación de presentar cada año las cuentas anuales en el registro mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Esta información financiera pasa a estar disponible públicamente y se conservará por un período de seis años. Dicha información está disponible para que cualquier tercero pueda solicitar y obtener una copia de los estados financieros anuales de cualquier empresa. La información financiera que se encuentra en las cuentas anuales brinda una idea de la salud financiera de una empresa. Además de seguridad para el comercio entre compañías.

¿Qué ocurre cuando una sociedad o empresa no presenta sus cuentas anuales?  Si por alguna circunstancia una empresa no hace la presentación de sus cuentas anuales se produce el cierre del registro. Esto significa que el registro mercantil no registrará ningún documento de la empresa si esta última no presenta las cuentas anuales. La única excepción a esta regla general será la remoción o renuncia de administradores y gerentes, la revocación o renuncia de poderes y la liquidación de la sociedad y nombramiento de liquidadores.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son un documento único conformado por varios estados financieros de la empresa que se deben depositar anualmente en el registro mercantil en donde la empresa tenga su domicilio. Dependiendo de los activos de la empresa, los ingresos, el número de empleados, la naturaleza del negocio y la forma jurídica la ley exige que se publiquen diferentes cantidades de datos. Los estados financieros que conforman las cuentas anuales proporcionan información valiosa sobre posibles socios comerciales. Esta información se puede utilizar para tomar decisiones como comprar acciones de capital o bienes o emprender acciones legales para cobrar deudas.

Asimismo, por medio de las cuentas anuales se puede conocer la situación financiera de la empresa. Además de saber los impuestos que paga la compañía, el ratio de deuda financiera, los costes variables y fijos. Así como el coste de producción unitario, los ingresos netos y brutos, el patrimonio neto, la tasa de reposición, su margen de solvencia, el stock de las mercancías, la depreciación de sus activos, entre otros muchos componentes. Por lo tanto, estas cuentas son el reflejo de lo que es la compañía en sí misma. Por esa razón, es un requisito esencial presentarlas ante el registro mercantil.

¿Cuáles son los requisitos para elaborar las cuentas anuales?

Para la presentación de las cuentas anuales se deben presentar los siguientes estados financieros: estado de flujos de efectivo, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria contable, balance de situación y el estado de cambios del patrimonio neto. El primer estado es el que especifica las salidas y entradas de efectivo del anterior ejercicio y si realmente la compañía tiene la capacidad de pagar sus deudas. El segundo estado es el que proporciona información de los gastos e ingresos que ha tenido la compañía durante el período contable.

La memoria contable es uno de los documentos más importantes. Detalla la información de todos los requisitos y contiene datos que son de interés para los accionistas. Por otro lado, el balance de situación representa la circunstancia en la que se encuentra la empresa en un momento determinado. Incluye entre sus datos los pasivos, activos y el capital de la organización. Por último, el estado de cambios del patrimonio neto es la suma de todos los aportes de los accionistas y/o beneficiarios de la institución.

¿Qué es el balance de cuentas anuales?

El balance de situación de las cuentas anuales es uno de los pilares para la elaboración de estos documentos. Es el documento que representa el estado en el que está la empresa. Así mismo te puede orientar para que sepas cuáles son las decisiones que debes tomar. A través de este documento se puede determinar el patrimonio que ha obtenido la compañía durante todo el ejercicio contable. Además, se puede hacer una comparativa con los balances anteriores para verificar cómo han sido los movimientos financieros a lo largo de un tiempo.

Asimismo, por medio del balance de las cuentas anuales podrás obtener información acerca de los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa. Los activos representan los medios con los que cuentas para poder realizar tus actividades. Es decir, es el dinero con el que invertirán en diversos proyectos. Mientras que los pasivos y el patrimonio neto son los medios con los que cuenta tu empresa, es decir, son los orígenes de los ingresos. Como puedes ver este balance es un instrumento importante para el buen mantenimiento de tu entidad.

Plazo para subsanar cuentas anuales en España

El Código de Comercio español contiene una sección segunda dedicada a la regulación de las cuentas anuales. En concreto, el art. 34.1 del Código de Comercio establece que “Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa”. Esta previsión tan genérica se ve concretada en el art. 253 LSC al indicar que “Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales”.

Para una entidad que su ejercicio termine el 31 de diciembre, el 31 de marzo debe hacer la formulación de las cuentas anuales. Siguiendo con esta línea, el 30 de abril sería la legalización de los libros contables obligatorios, entre los que están: el Libro de Inventarios, el Libro Diario y las cuentas anuales como tal. Posteriormente se hará una reunión en la Junta General de Accionistas, donde los miembros dirán la última palabra para la aprobación de las cuentas anuales. Esta junta debe llevarse a cabo antes del 30 de junio. Por último, si estas cuentas son aprobadas se deberá hacer su debido depósito o presentación ante el registro mercantil antes del 30 de julio.

Diferentes tipos de cuentas anuales

Hoy en día existen tres tipos de cuentas anuales, cada una con sus particularidades. Entre estas están: cuentas normales u ordinarias, cuentas anuales pyme y las cuentas abreviadas. Las primeras son las que utilizan las compañías de mayor tamaño y con un alto ingreso anual. Las segundas son de las más populares en España, ya que están hechas para las pequeñas y medianas empresas. Las empresas que cumplan al menos dos de los siguientes criterios pueden presentar las cuentas abreviadas:

• Valor de los activos hasta 2,85 millones de euros.
• Ingresos de hasta 5,7 millones de euros.
• Número medio de empleados: hasta 50 personas.

Dichas cuentas anuales deberán incluir:

• El balance según los art. 35.1 y 36.1 del Código de Comercio: reflejará de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
• La cuenta de pérdidas y ganancias, según los arts. 35.2 y 36.2 Código de Comercio: recogerá el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo. Existe la posibilidad de formular una cuenta de pérdidas y ganancias abreviada para el caso de que se cumplan los requisitos del art. 258 LSC.
• El estado de cambios en el patrimonio neto según los arts. 35.3 y 36.2 del código de comercio.
• Estado de flujos de efectivo art. 35.4 del Código de Comercio.

Ejemplos de cuentas anuales

El informe anual completo en España incluye: información corporativa general, informe de inversiones, declaración ecológica, informe de directores, cuenta de apropiación, resolución de la junta de accionistas, estado financiero, reporte de auditor y las cuentas anuales. Las cuentas anuales a su vez incluyen: la hoja de balance, el informe de pérdidas y ganancias, las notas, la declaración de equidad y el estado de flujo de caja. Los estados financieros son proporcionados por el registro mercantil de España. Para obtener los estados financieros de una empresa específica se requiere su nombre completo o su nombre comercial y la dirección del domicilio social.