Las cuentas anuales son una obligación que deben cumplir todas las empresas en España. El lapso para presentar el modelo de cuentas anuales del Registro Mercantil vence por lo general el 30 de julio de cada año. En las cuentas anuales se refleja la situación contable de una empresa, su situación financiera y su estructura económica. Estas se presentan como su nombre lo indica, cada 12 meses, al cierre de cada ejercicio económico.

El depósito del modelo de las cuentas anuales en el Registro Mercantil se hace en función del tipo de empresa. Asimismo, deben presentarse en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio fiscal establecido. Las cuentas anuales además de una obligación permiten que tanto socios como terceros interesados en invertir en una determinada empresa conozcan su situación financiera.

¿Qué cuentas anuales se deben presentar ante el Registro Mercantil?

Las cuentas anuales contienen todos los documentos que permiten conocer la situación financiera real de la empresa. Las mismas deben contener en el modelo normal los siguientes documentos: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado total de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo. Asimismo, la memoria, la certificación de la aprobación de las cuentas anuales, el conteniendo la aplicación de resultados. Además, el informe de auditoría y certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas, en caso de que la sociedad esté obligada a auditarse.

Adicionalmente, es necesario que las empresas dispongan de un certificado de firma electrónica para realizar el depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Las empresas que según la ley pueden presentar sus cuentas anuales abreviadas y pymes están exentas de presentar el estado de flujo de efectivo. Asimismo, el formato de presentación de las mismas es más sencillo que el ordinario.

Novedades de las Órdenes JUS/793/2021 y 794/2021, de 22 de julio

De acuerdo a la Orden JUS/793/2021, de 22 de julio establece la aprobación de los modelos de presentación de las cuentas anuales consolidadas ante el Registro Mercantil de los sujetos obligados a ser publicados: Modelo normalizado consolidado. Además, las empresas deben depositar las cuentas anuales consolidadas a través del formato electrónico único europeo. También establece que hay que presentar en la auditoría la fecha de informe de emisión de la misma. Se debe incluir el tipo de auditoría y el número ROAC. Y llevar el estado de información no financiera y la publicación en la página web.

Mientras que la Orden JUS/794/2021, de 22 de julio establece que se aprueban todos los modelos de presentación de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil de los sujetos obligados a su publicación. En este caso sería el: Modelo normalizado abreviado. Según este modelo de cuentas anuales ante el Registro Mercantil las sociedades que han sometido sus cuentas a una auditoría aceptan la inclusión. De acuerdo a la fecha de emisión del informe de la auditoría, la indicación del tipo de esta que se haya llevado a cabo (obligatoria o voluntaria).

A todo esto, se le agrega el número de ROAC de la sociedad o auditor de la auditoría quien haya emitido el informe. La segunda novedad en la Orden JUS/794/2021 es acerca de la información no financiera. La cual establece que se debe presentar el estado de información no financiera ante el Registro Mercantil y la publicación de la misma en la web. Siguiendo con esta línea, la tercera novedad del modelo de cuentas anuales ante el Registro Mercantil es que toda empresa tendrá que presentar la hoja de declaración Covid-19 por la alarma de la pandemia.

¿Quiénes deben presentar este modelo?

Siguiendo con el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil, las compañías que pueden presentar su modelo de cuentas anuales en el registro mercantil son las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.), las Sociedades Anónimas (S.A.), los fondos de pensiones y las Sociedades Comanditarias por acciones y de garantía recíproca. Aunado a estas, y en general, cualquier entidad y empresarios pueden hacer la presentación de sus cuentas anuales al Registro Mercantil. Deben hacerlo en Registro de su domicilio siempre y cuando, de acuerdo a las leyes vigentes, estén en la obligación de llevar a cabo esta acción.

Asimismo, tienen que depositar su modelo cuentas anuales ante el Registro Mercantil un mes después de su aprobación y si no cumplen con el plazo se acarrean sanciones por la falta. Todos los empresarios que están inscritos, según el reglamento del Registro Mercantil, podrán solicitar el depósito de sus cuentas anuales formuladas correctamente.

Plazo de presentación del modelo de cuentas anuales en el RM

El modelo de cuentas anuales ante el Registro Mercantil deberá ser elaborado en un período de tres meses a partir del último cierre del ejercicio contable. Esta acción debe ser llevada a cabo por los administradores y/o empresarios responsables. Quienes responderán por cualquier error o falla que pueda suceder en la presentación de las cuentas. Si el cierre del ejercicio económico de una empresa es el 31 de diciembre, tendrías hasta el 31 de marzo para crear dichas cuentas. Y estas deberán ser firmadas por cada uno de los integrantes de la sociedad.

Posteriormente, un mes después para el 30 de abril se tiene que realizar la debida legalización de los libros contables obligatorios. Entre estos libros están: el libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el libro Diario. Luego, el 30 de junio se deben llevar todos estos documentos a la Junta General de la Entidad o Junta General de Accionistas en donde aprobarán o no el modelo cuentas anuales registro mercantil. Una vez aceptado y transcurrido un mes para el 30 de julio, se debe hacer el depósito de dichas cuentas ante el Registro Mercantil.

Consecuencias de la no presentación de este modelo

En el caso de incumplimiento de los plazos establecidos para la presentación del modelo de cuentas anuales ante el Registro Mercantil las sanciones acarrean multas entre 1.200 a 60.000 euros. Estas están determinadas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. En el caso de que estas sociedades tengan un volumen de facturación anual que supere los 6 millones de euros, la sanción sumará a cada año de atraso 300.000 euros.

Asimismo, es de suma importancia que se presenten las cuentas anuales lo más pronto posible. Así sea fuera de plazo. Ya que se puede producir un depósito antes del procedimiento sancionador lo que hace que la multa se reduzca a un 50%. Además de ello, la no presentación del modelo cuentas anuales registro mercantil también provoca el cierre de la hoja registral de las empresas. El cierre de esta hoja impide que se registren los actos y modificaciones que se producen en la empresa.