¿Cómo informar a los empleados si la empresa usa algoritmos de IA que deciden sobre sus condiciones laborales?

Guía para cumplir con la obligación de información algorítmica en el ámbito laboral que incorpora el Real Decreto 723/2026 y que está en vigor desde el 5 de octubre de 2026.

¿Qué empresas están obligadas a informar sobre el uso de algoritmos en el trabajo?

La obligación afecta a todas las empresas que usen algoritmos que deciden sobre las condiciones laborales o contractuales de los empleados, sin importar el tamaño o el sector de actividad. Por ejemplo, una pequeña empresa también debe informar si utiliza algún programa que:

• Asigna automáticamente los turnos.
• Reparte tareas entre la plantilla.
• Calcula comisiones o incentivos.
• Puntúa el rendimiento para decidir promociones.
• Determina el centro o la zona de trabajo.
• Recomienda qué contratos renovar o extinguir.

Es decir, si una empresa usa un software de RRHH con inteligencia artificial que aplica algoritmos de manera habitual para cambiar la distribución de la jornada de un empleado o recomendar ascensos o despidos, debe informar a los empleados.

¿Qué sistemas algorítmicos deben comunicarse a los empleados?

Algoritmos que toman decisiones 

El sistema aplica automáticamente una decisión con consecuencias: asigna un turno, calcula un bonus, distribuye las horas o selecciona a los trabajadores afectados por una determinada medida.

Por ejemplo, debes informar a los empleados si usas programas como Remuner, que a través de Remu AI conecta los datos de rendimiento de la plantilla con el sistema retributivo para calcular comisiones en tiempo real y modificar las variables de cobro según el cumplimiento de objetivos.

Algoritmos que realizan recomendaciones

Herramientas de triaje ATS como SAP SuccessFactors, Workday o Taleo integran módulos de IA que puntúan y clasifican el currículum de los candidatos asignándoles un porcentaje de compatibilidad.

Si se usan sistemas con IA como estos para generar una puntuación, una recomendación o una clasificación que influye en la decisión del responsable, forma parte del proceso de decisión y debe explicarse, aunque sea el responsable de RRHH quien ejecute la acción final.

Por tanto, la intervención humana no elimina el deber de información.

No aplica: Herramientas que no toman decisiones laborales

No todos los programas utilizados por Recursos Humanos entran en este supuesto. Queda excluidas las herramientas meramente administrativas o que realizan tareas funcionales y mecánicas como:

• Un programa que almacena contratos sin analizarlos, por ejemplo Google Drive.
• Un sistema de firma electrónica como Signaturit.
• Una aplicación de nóminas que se limita a ejecutar importes previamente fijados.
• Un calendario digital sin funciones de asignación automática.
• Una herramienta de comunicación interna, por ejemplo Slack.

¿A qué trabajadores hay que informar?

La comunicación debe dirigirse individualmente a las personas a las que resulte aplicable el sistema algorítmico.

Por ejemplo, si un algoritmo únicamente organiza los turnos del personal de tienda, la comunicación debe explicar cómo funciona para ese colectivo.

Cuando un mismo algoritmo funciona de forma diferente según el puesto, centro o departamento, conviene generar versiones específicas de la información.

Información a los representantes de los trabajadores

El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores reconoce a la representación legal el derecho a ser informada sobre los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que puedan incidir en:

• Las condiciones de trabajo.
• El acceso al empleo.
• El mantenimiento del empleo.
• La elaboración de perfiles de los trabajadores.

¿Cuándo debe entregarse la información?

El momento de la comunicación depende de la situación del trabajador y de cuándo comience a utilizarse el algoritmo.

Nuevas incorporaciones

La información debe entregarse antes de que comience la relación laboral. Puede incluirse en el propio contrato o en un documento informativo separado que el trabajador reciba antes de incorporarse.

Trabajadores que ya estaban en la empresa

El trabajador podrá solicitar la información algorítmica que todavía no tenga. La empresa deberá entregársela en un plazo máximo de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud.

Introducción de un nuevo algoritmo

Si la empresa empieza a utilizar un nuevo algoritmo que interviene en las condiciones laborales, deberá comunicarlo de manera proactiva a las personas afectadas antes de implementarlo.

*Puntualización: La obligación no nace por instalar cualquier herramienta que contenga use algoritmos. Se activa cuando la empresa habilita y utiliza una función algorítmica para adoptar decisiones que afecten a los trabajadores. Por tanto no aplica si la función está instalada, pero permanece desactivada o si es una versión de prueba con datos ficticios.

Cambios en un sistema ya utilizado

La versión actualizada también deberá entregarse, como máximo, el día en que el cambio empiece a producir efectos. A continuación vemos los casos en los que se debe informar:

 

Cómo puede saber la empresa qué algoritmos deben comunicarse a los trabajadores

Revisar los procesos y herramientas de IA que se usan en RRHH 

El inventario no debe limitarse al software gestionado por Recursos Humanos. También pueden utilizar algoritmos laborales las plataformas de operaciones, logística, ventas, atención al cliente, seguridad o planificación.

Por ejemplo, una herramienta comercial como Salesforce puede decidir objetivos y comisiones; una plataforma logística puede repartir rutas y cargas de trabajo; y un sistema de control de calidad puede generar puntuaciones utilizadas para sancionar o despedir.

Para cada herramienta debe comprobarse:

• Qué decisión laboral realiza, recomienda o condiciona.
• Qué trabajadores están sometidos al sistema.
• Qué datos utiliza.
• Qué reglas, prioridades, ponderaciones o umbrales aplica.
• Qué consecuencia puede producir.
• Qué intervención humana existe antes de aplicar la decisión.
• Desde qué fecha se utiliza y cuál es su versión vigente.

Si la empresa desconoce esta información porque el software es externo, deberá solicitársela al proveedor.

Mantener un registro centralizado  

Una plataforma de gobernanza algorítmica puede relacionar cada sistema con el proceso de RRHH correspondiente, los colectivos afectados, la versión de sus reglas y las comunicaciones generadas.

El registro debe permitir saber qué información recibió cada trabajador y qué versión del algoritmo estaba vigente en ese momento. De esta forma, la empresa puede actualizar únicamente las comunicaciones afectadas cuando cambie una regla.

Las legaltech que ayudan a las empresas a cumplir la Ley de inteligencia artificial como Atico34 ofrecen sus propios software de gobernanza IA, en este caso Atico34 AI Governance, una plataforma que conecta el inventario de IA con los procesos de RRHH e incluye soporte especializado para analizar qué herramientas y algoritmos deben ser registrados, cómo documentar todos el proceso y cómo informar a los empleados.

Otras empresas extranjeras como OneTrust lo logran mediante un «Trust Graph», permitiendo rastrear mediante control de versiones qué programas están registrados, qué reglas algorítmicas y qué notificaciones exactas se aplicaron a cada trabajador en un momento dado.

¿Qué debe contener la comunicación?

Qué sistema interviene

Debe identificarse la herramienta o sistema utilizado y la función laboral que desempeña. No basta con mencionar el nombre comercial del proveedor. Por ejemplo: “(Nombre del software): Sistema de planificación utilizado para distribuir los turnos semanales del personal de tienda”.

Qué decisión laboral puede afectar

La comunicación debe especificar de manera muy concreta si el algoritmo interviene en la jornada, las tareas, el salario, la promoción, el lugar de trabajo o la extinción del contrato.

Una expresión como “herramienta destinada a mejorar la gestión de personas” sería demasiado imprecisa.

Qué información utiliza

Deben explicarse las variables que alimentan la decisión. Por ejemplo:

• Disponibilidad comunicada.
• Horas ya trabajadas.
• Cualificación profesional.
• Cumplimiento de objetivos.
• Ventas generadas.
• Incidencias registradas.
• Evaluaciones anteriores.
• Necesidades previstas de personal.

Si determinados datos no se utilizan, también puede ser importante indicarlo cuando su exclusión ayude a entender el sistema.

Cómo se combinan los criterios

La empresa debe explicar las reglas que transforman esos datos en una recomendación o decisión. Esto puede implicar informar sobre:

• El orden de prioridad de los criterios.
• Las ponderaciones aplicadas.
• Los umbrales mínimos.
• Las reglas de desempate.
• Las situaciones que generan una alerta.
• La forma de comparar al trabajador con otros empleados.
• Las condiciones que impiden o permiten una asignación.

No es necesario entregar fórmulas matemáticas complejas si pueden explicarse de forma clara. Sin embargo, tampoco sería suficiente limitarse a decir que el sistema utiliza “criterios objetivos”.

Qué consecuencias puede tener

El trabajador debe poder entender qué puede ocurrir como resultado de la aplicación del algoritmo: recibir un turno determinado, perder un incentivo, quedar excluido de una promoción, ser trasladado a otro centro o aparecer como candidato a la extinción de su contrato.

Qué papel conserva la intervención humana

Aunque el Real Decreto 723/2026 se centra en el deber de información, resulta conveniente indicar si el resultado se aplica automáticamente o si una persona lo revisa antes de adoptar la decisión.

También debería identificarse el área o responsable al que el trabajador puede dirigirse si necesita información o quiere realizar una reclamación.

¿Cómo debe entregarse la información?

La información puede entregarse en uno o varios documentos separados:

• En el contrato o un anexo
• Desde el portal del empleado
• Por correo electrónico
• A través de una plataforma de firma o notificación electrónica

Lo recomendable es proporcionar una copia al trabajador y conservar otra con la fecha y la acreditación de su recepción.

Importante: En cualquiera de estos canales, la información debe ser accesible, almacenable e imprimible, y la empresa debe poder demostrar su transmisión o recepción.

Cómo informar al empleado según la decisión laboral que toma un algoritmo

Algoritmos que asignan turnos, horarios u horas de trabajo

La comunicación debe permitir entender cómo se elabora el cuadrante en función de la disponibilidad, las horas contratadas, los descansos, la cualificación, la previsión de demanda o el historial de cambios.

También debe explicar las reglas utilizadas para asignar noches, festivos, horas extraordinarias o reducciones de horas.

Algoritmos que asignan o redistribuyen tareas

La ficha debería concretar si se basa en experiencia, habilidades, ubicación, tiempos estimados, productividad anterior, disponibilidad o nivel de servicio.

También debe indicarse si una puntuación baja puede reducir el acceso a determinadas tareas o aumentar la carga asignada.

Algoritmos que determinan salarios, comisiones o bonus

La empresa ha de informar sobre qué datos alimentan el cálculo, cómo se atribuyen las ventas o resultados, qué objetivos y umbrales se aplican y qué operaciones quedan excluidas.

Cuando el algoritmo modifique una comisión o un complemento, deben explicarse sus reglas y el efecto que pueden tener sobre la cantidad final.

Algoritmos de rendimiento que influyen en promociones

La información debe centrarse en la relación entre la puntuación algorítmica y la progresión profesional.

Debe aclarar qué indicadores se valoran, cómo se comparan los resultados, qué puntuación permite acceder a una promoción y si el sistema descarta o prioriza automáticamente a determinados empleados.

Algoritmos que determinan o modifican el lugar de trabajo

La empresa deberá explicar las reglas utilizadas para asignar un centro, una zona, una ruta o una modalidad presencial, híbrida o a distancia.

La comunicación debe identificar qué circunstancias pueden provocar el cambio y cómo intervienen criterios como la proximidad, la demanda, la disponibilidad, el coste, la cualificación o la cobertura de vacantes.

Algoritmos que influyen en renovaciones o extinciones contractuales

La información debe describir qué indicadores pueden situar al trabajador dentro de una clasificación utilizada para decidir la continuidad de su contrato.

Esto incluye puntuaciones sobre rendimiento, productividad, absentismo, cumplimiento de objetivos, incidencias o necesidades organizativas.

Alertas algorítmicas utilizadas con fines disciplinarios

Si las alertas por bajo rendimiento, retrasos o faltas operativas se utilizan para adoptar sanciones o decisiones que afectan a la continuidad del contrato, la empresa debe explicar qué hechos generan la alerta, qué fuentes de datos se consultan, qué umbral se aplica y cómo se utiliza el resultado.

Herramientas ATS y selección de candidatos

El deber individual del Real Decreto se dirige a personas trabajadoras. Por tanto, no debe confundirse con la información que pueda corresponder a un candidato externo que todavía no mantiene una relación laboral con la empresa.

Sí puede resultar relevante cuando un sistema de selección se utiliza sobre trabajadores actuales para decidir promociones, movilidad interna o mantenimiento del empleo. En ese caso, la comunicación debe explicar cómo se analizan las competencias, qué criterios generan la puntuación y cómo influye el resultado en la decisión.

Modelo de ficha de información algorítmica 

Sistema utilizado: plataforma de planificación automática de turnos.

Decisión en la que interviene: distribución semanal de horarios, turnos nocturnos, festivos y horas adicionales.

Trabajadores a los que se aplica: personal de los centros comerciales incluido en el sistema de turnos rotativos.

Datos utilizados: disponibilidad comunicada, horas contratadas, descansos obligatorios, cualificación necesaria para cada franja, horas asignadas durante el periodo de referencia y previsión de afluencia.

Reglas principales: el sistema cubre primero las franjas con necesidades mínimas de personal, excluye asignaciones incompatibles con descansos o indisponibilidades registradas y distribuye los turnos nocturnos y festivos conforme a las reglas de rotación configuradas.

Consecuencias posibles: asignación de diferentes franjas horarias, turnos nocturnos o festivos y propuesta de horas adicionales.

Intervención humana: el responsable de planificación revisa las incompatibilidades y valida el cuadrante antes de su publicación.

Versión y vigencia: criterios aplicables desde [fecha].

A qué sanciones se exponen las empresas por no informar sobre el uso de algoritmos de IA?

El artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción leve no informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato y sus principales condiciones en los términos y plazos reglamentarios.

Las multas previstas para las infracciones leves son:

• Grado mínimo: de 70 a 150 euros.
• Grado medio: de 151 a 370 euros.
• Grado máximo: de 371 a 750 euros.

En caso de que la decisión afecte a derechos y libertades del trabajador, la cuantía de la sanción podría aumentar hasta 7.500 euros. Ya hay procedimientos sancionadores en marcha con multas de 6.250 euros.

Errores a evitar

Utilizar cláusulas genéricas

Expresiones como “la empresa podrá utilizar sistemas de inteligencia artificial” informan de una posibilidad, pero no explican el sistema existente ni sus reglas.

Entregar documentación comercial del proveedor

Un manual que describe las funciones generales del producto no suele aclarar cómo lo ha configurado la empresa ni qué efecto tiene sobre el trabajador.

Informar después de aplicar la decisión

La comunicación inicial debe entregarse antes del comienzo de la relación laboral. Las modificaciones deben comunicarse, como máximo, el día en que empiecen a producir efectos.

Ocultar las reglas alegando secreto empresarial

La empresa no tiene que entregar el código fuente, pero debe explicar las pautas, criterios y reglas aplicadas. Un acuerdo de confidencialidad con el proveedor no puede dejar sin contenido el derecho de información del trabajador.

Olvidar las actualizaciones

Una ficha inicialmente correcta puede quedar desfasada si cambian los criterios, los umbrales o la finalidad del sistema. Cada versión debe relacionarse con su fecha de vigencia y con los empleados a los que se comunicó.

Confundir recepción con aceptación

La firma o confirmación de lectura sirve para acreditar la entrega. No convierte en legal cualquier decisión algorítmica ni impide que el empleado pueda reclamar posteriormente.