Gestión de proyectos: Conoce las fases y metodologías más comunes

Si estás empezando un proyecto o quieres alcanzar una meta, necesitas un plan para lograrlo. Para que el plan se convierta en realidad, necesita encontrar personas, dinero y equipo. Y luego tienes que recopilar todo en un solo lugar y organizarlo para que todos sepan qué, cuándo y cómo hacerlo. Y la gestión de proyectos está ahí para hacer todo esto realidad, para que no termine solo en una idea. O peor aún, en una pérdida de tiempo y dinero, sin ningún resultado.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de planificación, coordinación y supervisión de un conjunto de actividades que tienen como objetivo alcanzar una meta determinada dentro de un tiempo y presupuesto previstos.

Las 5 fases de la gestión de proyectos

En términos generales, la gestión de proyectos se compone de cinco fases o etapas:

1. Inicio: en esta fase se identifica el objetivo del proyecto y se define el alcance. Se crea un equipo y se asignan roles. Se establece un presupuesto y se elabora un plan de proyecto.
2. Planificación: se establecen los objetivos y se desarrollan los detalles del proyecto. Se elabora un plan de trabajo, se asignan las actividades y los recursos. También, se establecen fechas, límites.
3. Ejecución: es aquí cuando se lleva a cabo el proyecto. Es decir, se llevan a cabo las actividades previstas en la planificación.
4. Revisión y control: se monitorizan y controlan las actividades. Se gestionan los cambios, se evalúa el progreso del proyecto y se toman las medidas necesarias para asegurar que se cumplan los objetivos. Se realiza una revisión final y se cierran todos los aspectos del proyecto.
5. Evaluación y cierre: en esta fase se realiza un seguimiento del proyecto. Se analizan y se documentan los resultados. también, se evalúa su impacto para identificar lecciones aprendidas y mejoras para el futuro.

Ventajas de la gestión de proyectos

Las ventajas de la gestión de proyectos son muchas, pero entre las principales podemos destacar qué:

• La gestión de proyectos permite alcanzar los objetivos del proyecto dentro del tiempo y presupuesto previstos, así como minimizar los riesgos y maximizar los beneficios.
• Mejora la eficacia, ya que, un buen proyecto está bien planificado y tiene un objetivo claro. De manera que, todo el equipo sabe qué se necesita hacer y cómo hacerlo, lo que permite una mayor eficacia.
• Aumenta la motivación, los proyectos bien elaborados permiten a los equipos trabajar en algo que les interesa y les motiva. El trabajo en equipo y el sentido de responsabilidad también son un factor de motivación que se ve beneficiado.
• Favorece el crecimiento, los proyectos permiten a los miembros del equipo adquirir nuevas habilidades y conocimientos. Esto se traduce en crecimiento personal y también favorece el crecimiento de la empresa, ya que se pueden aplicar las lecciones aprendidas en futuros proyectos.

Tipos de gestión de proyectos

Existen diferentes tipos de gestión de proyectos. No obstante, todos dependen de diversos factores, tales como: el tamaño, la duración, el objetivo y/o el presupuesto del proyecto. De tal manera que, a grandes rasgos, podemos identificar 3 tipos principales de gestión de proyectos:

1. Gestión de proyectos tradicional: en este tipo de gestión, el enfoque se centra en la planificación y el control de las actividades. Se siguen unos pasos y fases predefinidos. Es el tipo de proyecto más común y se adapta a la mayoría de situaciones.
2. Gestión de proyectos ágiles: en este caso, el enfoque se centra en priorizar la flexibilidad y la adaptabilidad ante los cambios. Se trata de un enfoque más moderno y se utiliza en situaciones en las que es necesario un cambio rápido.
3. Gestión de proyectos de investigación y desarrollo: en este tipo de gestión, se busca una solución a un problema concreto. Se trata de un proceso más creativo e innovador. El enfoque se centra en el desarrollo de nuevas ideas y tecnologías. No obstante, tiene sus pros y sus contras, por lo que es importante elegir la que mejor se adapte a las necesidades del proyecto.

Metodologías de gestión de proyectos

La metodología de gestión de proyectos es un sistema de principios, técnicas y procedimientos usados por personas que trabajan en una misma disciplina con el fin de alcanzar los resultados deseados. Algunas de estas metodologías son:

El método de la cascada o Waterfall

Se basa en una sucesión de pasos predefinidos que simplifica la gestión de proyectos a través de un proceso estricto y secuenciado.

El método del ciclo V

Este método de gestión de proyectos es de origen inglés. Se considera como la ampliación y mejora del modelo anterior. Se trata de un modelo rígido que es adecuado para productos cuyas especificidades son claras, inmutables y de calidad estándar.

El método PERT o TEEP

PERT o TEEP (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) se refiere a una herramienta de organización visual. El método PERT consiste en organizar un conjunto de tareas en forma de red. Gracias a su dependencia y su cronología, estas tareas contribuyen al éxito del proyecto.

El método Scrum

Es el método más utilizado en esta categoría. Posibilita realizar un proyecto de forma recurrente realizando ciclos regulares. También permite la mejora continua para una buena productividad, buena calidad del producto final y un buen ambiente de trabajo, ya que, privilegia la comunicación entre los trabajadores durante todo el proceso.

El método Kanban

Este método mejora la coordinación y colaboración entre equipos. Estos últimos tienen acceso a información clara, centralizada y permanentemente actualizada, dependiendo del desarrollo del proyecto. Su objetivo principal es mejorar la gestión del flujo avanzando gradualmente en cada actividad en el tablero de progreso.

Marco ágile de escalado SAFe (Scaled Agile Framework)

Se trata de una metodología para aplicar entre equipos. Su objetivo es alinear a todos los equipos con la estrategia principal de la compañía. Para ello, desglosa el trabajo y se las arregla para mantener a cada equipo enfocado en el resultado deseado.

El método adaptativo

El método adaptativo está diseñado para adaptarse continuamente a las circunstancias cambiantes de un proyecto. Muchos proyectos van evolucionando sobre la marcha, por lo que sus requisitos pueden no estar claramente definidos desde el principio. Por lo tanto, es difícil gestionarlos con un método tradicional.

El método de la ruta crítica

La ruta crítica es el conjunto de tareas que deben completarse para que el proyecto se complete en la fecha deseada. Este método permite determinar la duración total del proyecto.