Renting tecnológico: ¿Cuándo es recomendable y cuándo no?

Cuando pensamos en crear una empresa, de cualquier tamaño, uno de los gastos más importantes es el de infraestructura tecnológica. Y lo catalogamos como un ‘gasto’ debido a que, con el tiempo, los equipos adquiridos se desactualizan y se van convirtiendo en obsoletos. Esto obliga a que siempre esté presente la obligación de cambiarlos. Debido a distintos términos financieros, el pensar en tener todos los equipos necesarios actualizados se vuelve algo complicado. Por lo que, el renting tecnológico se convierte en una opción bastante atractiva.

¿Qué es el renting tecnológico?

Es una práctica que consiste en el alquiler de equipos tecnológicos, mediante el pago de una cuota mensual. Básicamente es una alternativa frente a la tradicional compra de equipos. Una vez transcurridos los periodos establecidos en los contratos de renting tecnológico, se pueden renovar los equipos y solicitar algunos más nuevos. O, por otro lado, también se puede extender el contrato para seguir utilizando los equipos anteriormente adquiridos. De esta forma, el cliente sólo deberá firmar un contrato nuevo y podrá seguir utilizando los equipos solicitados.

Hasta la fecha, era normal comprar los equipos necesarios y tenerlos hasta que ya estén completamente obsoletos. En otras ocasiones, se mantienen en uso hasta que no halla ninguna otra solución que sea cambiarlos porque ya no cumplen con el cometido. Actualmente, la estrategia de compra se visualiza como una debilidad frente a la competencia. Esto, debido a que no estaremos utilizando el potencial entero de las nuevas tecnologías en nuestra empresa.

El desarrollo tecnológico es constante y la vida útil de los dispositivos se reduce cada vez más. Esto se debe, en pocas palabras, a que rápidamente salen al mercado equipos nuevos con mejores prestaciones. Además de esto, tenemos la tranquilidad de saber que, en caso de daño o problemas, el proveedor del renting tecnológico, podrá facilitarnos equipos en sustitución. De esta forma, se reducen la cantidad de recursos dedicados a lo que son los servicios de mantenimiento. Se trata de una opción bastante atractiva para las compañías. Gracias a que optimiza la productividad y permite un mejor control de los gastos.

Beneficios de alquilar tecnología

Generalmente hablando, una solución de alquiler de tecnología está justificada cuando hace acto de presencia una situación singular. Por ejemplo, la necesidad de sustituir un equipo con problemas técnicos, siempre y cuando el mantenimiento del problema sea más costoso que comprar uno nuevo. Bajo este mismo sentido, puede ser interesante implementar la modalidad de alquiler, en este caso entra en juego el renting tecnológico.

Por otro lado, también puede parecer una buena opción cuando un equipo se utiliza de forma esporádica. Debido a eso, el alquiler de tecnología ha logrado alcanzar altos niveles de popularidad entre particulares. Gracias a dispositivos como drones o tablets, el renting tecnológico ha abarcado un amplio terreno en el mercado actual, tanto en el ámbito empresarial como en el profesional.

Ahora bien, el renting tecnológico se justifica cuando hablamos de equipos complicados de transportar geográficamente. Esto sucede constantemente en sedes recién abiertas o en eventos corporativos que son organizados en otras ciudades. De cualquier forma, la alternativa de alquilar tecnología sólo podrá rentabilizarse si se hacen cálculos a detalle y se estudian diversas variables. Se debe considerar los siguientes aspectos:

• La compra de los equipos tecnológicos implica una inversión inicial bastante alta. Mientras que, por otro lado, el alquiler por un periodo de tiempo puede resultar más rentable.
• Los gastos de arrendamiento son deducibles, fiscalmente hablando, para la Agencia Tributaria en la mayoría de los casos.
• Los equipos tecnológicos, por lo habitual, se devalúan luego de que transcurren algunos años. Por lo que, los beneficios de revender estos equipos para invertir el otros más modernos, suele ser algo residual. Sin embargo, los equipos alquilaros se pueden actualizar o cambiar cada vez que se necesite.

Ventajas del renting tecnológico

• Se puede prever los gastos futuros gracias a que se trabaja bajo una cuota fija.
• No necesitamos realizar una inversión inicial para utilizar los equipos. De esta forma no se descapitalizará la empresa.
• Se pueden incluir elementos de software, hardware y otros servicios que estén asociados (soporte, consultoría, mantenimiento, entre otros).
• Es un contrato de arrendamiento, no se trata de un contrato de préstamo ni de leasing para la adquisición de algún bien.
• Las cuotas mensuales y el IVA son deducibles fiscalmente en su totalidad. Esto, gracias a que son considerados como un gasto.
• El período es a corto o mediano plazo, ya que va desde 1 a 3 años.
• No existe necesidad de llevar a cabo un desembolso de dinero relevante en un momento específico. De esta forma, la compañía no se descapitaliza y podrá destinar recursos financieros a otras áreas o responsabilidades.
• El renting tecnológico no aparece reflejado en el balance de la empresa, tampoco inmovilizado en el activo ni deuda en el pasivo. En pocas palabras, no afectará la ratio de endeudamiento de la organización.
• Se puede extender el contrato de renting tecnológico cuando lo necesitemos. Así, lograremos incluir nuevos productos o servicios en un futuro.
• Al tratarse de un coste periódico permanente, podemos acometer una mejor planificación de la tesorería.
• Contamos siempre con la última tecnología disponible. Especialmente relevante en casos como puede ser un equipamiento médico o en áreas en donde los últimos avances tecnológico sea una ventaja competitiva.
• Permite una adaptación continua. Algo que realmente repercute dentro de la productividad de los empleados y en su prestigio como organización.

Otras opciones

El renting tecnológico se posiciona como una de las opciones más llamativas e importantes en la actualidad. Sin embargo, también podemos ver qué beneficios nos ofrece el leasing. A través del leasing podemos acceder a la propiedad de los equipos informáticos pagando varias cuotas. La diferencia principal entre el renting y el leasing, es el este último nos permite tener una opción a compra al finalizar el contrato de alquiler. Sin embargo, el leasing no se hace cargo de los costes de mantenimiento de los equipos el tiempo que necesites hacer uso de ellos.