¿Qué es outsourcing o externalización de servicios?

El outsourcing es un término muy conocido hoy en día y de uso muy común en el mundo. Sin embargo, existen muchos aspectos de esta práctica empresarial que son desconocidos para la mayoría de las personas. Las implicaciones, ventajas y desventajas de la implementación de este modelo de negocio para la empresa se deben analizar bien antes de decidir.

El outsourcing está empezando a significar más que subcontratar el trabajo de oficina. Se empieza a utilizar la subcontratación con un objetivo mayor que el de externalizar un área de servicio de la empresa. Hoy en día la finalidad principal de esta modalidad empresarial es la de crear un alto valor agregado. Obtener beneficios como mejorar la competitividad, eficiencia, rapidez, calidad y reestructuración mediante la reubicación de personas, constituyen su horizonte y su razón de ser.

¿Qué es outsourcing?

El outsourcing es una palabra inglesa resultante de la combinación de 3 palabras del mismo idioma outside, resource y using, y que se traduce en nuestro idioma como “subcontratación”. La subcontratación consiste en la adquisición y utilización de servicios prestados por terceros ajenos a la empresa. Estas subcontrataciones se dan con el fin de acceder a servicios y tecnologías disponibles en manos de terceros y que no posee la compañía contratante. Servicios y tecnologías que son necesarios para optimizar sus procesos productivos mientras se controlan los gastos.

La subcontratación permite concentrar los procesos de gestión en los objetivos básicos y competencias clave de la organización. Así como aumentar la flexibilidad de la estructura de la empresa, es decir, la velocidad, eficacia y eficiencia de su respuesta a los cambios en el entorno del mercado. Además, permite a quien contrata enfocarse en nuevos objetivos reduciendo costos asociados a la estructura organizativa. De esta manera también puede evitar los posibles conflictos laborales que puede surgir de la contratación de nuevos empleados.

¿Cómo es el funcionamiento dentro de una empresa?

Con el outsourcing, las tareas individuales, áreas o procesos completos que previamente han sido procesados de manera interna se transfieren a contratistas externos. Las empresas externas contratadas se especializan en el área respectiva del servicio para el que se contratan. Esto incluye tareas del área de producción, desarrollo o servicio, por ejemplo, la infraestructura de TI. De hecho, en las pequeñas y medianas empresas, la contabilidad de nóminas y la contratación de personal a menudo son subcontratadas y realizadas por empresas externas.

Es importante que solo se subcontraten las funciones secundarias, es decir, las actividades que la empresa necesita para llevar a cabo su actividad principal. Las tecnologías y competencias clave que podrían hacer que la empresa dependa de proveedores externos y proveedores de servicios y que la distingan de la competencia no deben subcontratarse. De hacerlo, se corre el riesgo de perder el control sobre los aspectos más importantes de la empresa, como el servicio al cliente y hasta su propia imagen.

Tipos de outsourcing

Cuando hablamos de outsourcing estamos hablando de la contratación de terceros para realizar una tarea que, de otra manera, nos resultaría difícil de cumplir. Sin embargo, esta subcontratación está revestida de distintos matices en función al tipo de tarea y lugar donde esta se realiza. De ahí que existan diferentes tipos de outsourcing, que pueden ser contratados al mismo tiempo por la misma empresa. Así en una situación en que la empresa funcione de manera correcta se pueden encontrar más de un tipo de outsourcing:

Outsourcing Táctico: se contrata para una tarea específica.
El Outsourcing Estratégico: busca fomentar una relación estratégica con un tercero.
Outsourcing Co-Sourcing: se comparten los riesgos y las responsabilidades, es más bien una relación societaria.
Outsourcing In house: es cuando el servicio se realiza en la misma sede de la empresa que la solicita.
El Outsourcing Offshoring: se contrata a una compañía extranjera para ejecutar tareas o manufacturar productos.
Outsourcing Off Site: los servicios se prestan en las instalaciones de quien los provee.

Etapas del proceso de outsourcing

Cuando la empresa decide externalizar parte de sus servicios mediante la contratación de un tercero, lo ideal es analizar previamente ciertos aspectos de esta contratación con el fin de establecer de forma clara cuáles son sus necesidades. Conocer el porqué de la contratación y garantizar que el servicio contratado sea el que en realidad necesita y que la empresa seleccionada sea la adecuada para la prestación de este servicio. Veamos algunos de los aspectos más recomendados:

Análisis de la situación de la empresa: con el fin de conocer las necesidades reales de la empresa y si las condiciones están dadas para externalizar.
Selección de los servicios que se pueden externalizar.
Licitación y contratación: se debe seleccionar la empresa adecuada para el servicio que se quiere subcontratar.
Proceso de transición: es el proceso de cesión de las responsabilidades.
Supervisión: mantener supervisión constante sobre el desarrollo del proyecto es fundamental.
Evaluación: el análisis de los resultados obtenidos es la última etapa.

Ventajas de externalizar servicios

Externalizar ciertas funciones de la empresa o subcontratar especialistas externos para realizar ciertas funciones le permitirá a la empresa, entre otras cosas:

Reducir costes: asociados con la adquisición de tecnologías, compra de equipos, la contratación de nuevas personas o la formación de los empleados actuales.
Ahorrar tiempo: si se subcontratan tareas específicas a una empresa externa, se podrá dedicar más tiempo a realizar otras tareas más importantes. Además, los especialistas en un campo determinado hacen su trabajo más rápido que las personas que tienen que aprender desde cero.
Obtener mayor calidad en las tareas realizadas: las empresas especializadas en una industria realizan sus funciones no solo más rápido, sino también mejor. Esto se traduce en mejores operaciones comerciales y beneficios.
Acceso a especialistas y experiencia: gracias al outsourcing, la empresa puede utilizar las últimas tecnologías, el valioso conocimiento y experiencia de los empleados de la empresa subcontratada por un costo menor.
Mejorar los niveles de eficiencia, rapidez y calidad del trabajo.

A qué desventajas se expone la empresa

En el outsourcing como en casi todas las cosas siempre se van a encontrar ventajas y desventajas. Desventajas como la pérdida de control que se puede producir al confiar por completo el desarrollo del proyecto a terceros. Una situación que puede resultar muy negativa para la empresa. O las fugas de información confidencial, siempre es posible que si la empresa contratada tiene acceso a datos confidenciales, se pueda aprovechar de la situación; lo que dejaría a quien contrata en desventaja.

También se puede elegir una empresa equivocada, un error que puede generar muchos inconvenientes e incrementar los costos operativos de la empresa. De hecho, elegir una empresa sin experiencia o sin personal calificado puede resultar en que la calidad de los servicios sea inferior a la esperada. Y, por último, las pérdidas de tiempo y resultados no deseados. La empresa contratada necesitará de la suficiente información y un tiempo de adaptación para realizar la función delegada. Incluso sus primeros resultados pueden no ser los esperados.