Uno de los documentos más usados en el día a día de los negocios son las facturas; documentos únicos y vinculantes a la hora de demostrar una compraventa o una prestación de servicios. Así, las facturas deben estar correctamente emitidas para que estas sean válidas a todos los efectos y constituyan una prueba fehaciente de la transacción comercial. Sin embargo, en caso de error, una factura se puede anular de acuerdo con el procedimiento establecido para ello.

¿Se puede anular una factura emitida por error?

Todo lo relacionado con la creación, emisión y registro de facturas está regulado en el Real Decreto 1619/2021. En él, se regula expresamente la naturaleza de las facturas, así como todos los datos que estas deben contener para que estas puedan ser contabilizadas y, por ende, válidas a todos los efectos.

Uno de los puntos que se regulan en este decreto es la anulación o la eliminación de las facturas, práctica no permitida por las consecuencias que este acto tendría en la contabilidad de las empresas sujetas a la transacción comercial. Sin embargo, los errores contables ocurren y este decreto establece dos maneras por las que se puede modificar una factura sin representar una irregularidad en los libros de registro de los negocios: la factura rectificativa y la nota de crédito. Conocer bien cómo se deben realizar estos documentos es esencial para que la factura original pueda ser rectificada correctamente.

Factura rectificativa: ¿cuándo emitirla?

La factura rectificativa, al igual que la factura ordinaria, debe contener unos campos obligatorios para que pueda ser considerada válida. Así, el primer requisito para realizarla correctamente es numerarla con una serie diferente a la que se usa para las facturas ordinarias. Además de la numeración, también debe quedar claro en la factura que se trata de una factura rectificativa.

Las modificaciones que se realizan también deben quedar muy claras en el concepto de la factura. Así, si lo que se quiere modificar son los datos identificativos, la factura rectificativa debe contener los correctos y, además, se debe especificar en el concepto la modificación que se ha hecho. Si, por el contrario, lo que se quiere modificar es el importe, la factura rectificativa deberá contener el importe correcto y se debe especificar la modificación en el concepto de ella.

Con todo, la factura rectificativa es un documento que modifica la factura original, pero no la elimina. Por ello, la original nunca debe ser borrada de los registros contables.

Nota de crédito: ¿cuándo emitirla?

La nota de crédito es otro documento por el que se puede rectificar una factura. Sin embargo, y a diferencia de la rectificativa, este documento solo puede emitirse si aún no se ha liquidado el importe correspondiente al IVA ante la Agencia Tributaria.

La nota de crédito, pese a que también tiene unos requisitos, es más simple de hacer que la factura rectificativa: solamente debe rectificarse el importe y especificar la modificación en el concepto. Así mismo, también debe seguir una numeración diferente a las facturas originales, además de contener los datos identificativos correctos de las partes que han intervenido en la transacción comercial a la que se hace referencia.

¿Cuánto tiempo hay para anular una factura?

Emitir una factura rectificativa o una nota de crédito no puede hacerse en cualquier momento, sino que hay unos plazos establecidos a tal efecto. Dichos plazos están establecidos en el artículo 4 de la Ley 21398/2021, de 24 de diciembre.

En el caso de la factura rectificativa, esta puede emitirse hasta los 4 años posteriores a la fecha de emisión de la factura original. Y, en el caso de la nota de crédito, esta tiene un plazo de 6 meses a contar de la fecha de la factura que modifica.

¿Qué sucede cuando se rectifica una factura?

Al rectificar una factura, se modifican los registros contables. Por ello, es importante hacerlo correctamente para evitar cualquier descuadre en la contabilidad. Además, como ya se ha apuntado, la factura original no puede eliminarse de dichos registros y el documento que usemos para rectificarla, debe especificarlo claramente.

Gestión eficaz de las facturas mediante los programas de facturación online

Gestionar las facturas es una de las tareas que más recursos requiere, tanto por el tiempo del personal del departamento de contabilidad como por el coste de los programas usados para ello. Aun así, los errores contables suceden y, con ellos, los plazos de pago de las facturas se alargan, afectando al líquido de las empresas. Para evitar estas complicaciones, los programas de facturación en la nube son una buena alternativa.

Optimización de los recursos de contabilidad

Vuzoon, por ejemplo, es una de estas herramientas en la nube. Con ella, no solo se pueden optimizar los recursos del departamento de contabilidad, sino que también se automatizan tareas y se evitan determinados errores contables.

Lo más importante de estas herramientas es que ya establecen series diferentes para cada uno de los diferentes tipos de factura. Además, se pueden crear y compartir muy fácilmente y con mayor seguridad de la que se obtiene usando otros programas similares.

Otro aspecto que merece la pena destacar es la organización automática de las facturas que se reciben, así como la posibilidad de importar los documentos que se reciban por otros medios usando la funcionalidad OCR. De este modo, toda la documentación está mejor organizada y permite una mejor trazabilidad tanto de las facturas como de la contabilidad.

Mayor seguridad en el intercambio de documentos

Vuzoon, además, ofrece una mayor seguridad a la hora de compartir la documentación, pues es esencial que sus usuarios verifiquen su identidad, mediante el uso de un certificado digital o DNI electrónico, antes de empezar a usar el programa. Con ello, las estafas por suplantación de identidad quedan eliminadas por completo.

Por último, muchas de estas herramientas ofrecen las características básicas de manera gratuita, aunque Vuzoon lo hace con todas ellas. Así mismo, este programa ofrece la posibilidad de anticipar los pagos de las facturas que se generen en el sistema, lo que permite a sus usuarios disponer del líquido casi al momento de la emisión de la factura.

Las herramientas de facturación en la nube son esenciales no solo a la hora de digitalizar las empresas y optimizar recursos, sino también para evitar errores contables que únicamente conllevan problemas tanto en la comunicación entre las partes, así como en los pagos.