La facturación es uno de los departamentos de la empresa que más recursos personales y económicos necesita. No simplemente es un departamento en el que se genera una gran cantidad de documentación, sino que es vital para el funcionamiento del negocio. Por ello, sus responsables deben irse adaptando a la normativa vigente en cuanto a requisitos de facturas, presentación de cuentas, impuestos, declaraciones, etc. Y, las diferencias entre factura ordinaria y simplificada son unos de los conceptos a tener muy claros si no se quiere tener problemas con la Agencia Tributaria.

¿Qué es una factura ordinaria?

Una factura ordinaria es un documento que se emite cada vez que hay una compra o venta de un bien o servicio. Así pues, es el justificante de la transacción y del pago, además de ser el documento acreditativo a la hora de presentar los impuestos anuales.

La información que debe contener este documento viene regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre y cualquier factura debe contenerla para poder ser considerada válida.

Pese a que hay varios campos que se pueden añadir a una factura, los obligados por ley son los siguientes: el número de la factura y la fecha, la razón social del profesional, así como del cliente; concepto de la factura, importe bruto y cuota tributaria, ya sea IVA o IRPF y total factura.

Si una factura no contiene dichos datos no se considera válida, por lo que no podrá ser incluida en los libros de contabilidad de la empresa y, en caso de impago, esta no podrá ser reclamada.

¿Qué es una factura simplificada?

La factura simplificada es un documento legal el cual se puede expedir si el valor de la transacción es inferior a 400 € con el IVA incluido. También se pueden efectuar facturas simplificadas cuando el importe de estas sea inferior a 3.000 € y se trate de una transacción relacionada con el transporte de personas, venta al por menor, servicios de hostelería, servicios telefónicos o utilización de instalaciones deportivas.

Como sucede con las facturas ordinarias, las facturas simplificadas también deben incluir una serie de datos obligatorios. De acuerdo con la Agencia Tributaria, estos datos son los siguientes: un número de serie, una fecha de expedición, concepto de la operación, el NIF e identificador del expeditor y el IVA soportado en caso necesario.

Así mismo, si la factura simplificada se emite para un empresario u autónomo que quiera deducirse dicha factura de sus cuentas, esta también deberá incluir el NIF del destinatario, sus datos completos y la cuota de impuesto que se quiera deducir.

Generar correctamente las facturas es esencial para evitar retrasos en los pagos; sin embargo, esta es una tarea muy rudimentaria que requiere de muchos recursos, tanto económicos como personales. Por ello, contar con un buen software de facturación en la nube es ideal.

Facturación con Vuzoon: facturación, automatización y seguridad

Vuzoon es uno de los programas de facturación en la nube con el que crear y gestionar todo tipo de facturas será mucho más fácil. De hecho, este software cuenta con una gran cantidad de funcionales con las que se evitan errores contables y pérdida de documentación, a la vez que ofrece una mayor seguridad en el intercambio de ellas.

Generación y gestión de facturas

A la hora de generar facturas, Vuzoon ofrece una gran cantidad de plantillas con las que se pueden crear todo tipo de facturas, desde las ordinarias a las rectificativas, simplificadas, etc. Además, estas quedan organizadas para que sea mucho más fácil gestionarlas en el futuro.

Así mismo, Vuzoon también organiza de forma automática las facturas recibidas y las incluyen en su base de datos para que estas se contabilicen en los libros de facturación.

Digitalización OCR

Para aquellas facturas u otra documentación relacionada con las transacciones comerciales que se reciban fuera del programa, Vuzoon permite digitalizarlas para que estas se incluyan también dentro del sistema y sea más fácil de gestionar y consultar.

Seguimiento a tiempo real

La posibilidad de hacer un seguimiento de las facturas a tiempo real permite un mayor control sobre ellas, a la vez que se pueden subsanar errores fácilmente en caso de haberlos.  Con Vuzoon, podremos ver si las facturas están enviadas, validadas o rechazadas.

Mayor seguridad en el intercambio de información

Vuzoon también funciona como EDI, es decir, como una solución de intercambio electrónico de información. Esta herramienta se caracteriza por ofrecer una mayor seguridad a la hora de compartir documentos entre socios. Para ello, cuando los usuarios de Vuzoon empiezan a hacer uso del programa, se les requiere que verifiquen su identidad mediante un certificado digital o bien un DNI electrónico. De este modo, la documentación siempre se recibe por el destinatario real y se evitan suplantaciones de identidad, así como modificación de documental.

Financiación de facturas

Por último, merece la pena destacar que Vuzoon ofrece la opción de anticipar el pago de las facturas creadas dentro del sistema. Así, sus usuarios pueden disponer del líquido sin necesidad de esperar al vencimiento de las facturas.

Tener claros los conceptos de factura ordinaria y simplificada es esencial para evitar problemas con los clientes y a la hora de hacer las declaraciones anuales. Por ello, una herramienta como Vuzoon es fundamental a la hora de llevar la contabilidad al día y automatizar tareas rudimentarias.