Gestor documental: ¿Qué es y cuáles son sus ventajas?

Jesús Eduardo Santaella

Los programas de gestión de documentos son una herramienta muy útil para la organización y el almacenamiento de archivos. La función de un gestor documental es facilitar el trabajo con documentos electrónicos, haciendo que estos estén siempre organizados y disponibles de forma rápida y sencilla.

Suelen ofrecer funcionalidades avanzadas, como la gestión de versiones, la creación de metadatos, la indexación de texto completo o la asignación de permisos y derechos de acceso.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental o gestor de documentos es una aplicación informática que se usa para indexar, almacenar, recuperar y hacer backup de documentos electrónicos o digitalizados. Por ejemplo, imágenes, páginas web, correos electrónicos y archivos de office. Los gestores de documentos pueden ser locales o en la nube. Los primeros se instalan en un ordenador y gestionan los documentos almacenados en él.

Por otro lado, los gestores en la nube, se alojan en servidores externos y permiten el acceso a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet. Además, suelen ofrecer más flexibilidad y funcionalidades que los gestores documentales locales. Puesto que, los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar o dispositivo. De manera que las empresas pueden estar seguras de que sus documentos están siempre seguros y disponibles.

¿Qué tipos de aplicaciones existen para la gestión de archivos?

Existen diferentes tipos de aplicaciones de gestión de archivos, con diferentes funcionalidades y características. Además, las mejores aplicaciones de gestión de archivos ofrecen una gran variedad de funciones para facilitar la gestión de los documentos. Entre ellas tenemos:

Software propio de gestión de documentos

Se trata de un software desarrollado por un proveedor de servicios que ofrece todos los servicios y copias de seguridad que las empresas necesitan para gestionar sus contenidos de forma segura y eficaz. Esto incluye la asistencia técnica y el alojamiento de datos en los servidores del proveedor de servicios.

Software de gestión de documentos de código abierto

El software de gestión documental de código abierto es un sistema con licencia que permite realizar cambios en el código fuente. En otras palabras, este método permite que las mejoras y las diferentes versiones del software se completen con el trabajo de una comunidad de usuarios, expertos y desarrolladores que trabajan por el mismo objetivo.

Software de gestión de documentos en español

Hoy en día existen muchos tipos de software de gestión documental, tanto de código abierto como propietario, la mayoría de ellos en español, pero también en muchos otros idiomas. Dado que este tipo de plataformas tienen un alto grado de personalización, la configuración de la herramienta se realiza en función de las especificidades de cada empresa que utiliza estos servicios. Tanto si elige una solución con despliegue internacional como con despliegue local, puede estar seguro de que su software de gestión documental estará disponible en español.

Software gratuito de gestión de documentos

Dado que la gestión documental es un proceso implantado en las empresas desde hace varios años, suelen existir grandes plataformas que ofrecen este servicio de forma gratuita, como es el caso de Google Drive, probablemente el gestor documental en la nube más conocido en la actualidad.

Ventajas de los programas de gestión de documentos para las empresas

Los programas de gestión de documentos ofrecen una gran variedad de ventajas para las empresas.

Permiten a las empresas organizar y almacenar de forma eficiente, lógica y segura todos sus documentos.
Facilitan la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa y permiten realizar búsquedas eficientes de documentos.
Posibilitan almacenar los documentos en diferentes formatos y en diferentes lugares.
Permiten realizar copias de seguridad y controlar el acceso rápido y seguro a los documentos.