Cómo escoger una gestoría

Todo ello exige mucho tiempo y unos conocimientos en muchos ámbitos que difícilmente todo el mundo puede tener. Por ese motivo, hay que escoger una asesoría o gestoría que realice este trabajo.

¿Qué servicios ofrecen las gestorías?

Las asesorías ofrecen aquellos servicios administrativos básicos para el funcionamiento de una empresa:

• Servicios fiscales: una gestoría realiza las siguientes tareas en materia fiscal:
  • Altas y bajas en las obligaciones tributarias
  • Altas y bajas en el listado de actividades profesionales
  • Confección y presentación de impuestos (IVA, IRPF…)
  • Solicitud de aplazamientos
  • Asistencia en caso de inspección fiscal

• Servicios laborales: desde un punto de vista laboral, una asesoría trabaja en los siguientes puntos:
  • Gestión de trámites de altas y bajas en la Seguridad Social
  • Confección de nóminas
  • Gestión de las declaraciones y pagos a la Seguridad Social
  • Cálculo de las retenciones a practicar a los trabajadores
  • Asesoramiento sobre temática relacionada con la prevención de riesgos laborales

• Servicios contables: una asesoría facilita las tareas a una empresa en los siguientes puntos:
  • Elaboración del libro de ingresos y gastos, IVA y libros oficiales de contabilidad.
  • Confección de las cuentas anuales
  • Planificación y estructura de la contabilidad general de la empresa
  • Explicación de los puntos fuertes y débiles de la empresa para trabajarlos

• Servicios jurídicos: las asesorías ofrecen estos servicios:
  • Constitución de la sociedad
  • Elaboración de los Estatutos
  • Elaboración de contratos entre socios
  • Gestión inmobiliaria
  • Conocimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos

¿Qué factores hay que tener en cuenta para escoger un asesor o gestor?

Antes de contactar con las gestorías del alrededor, hay que pensar sobre los siguientes aspectos:

• Establecer las necesidades y prioridades de la empresa: la gestoría permite un importante ahorro de tiempo. Por lo tanto, a más tareas descentralizadas hacia la gestoría, más tiempo en poder ocuparse en el funcionamiento de la propia actividad de la compañía.

• Buscar y comparar entre las diferentes empresas de las gestorías capaces de realizar las tareas encomendadas: antes de todo, hay que saber qué tareas se quieren pasar a una gestoría. Una vez escogidas, conocer aquéllas que ofrezcan los servicios.

• Tener en cuenta la capacidad de comunicación del asesor: hay aspectos de las materias comentadas anteriormente que son muy específicos y que son difíciles tanto de explicar como de entender. Algunas veces, hay gestores que, al preguntarles sobre alguno de ellos, contestan: “Es muy complicado, da igual, ya lo gestiono yo”. No. Una persona tiene que conocer aquellos aspectos que afectan a su empresa, por lo que es normal que pregunte todo aquello sobre lo cual tenga alguna duda. El gestor no solamente tiene que realizar las propias tareas, sino también ser capaz de explicarlas y hasta proponer áreas de mejora en aquellos aspectos que considera que las hay.

• Ver el grado de complicidad existente en la primera toma de contacto: las primeras impresiones no son definitivas, pero sí importantes. Si en un primer momento ya no ha existido un buen feeling, descartar a la persona porque difícilmente cambiará o mejorará con el paso del tiempo.
• Buscar opiniones sobre la gestoría o asesoría: en caso de conocer a otras personas que también tienen una actividad empresarial, preguntarles por si están satisfechos con su actual gestoría o si tienen referencias de la que en un principio nos ha parecido más adecuada. Nada mejor que conocer la opinión de alguien que trabaja con ella para corroborar si realmente es la más conveniente o no.

¿Qué requisitos tiene que cumplir la asesoría escogida?

Una asesoría tiene que satisfacer las necesidades de la empresa. Por lo tanto, tiene que cumplir los siguientes requisitos:

• Experiencia en los servicios que se contrata: la gestoría tiene que llevar otros casos similares al de la propia empresa porque de esa forma realizará las tareas de una forma más ágil y sabrá cómo hacer frente a posibles dificultades que surjan.

• Conocimientos necesarios para la elaboración de las tareas necesarias: evidentemente, debe contar con un personal especializado en cada área que sea realizar y explicar cada una de las acciones a emprender.
• Transmitir confianza y seguridad: el día a día de la empresa ya es muy complicada como por encima tener que estar pendiente o sufriendo por aspectos que no están relacionados directamente con la actividad. La gestoría nos tiene que transmitir una imagen de solidez y confianza para poder desentendernos de todo aquello más administrativo y que no genera un valor añadido directo.

• Agilidad y rapidez para actuar enfrente imprevistos o momentos de punta de trabajo: normalmente, las tareas de las gestorías tiene días de “picos” de trabajo más importantes, ya que, por ejemplo, las obligaciones fiscales hay que presentarlas siempre en el mismo rango de fechas. Por lo tanto, han de ser capaces de controlar posibles situaciones de estrés y ofrecer un buen servicio especialmente en estos momentos.

• Su tamaño tiene que adaptarse al del propio negocio: si se trata de un autónomo o de una empresa muy pequeña, no tiene sentido contratar una gran gestoría porque la dificultad de las tareas no será la misma que para una mediana o de tamaño mayor. Además, se asumiría un sobrecoste innecesario. Por lo tanto, no siempre las gestorías más grandes son las más adecuadas. Además, en caso de ser “pequeños” e ir a una “grande”, al ser una parte más reducida de su clientela, puede que no se empeñen tanto en ofrecer un servicio más personalizado y se preocupen más por las empresas que les dan más negocio.

• Comunicación constante y rapidez en la resolución de dudas y consultas: que la gestoría responda rápidamente ante cualquier cuestión que se les pregunte.
• Calcular no solamente el coste fijo, sino también el coste variable por cada servicio o tarea: las gestorías cobran un fijo por las tareas administrativas habituales y después un importe por servicio (como, por ejemplo, realizar la renta). Calcular la totalidad del importe, ya que hay gestorías que ofrecen un coste fijo bajo pero después cobran una cantidad importante por servicio adicional.