Seguramente que en más de una ocasión has escuchado la expresión “acta de reunión”. Y seguramente que también has oído de la importancia que se le asigna. Pero… ¿Qué es realmente y para qué sirve? Eso lo vamos a descubrir a continuación.

¿Qué son las actas de una reunión?

En palabras sencillas, un acta de reunión es el documento que registra todo lo ocurrido y dicho durante una reunión. Es de vital importancia, y no solo en las comunidades de vecinos, sino en todos los ámbitos donde se reúnan oficialmente dos o más personas. Como, por ejemplo, las sociedades empresariales. En este documento, se recogen de forma detallada, todos los temas que han sido tratados, aprobados o, por el contrario, rechazados durante la reunión. Vale aclarar que, todo lo recogido en este documento, adquiere validez legal.

En resumen, el acta de reunión es la forma escrita de todo lo dicho y ocurrido durante una junta o asamblea. Pero para que tenga validez, también debe ser aprobada por los socios o participantes de esta.

¿Para qué sirve el acta de una reunión?

La finalidad de este documento es dejar constancia escrita de todo lo que se ha hablado durante la sesión. De esta forma, lo hablado y pactado queda recogido de forma oficial y legal, algo necesario en caso de desacuerdo.

El documento también servirá de recordatorio para ver qué ha ocurrido en otras reuniones y cómo se han planteado algunas cuestiones, algo que podría volver a ocurrir en el futuro.

¿Quién redacta el acta de una reunión?

Por norma general, el secretario será la persona encargada de redactar este documento. Es quien se encarga de tomar nota de los detalles más importantes para luego redactar el acta de manera más formal.

Hay que tener en cuenta que las reuniones suelen ir muy rápido, por lo que en ocasiones se podrá usar una grabadora o la ayuda de un experto en taquigrafía.

¿Quién firma el acta de reunión?

El acta de una reunión debe estar firmada de forma obligatoria por el presidente de la junta y por el secretario. No obstante, es posible que también se pida a los participantes en la reunión su firma para la aprobación del acta.

¿Cuáles son las partes de un acta?

Dependiendo del tipo de asamblea, el acta podrá tener diferentes partes. No obstante, a rasgos generales, suele estar conformado por lo siguiente:

Encabezado: Se identificará el acta con datos como el número de consecutivo, la fecha, la hora, el lugar, los participantes y el objetivo de la reunión

Orden del día: Se expondrán los asuntos a tratar en la reunión del día

Cuerpo del acta: Aquí se explica el desarrollo de la reunión. Se describe todo lo que se ha hablado y los acuerdos que se han llegado a cerrar.

Fase final del desarrollo: Se deberán explicar los acuerdos en profundidad como, por ejemplo, quién llevará a cabo un proyecto o las votaciones realizadas y los resultados obtenidos. En este caso, se tendrán que anotar las personas que han participado en la votación.

Como hemos comentado, dependiendo del tipo de reunión las partes del acta se podrán modificar para adaptarse a lo que se necesita.