Facturación electrónica: digitalización y optimización de las facturas

La digitalización de las organizaciones es esencial para que estas puedan conseguir importantes optimizaciones en todos y cada uno de los procesos relacionados con su actividad económica. Por ello, cada vez son más las herramientas de facturación electrónica que permiten enviar y recibir facturas de una manera más rápida y fiable. Con este sistema, la gestión de la documentación es más ágil y se evitan inconvenientes como retrasos en los pagos, pérdida de documental y delitos digitales como la suplantación de identidad.

¿Qué es la factura electrónica?

Pese a que la factura electrónica ya es una realidad, son muchas las empresas que siguen usando la factura tradicional por envío postal al no conocer las ventajas de esta o al pensar que es necesaria una reestructuración de sus departamentos para implantarla.

La factura electrónica es un documento digital con la misma validez que las facturas en formato papel a todos los efectos. Sin embargo, sí está condicionada a la aceptación del destinatario para recibirla. Además, es necesario que esta cuente con todos los datos acerca de las transacciones que se especifican en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, los cuales se establecieron con el fin de garantizar la autenticidad de las facturas, algo que también ayuda a la hora de reclamarlas en caso de impagos.

Por este motivo, y dadas sus múltiples ventajas, el Gobierno lleva tiempo trabajando en el Anteproyecto de la Ley Crea y Crece con la que se pretende extender esta digitalización y conseguir que sea más simple y asequible para todas las organizaciones.

Obligatoriedad de la factura electrónica

Pese a que la factura electrónica no es obligatoria, por el momento, para las operaciones entre empresas y particulares o autónomos, sí lo es para todas aquellas transacciones que se llevan a cabo con la Administración y que superan los 5.000 euros. Sin embargo, dadas sus ventajas, su implementación en todos los modelos de negocio no queda lejos.

Ventajas de la factura electrónica: más seguridad, más control y menos morosidad

Usar una herramienta de facturación en la nube es el primer paso a la digitalización completa de la empresa; una digitalización que permite,no solamente agilizar el proceso de creación y envío de facturas, sino también conseguir un control más estricto sobre todos los procesos económicos de la empresa. Con este avance, se consigue explotar el gran potencial económico de todos los negocios.

Además, la seguridad que estas herramientas ofrecen a la hora de enviar y compartir información es esencial, no solo para la confidencialidad de los datos, sino también para evitar estafas en el pago de las facturas. De hecho, cada vez son más las organizaciones víctimas del phishing y otros delitos digitales mediante los cuales se realizan cambios en los números de cuenta de las facturas. Con ello, las empresas acaban efectuando transferencias a números incorrectos: sus proveedores no reciben el pago en el plazo establecido y ellas deben abonar la factura dos veces hasta que se pueda recuperar el dinero perdido. Mediante un programa de facturación, las identidades de los usuarios deben verificarse usando un certificado digital o un DNI electrónico.

Del mismo modo, merece la pena destacar la rapidez con la que pueden llevarse a cabo todas las transacciones únicamente un programa de facturación electrónica, así como la facilidad que estos ofrecen a la hora de garantizar una trazabilidad de las facturas y evitar elevadas tasas de morosidad.

Por último, estas herramientas se están posicionando como una de las mejores maneras a la hora de dar respuesta a la ya conocida demanda de los autónomos a la hora de fijar las cotizaciones y de calcular las cuotas que estos deben satisfacer mensualmente en función de sus ingresos reales.

Con todo, la facturación electrónica se abre camino como una de las mejores herramientas a la hora de aportar una mayor seguridad a los negocios, agilizar todos sus procesos y garantizar los pagos en los plazos establecidos.

Vuzoon como solución de facturación electrónica

Dada la necesidad creciente en el uso de la facturación electrónica, los programas diseñados para ello no han parado de crecer. En la actualidad, hay una gran variedad de herramientas que se adaptan a todas las actividades económicas; por este motivo, es fácil implementarlas en todos los departamentos, sea cual sea el tamaño o la actividad principal de estas. De entre todas las soluciones disponibles, Vuzoon es una de las que más destaca por sus múltiples ventajas.

Seguridad en el intercambio documental

La seguridad en el intercambio de documentos que aporta esta herramienta es de las más elevadas con las que las empresas pueden contar. De hecho, toda la documentación generada se comparte dentro del sistema, lo que permite acabar con muchas de los delitos digitales ya mencionados.

Para conseguir esta seguridad, Vuzoon obliga a sus usuarios a certificar su identidad antes de empezar a hacer uso del programa. Esta certificación se realiza después del registro como usuario y se lleva a cabo mediante el uso del DNI electrónico o de un certificado digital. Para mayor seguridad, este programa también permite a los usuarios verificar las cuentas bancarias para evitar problemas en los pagos.

Sin necesidad de implementación alguna

A diferencia de otras herramientas de facturación en la nube, Vuzoon no requiere de ningún tipo de implementación. Con ella, solo es necesario registrarse como usuario, generar las credenciales de acceso y certificarse. Una vez completados estos pasos, las empresas podrán empezar a hacer uso de ella sin más complicaciones.

Herramienta gratuita para toda la vida

Vuzoon es una de las pocas herramientas de facturación electrónica que son completamente gratuitas. Con ella, las organizaciones no deberán abonar cuotas para su uso, lo que implica una descarga de pagos en su contabilidad.

Financiación de las facturas

Por último, es importante destacar que esta solución de facturación electrónica incluye la posibilidad de financiar las facturas que han sido aprobadas dentro del sistema. Es un proceso cómodo, rápido y ágil, por lo que no se debe esperar al vencimiento de la factura; las empresas pueden disponer de liquidez al momento.

Digitalizar las organizaciones y automatizar todos sus procesos es esencial para desarrollar su potencial, tanto económico como comercial. Y, las soluciones de facturación electrónica son el primer paso hacia este cambio. Por ello, cada vez son más herramientas disponibles, las cuales no solamente ofrecen seguridad en las transacciones, sino que también implican una mayor optimización de los recursos.