Qué es payroll para empresas y cómo sacarle provecho

Actualmente, un mayor número de empresas preocupadas por incrementar la competitividad y la eficiencia, entregan la responsabilidad de servicios como nómina o payroll y administración de personal a empresas especializadas. La subcontratación es una estrategia que se ha ido adoptando cada vez más en el mundo empresarial. Esto les permite a las empresas dedicar su tiempo y esfuerzo al objetivo central de su negocio. Pero sin descuidar uno de los aspectos más delicados de su funcionamiento, el payroll o nómina.

El alcance de los servicios de recursos humanos y nómina puede diferir según la empresa que presta estos servicios y las necesidades de la empresa que los necesita. Una empresa de payroll externa puede brindar apoyo para asuntos relacionados con la remuneración de los empleados. Asuntos que van desde la preparación de la nómina y el mantenimiento de los archivos de los empleados, hasta la transferencia de salarios a la cuenta y el mantenimiento de liquidaciones en oficinas competentes.

¿Qué es Payroll y cuál es su traducción?

Dentro de una empresa existen actividades que forman parte de la rutina organizacional. Los problemas estratégicos, la retención de oportunidades, la lealtad del cliente y la gestión de los empleados son solo algunos ejemplos de esto. En este sentido, para que la operación suceda correctamente, es necesario gestionar los procesos administrativos obligatorios. Procesos como la gestión de los empleados y el procesamiento de su nómina o Payroll.  Es fundamental pagar al personal con precisión y puntualidad para evitar el bajo rendimiento y dificultades legales.

La nómina o payroll es uno de los documentos más importantes de una empresa. Es el registro financiero y contable que la empresa elabora con el fin de calcular el monto del salario que recibe un empleado por el trabajo realizado. En ella se incluyen todas las bonificaciones y deducciones establecidas en la ley. En otras palabras, es la cantidad que se paga a una persona por el trabajo que realiza en un determinado periodo de tiempo. Puede ser mensual, quincenal o semanal.

Es a través de la nómina que el trabajador puede controlar el monto bruto de su salario y cuánto recibirá después de los descuentos. El documento contiene información básica como el nombre del empleado, cargo que ocupa, montos de compensación, así como, como bonificaciones y descuentos legales. Otro punto importante es que el Payroll representa, para el gobierno, una prueba de que la empresa está al día con sus obligaciones laborales y legales, mediante el pago regular de a los trabajadores.

La gestión del payroll requiere una serie de detalles. Esto debido a que varios aspectos coyunturales y fiscales influyen en la preparación y requieren la máxima atención y confidencialidad. Elaborar correctamente el payroll en una empresa es una tarea que requiere tiempo y dedicación. Las empresas con grandes volúmenes de información requieren de soluciones tecnológicas y eficientes, además del talento humano dedicado en exclusiva esta tarea. Es por eso que actualmente se ofrece el servicio de payroll externo para la elaboración de la nómina.

¿Cuáles son los beneficios del payroll?

Es cierto que muchas empresas manejan su payroll internamente. Pero, cada día un número considerable de empresas acuden a empresas que prestan servicios de payroll. Cada una de las dos opciones tienen una serie de ventajas para las empresas. Sin embargo, el servicio de payroll externo en un entorno cada vez más globalizado permite mayor seguridad en el proceso de nómina cuando las empresas tienen trabajadores en diferentes partes del mundo. Conoce algunos de los beneficios del servicio de payroll:

Ahorro de tiempo con un servicio especializado

Al optar por el servicio de payroll, la empresa contratada trae un equipo altamente especializado en la confección de nóminas. Esto significa que profesionales especializados y calificados estarán actuando en el control de los registros y retribuciones, beneficios y descuentos para cada empleado. Reduciendo considerablemente los errores que pudieran ocurrir en estos documentos. El servicio especializado le ahorra tiempo al personal liberando a tu equipo para que se concentre en cosas más importantes, como hacer crecer el negocio.

Reducción de costos

El servicio payroll de nóminas puede ser relativamente más económico que mantener los servicios dentro de la empresa. En otras palabras, el procesamiento de la nómina mensual exige que la organización invierta en la contratación de ciertos empleados o tenga un departamento específico para administrar la nómina. Con el servicio de payroll, esto no es necesario: la empresa contratada cuenta con un equipo específico para actuar en este tipo de operaciones. Además de ofrecer mayor seguridad ante la ocurrencia de posibles multas y reclamaciones laborales.

Una mejor eficiencia en la gestión de los recursos humanos

Al adquirir servicios subcontratados para atender las necesidades de tareas rutinarias y no estratégicas, la empresa no solo logra reducciones de costos, sino que también comienza a dirigir una mayor atención a la gestión de otros temas esenciales relacionados con los recursos humanos. Temas como la formulación de políticas estratégicas, desarrollo de liderazgo y gestión del cambio. Adicionalmente la información de cada uno de los empleados está disponible en cualquier momento, facilitando la toma de decisiones.

¿Qué tipos de payroll son los principales?

Como hemos visto, el payroll se puede considerar como un área especializada de recursos humanos que tienen como principal objetivo el óptimo funcionamiento de la plantilla empresarial dentro de todas las normativas legales.  Y es dentro de estas normativas legales que podemos encontrar los diferentes tipos de payroll o nómina. Si tu empresa solo tiene sedes y trabajadores trabajando en España, tus trabajadores deben estar en uno de estos tipos de payroll o nómina según la contratación que hayan tenido:

Tipos de payroll o nómina según el personal:

• Nómina de personal de dirección o nómina de ejecutivos. Es la nómina que corresponde a los altos cargos directivos de las empresas o administraciones. Por lo general tienen altos salarios y sus montos son confidenciales.
• Nómina de empleados. Es la nómina común. En ella se incluyen todo el personal de la empresa según su categoría y puesto de trabajo.
• Nómina de comisiones.  Es la nómina para los que no reciben salario base, solamente comisiones por ventas.

Tipos de nóminas o payroll según la forma de pago

Cuando se habla de este tipo de nómina se refiere al tiempo o la frecuencia con la cual se le paga el salario al trabajador. Esta frecuencia debe indicarse en su contrato de trabajo:

• Nóminas semanales. Se pagan semanalmente.
• Nóminas quincenales. Son pagadas cada dos viernes.
• Nóminas mensuales. Estas son las más comunes. El trabajador recibe su paga al finalizar el mes, normalmente suelen ser a mes vencido.

Hay que señalar que actualmente y cada vez de manera más habitual, un trabajador puede prestar sus servicios, no solo en su país de residencia, también en países extranjeros donde la empresa tenga una sucursal o centro de trabajo. Ante este hecho las empresas recurren al Split Payroll o nómina compartida. Esta es la forma de pago del salario para aquellos trabajadores que cumplen sus funciones en diferentes países. Con el Split payroll, el trabajador puede disponer de moneda local sin tener que preocuparse del tipo de cambio

Normas del Payroll

En España, a nivel general, la nómina se encuentra regulada en la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Este es el principal texto legal donde se establecen las normas que rigen todos los tipos de nómina y percepciones salariales. No podemos dejar de mencionar otra disposición normativa igual de relevante, la Ley General de la Seguridad Social, en la que se establecen las normas de las aportaciones y deducciones a dicha institución. Además, el Ministerio de Trabajo y Economía Social es el encargado de crear y gestionar toda la legislación relacionada.

Las empresas que tienen trabajadores bajo la modalidad del Split Payroll, tienen que tomar en cuenta diferentes normativas dependiendo del país en donde el trabajador preste sus servicios. Podemos distinguir tres tipos de normativa según los países:

• Países a los que se les aplica el Reglamento de la Unión Europea 987/2009 sobre coordinación de los sistemas de Seguridad Social.
• Países que han suscrito un Convenio Bilateral.
• El resto de países.

1.-Países a los que se les aplica el Reglamento de la Unión Europea 987/2009 sobre coordinación de los sistemas de Seguridad Social: Si el trabajador ejerce su actividad en dos o más países a los que se le aplica este Reglamento, estará sujeto a la legislación y Seguridad Social de su país de residencia si: una parte sustancial de su trabajo la ejerce el país de residencia o si depende de diferentes empresas que posean su domicilio en diferentes Estados Miembros.

2.- Países que han suscrito un Convenio Bilateral: en este caso la norma general establece que el trabajador debe regirse por la seguridad social del territorio en donde realiza su actividad.

3.- El resto de países: Si el país donde presta sus servicios el trabajador no ha suscrito un Convenio Bilateral con España o no forma parte de la Unión Europea, es posible que coexistan las obligaciones de cotizar en ambos países de forma simultánea, por consiguiente, el trabajador reciba prestaciones de la Seguridad Social de los dos países.

¿Es una tendencia en España?

Los directivos que dedican mucho tiempo a aspectos operativos, como la nómina, acaban perdiendo el foco en la actividad principal de la empresa. A medida que se van adaptando las reglas laborales y previsionales de la nómina, mantener el conocimiento interno para controlar todos estos cambios puede convertirse en algo complejo y muy costoso, cuando esto sucede, es una señal de que la empresa necesita pensar si es más ventajoso el servicio de payroll o invertir en internalización.

Las empresas en España están optando por buscar soluciones y servicios que les permitan ser más competitivas de manera que sus recursos se optimicen al máximo. Es por esta razón que el servicio de payroll es un gran aliado, que va a permitir, además de un manejo más eficiente de la nómina, un crecimiento sostenido de la misma. El servicio de payroll ha contribuido en gran medida a un mejor desarrollo de la gestión de recursos humanos centrándose cada vez más en sus aspectos estratégicos.

Es innegable que el servicio de payroll aunado a la implantación de plataformas tecnológicas para el desarrollo de la gestión de recursos humanos tienen una tendencia al alza en el sector retail del país. Esto por la gran actividad y dinamismo laboral que presenta este sector. Muchas empresas consideran que contar con un servicio de payroll, además de facilitarle la gestión del día a día, es como tener un socio confiable que ofrece múltiples soluciones y respuestas en el área de recursos humanos.

Podría decirse que los efectos de la pandemia durante el año 2020 aceleraron todos los procesos y la forma de ver el servicio de payroll en las empresas y organizaciones. Es indudable que existe un cambio climático en el mercado organizacional, en donde las personas son el eje central y el rol del área de recursos humanos se está reinventando. Las empresas buscan un mayor bienestar para sus trabajadores con el servicio payroll o mediante sistemas de anticipo de nómina para lograr ese bienestar.

¿Tiene beneficios para los empleados?

Contar con un servicio seguro y confiable de payroll también trae ventajas para los empleados. No olvidemos que los empleados de tu empresa son los «clientes internos» que te ayudan a conseguir los objetivos de ventas que están contenidos en tus metas. Es importante, por lo tanto, buscar propuestas y soluciones para que el ambiente laboral de tu empresa sea agradable y al mismo tiempo competitivo. Conoce algunos de los beneficios que brinda el servicio de payroll a tus empleados.

Pago puntual. Cuando se contrata un servicio de payroll el pago para los empleados en tu empresa se hace siempre de manera puntual. El hecho de que otra empresa se encargue única y exclusivamente de la elaboración y pago de la nómina te garantiza que los pagos se ejecuten siempre a la fecha. Esto permite que tus empleados cuenten con su dinero en la fecha establecida, lo que les permite presupuestar sus gastos y pagos.

Implementación de planes de incentivos y capacitaciones. El tiempo que se invierte en la elaboración de la nómina, muchas veces no permite que el área de recursos humanos pueda desarrollar otras funciones. Con un servicio de payroll, es posible que se invierta ese tiempo en la elaboración, ejecución y puesta en marcha de programas de incentivos, cursos de capacitación o programas recreativos. Estos inciden directamente en un mejor ambiente laboral, una mayor satisfacción en todo el personal y por ende una mejor productividad.

Seguridad y transparencia en los pagos realizados. La elaboración de la nómina con un servicio de payroll, les brinda a los trabajadores la seguridad que los aportes a la seguridad social y las deducciones de impuestos realizadas son elaboradas correctamente. Con el manejo correcto de la información tus trabajadores pueden tener la certeza que sus obligaciones legales y laborales están siendo informadas al gobierno de forma oportuna. La transparencia en la elaboración de la nómina es fundamental para generar confianza en tus empleados.