Programas de facturación: nuevas especificaciones técnicas y sanciones

Los programas de facturación vuelven a estar en el punto de mira de Hacienda, quien pondrá especial atención al uso de los programas de doble uso. Para acabar con esta práctica, la Agencia Tributaria y el gobierno están trabajando en un Real Decreto que defina el uso y los requisitos de estos programas. Con este nuevo Real Decreto y la ya aprobada Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal, Hacienda espera acabar con gran parte de la economía sumergida del país.

¿Qué son los programas de facturación de doble uso?

Muchos son los autónomos y empresas que, hasta ahora, utilizaban los conocidos programas de doble facturación; es decir, aquellos que llevan dos contabilidades separadas. Con ellos, se puede eliminar registros contables y, con ello, ocultar gran parte de los ingresos de un negocio. Sin embargo, esta práctica está siendo muy perseguida y, una de las medidas que se han adoptado para ello, es el cambio de los requisitos y las especificaciones técnicas que deben cumplir los programas de facturación para ser considerados legales por Hacienda.

¿Cuáles son los nuevos requisitos de los programas de facturación?

De acuerdo con la ya mencionada Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, y a la espera de los requisitos contemplados en el Proyecto de Real Decreto pendiente de aprobación, los programas informáticos deberán cumplir los siguientes requisitos:

Registros de facturas inmediatos

Uno de los primeros requisitos que deben cumplir estos programas es la creación de registros de facturas al momento en el que se emite la factura o inmediatamente después. Así mismo, no será suficiente con que se cree este registro, sino que también deberá ser extraíble del sistema fácilmente.

Integridad de las facturas

Los programas informáticos destinados a la creación y gestión de facturas deberán poder garantizar la integridad de las facturas; es decir, deberán acabar con la posibilidad de modificar las facturas una vez estas han sido emitidas.

Inalterabilidad de los registros

Los registros contables también deben ser inalterables, de manera que no se puedan añadir nuevas facturas fuera de plazo, eliminarlas o modificarlas.

Trazabilidad de las facturas

Las facturas deberán poder ser seguidas de un modo claro y simple. Para ello, los programas de facturación deberán poder aportar toda la información de las facturas una vez se han introducido en el sistema.

Acciones con el propio sistema

Además de la trazabilidad de las facturas, estos programas también deberán generar registros que incluyan todas las acciones que se han llevado a cabo con ellos, desde el acceso a estos, a la generación de facturas y la desconexión de este. Es decir, todo lo que los usuarios hagan con el programa deberá quedar reflejado en un registro interno, el cual deberá ser extraíble y fácil de consultar.

Separación de la información tributaria de la patrimonial

La separación de la información también es un requisito que estos programas de facturación deberán cumplir. La información de relevancia fiscal deberá poder ser consultada y extraída sin necesidad de consultar otra información confidencial.

¿Quiénes están obligados a hacer uso de los programas de facturación?

Cualquier autónomo o empresa que necesite emitir facturas está obligado a emplear de estos programas de facturación verificados. La ley, en este aspecto, es muy clara y establece los siguientes obligados:

• Sujetos obligados al Impuesto de Sociedades.
• Sujetos al impuesto de IRPF que desarrollen una actividad económica.
• Sujetos al IRPF de no residentes.
• Entidades de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Así mismo, también se establecen una serie de excepciones:

• Las actividades que tributen en el Régimen Especial de la Agricultura, la Ganadería y la Pesca.
• Aquellas actividades en las que se pueda generar un recibo en lugar de una factura.
• Algunas actividades relacionadas con la entrega de energía eléctrica.
• Operaciones llevadas a cabo desde cualquier país que se encuentre en el extranjero.

Aún con las excepciones que contempla la ley, esta deja claro que cualquier autónomo o empresa que deba realizar facturas solo podrán hacerlo mediante el uso de programas certificados por la Agencia Tributaria.

Obligaciones de los desarrolladores de programas de facturación

Otro de los apartados que encontramos en esta ley es el que determina las obligaciones de las empresas y los desarrolladores que crean y comercializan estos programas. De hecho, de acuerdo con la Agencia Tributaria, serán ellos, y no los usuarios, los que respondan ante ella en caso de que su software, y sus todas sus versiones, no cumplan con las especificaciones citadas. Así, los autónomos y empresas solo deberán asegurarse de que el programa que usen esté certificado por la Agencia Tributaria, una certificación en la que aún se está trabajando y que, previsiblemente, estará disponible a partir del mes de septiembre.

Procedimientos de verificación por parte de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria también contempla una serie de procedimientos que podrán llevarse a cabo en cualquier momento para verificar los requisitos de aquellos software que puedan generar dudas sobre su legalidad. Del mismo modo, los mismos procedimientos podrán aplicarse para comprobar el correcto uso de estos sistemas por parte de los autónomos. Dichos procedimientos se centrarán en:

• Visitas de los funcionarios al sitio en el que se desarrolla la actividad: en este caso, los funcionarios deberán poder disponer de todos los registros de facturación del sistema, así como a los demás registros generados a partir de él.
• Requerimientos de información: estos requerimientos podrán ser enviados tanto a los usuarios como a los desarrolladores. Se centrarán en los registros de los programas, así como en la documentación que certifique los requisitos por parte de los desarrolladores.

Modificación de las facturas: nuevos requisitos

Con la entrada en vigor de los nuevos requisitos de los programas de facturación, también se implementan algunas modificaciones en los requisitos que deben cumplir las facturas emitidas.

Facturas ordinarias

De acuerdo con la nueva ley, las facturas ordinarias deberán contener un código QR y alfanumérico para su inmediata identificación. Además, el programa deberá añadir a la factura que esta es verificable en la sede de la Agencia Tributaria cuando se cumpla el requisito de suministro de información inmediato (SII).

Facturas simplificadas

Relacionado con las facturas simplificadas, estas deberán estar numeradas con una serie completamente diferente a la que se usa para las facturas ordinarias. Además, estas deberán presentar los datos de forma estandarizada.

Sanciones por el uso de programas no certificados: cuantías aplicables

Las sanciones por incumplimiento de la obligatoriedad de adecuar los programas de facturación a los nuevos requisitos o por la tenencia y uso de programas de doble uso serán consideradas como graves y las cuantías que se establecen son:

• Hasta 50.000 euros por la simple tenencia de un programa de doble uso, se haga o no uso de él.
• Hasta 150.000 euros en el caso de que haya ocultación de ingresos, así como para aquellos programas comercializados que no cumplan con las especificaciones técnicas detalladas anteriormente.

¿Cómo se adapta Finanway a los nuevos requisitos de los programas de facturación?

Dentro de las múltiples opciones que hay en el mercado en cuanto a herramientas de facturación, Finanway es una de las que más llama la atención dadas sus prestaciones y facilidad de uso. No requiere de ningún tipo de implementación y se adapta a cualquier tipo de negocio, sin importar su tamaño o actividad económica.

Facturación y contabilidad al día

Relacionado con los nuevos requisitos de los programas de facturación, merece la pena destacar que esta herramienta ya cumple con ellos y, al estar en constante desarrollo, se adapta día a día a las nuevas regulaciones.

Por un lado, cualquier factura que se genere dentro del programa no podrá ser modificada ni por el propio usuario. Además, todas quedan numeradas y registradas en el sistema. Por ello, la trazabilidad está más que asegurada.

Por otro lado, también merece la pena destacar que sus usuarios podrán llevar al día su contabilidad desde una sola herramienta, pues permite importar cualquier documento desde cualquier otro programa o aplicación.

Seguridad en el intercambio de facturas y verificación de identidad

Compartir documentación a través de Finanway es mucho más ágil y seguro que hacerlo mediante el uso de otras aplicaciones o programas, ya que esta se realiza dentro del mismo programa. Además, los usuarios deberán certificar su identidad mediante el uso de un DNI electrónico o de un certificado digital. Así se evitan suplantaciones de identidad, una de las estafas digitales más usadas en la actualidad.

Anticipo de los vencimientos de las facturas

Además de todo lo que se ha mencionado ya, Finanway ofrece una funcionalidad única que no se encuentra en otros programas similares y que está pensada para ayudar a las empresas a disponer de más liquidez. Así, con esta herramienta, los usuarios podrán anticipar el pago de todas aquellas facturas que se hayan generado dentro del sistema. Es un proceso rápido y simple al que se puede acceder desde el mismo panel de control.

Herramienta gratuita y accesibilidad en cualquier momento

Por último, merece la pena destacar que este software de facturación es completamente gratuito. A diferencia de otros programas similares, Finanway ofrece todas sus funcionalidades sin coste alguno y sin ningún período de prueba. Además, al ser una herramienta en la nube, sus usuarios podrán acceder a cuanta documentación tengan en ella desde cualquier sitio y en cualquier momento.

Los programas de facturación deberán adaptarse a la nueva ley e incorporar una certificación para que los usuarios puedan asegurarse de su legalidad. Con ello, se pretende acabar con gran parte de la economía sumergida del país, la cual se sitúa cerca del 22 % de acuerdo con la propia Agencia Tributaria.