Todo proceso de automatización implica una mejora en la gestión de los recursos empresariales. Por ello, con la llegada de la factura electrónica, los negocios buscan herramientas con las que sea más fácil y seguro gestionar toda la documentación que generan de sus transacciones y que comparten con sus socios comerciales. Y, una de las mejores maneras de hacerlo es mediante el uso de una solución de intercambio de documentación electrónica (EDI). Con estas herramientas, no solo se puede automatizar la recepción de las facturas, sino que se garantiza una mayor seguridad y trazabilidad de toda la documentación generada y recibida.

¿Cómo se reciben las facturas electrónicas?

En la actualidad, uno de los sistemas más usados a la hora de recibir facturas electrónicas es el correo electrónico. Las facturas se generan en formato PDF y se usa esta aplicación para hacerlas llegar a los destinatarios. Se trata de un sistema con una seguridad baja y que implica una gestión manual de las facturas a la hora de integrarlas en los programas de contabilidad. Esta necesidad de gestión manual hace que se deban destinar muchos recursos a este departamento, así como también que aparezcan errores contables o pérdida de documentación.

Usar una solución de intercambio de documentos es la otra forma de recibir las facturas electrónicas. Esta es la mejor opción a la hora de optimizar los recursos, así como de disfrutar de una mayor seguridad en el intercambio de la información.

¿Por qué automatizar la recepción de las facturas?

Automatizar la recepción de factura es esencial a la hora de reducir los costes destinados al departamento de contabilidad. Con las soluciones EDI, la recepción y la gestión de las facturas se hace de forma automática, por lo que no es necesario ninguna intervención personal. Con ello, no solo se optimizan los recursos, sino que también se evitan los errores en la gestión de la información. Al optimizar los recursos, también se mejora la productividad y la eficiencia del negocio, lo que repercute en un mayor margen comercial de las actividades económicas.

Además, usar estas herramientas permite a las organizaciones hacer un seguimiento a tiempo real del estado de las facturas, así como también de disponer de informes detallados sobre el estado del negocio. Con ello, no solo se mejora el análisis de los datos empresariales, sino que también es mucho más simple tomar decisiones estratégicas fundamentales para el negocio.

Automatizar la recepción de las facturas con Vuzoon

Vuzoon es una de las soluciones a la hora de automatizar, tanto la recepción como el envío de las facturas. Se trata de una herramienta que no requiere de ningún tipo de implementación y que, dadas sus funcionalidades, se adapta a todo tipo de negocio sin importar su actividad económica.

Ventajas de usar Vuzoon

El uso de Vuzoon como herramienta para el intercambio de datos ofrece muchas ventajas, entre las que destacan la gratuidad de la herramienta, la seguridad en el intercambio y el anticipo de facturas.

Seguridad en el intercambio de información

En cuanto a la seguridad en el intercambio de la información, esta herramienta destaca por la obligación de sus usuarios de verificar su identidad antes de hacer uso de sus funcionalidades. Para ello, disponen de dos sistemas: el DNI electrónico y el certificado digital. Es un proceso casi inmediato que permite evitar suplantaciones de identidad y la modificación de la documentación por terceras personas.

Herramienta gratuita

Otra de las ventajas de usar esta solución es su gratuidad. Mientras que hay otros programas similares que tienen limitadas las funcionalidades gratuitas, Vuzoon las ofrece todas gratuitamente sin ningún tipo de limitación.

Organización y clasificación de las facturas

La clasificación de las facturas es otra de las ventajas de usar esta herramienta, pues lo hace automáticamente y por organizaciones. Así, la documentación es fácilmente accesible y no es necesario ningún tipo de intervención manual para su gestión.

Trazabilidad de las facturas generadas

La trazabilidad de las facturas permite conocer el estado real de las mismas. En Vuzoon, hay tres estados por los que estas pueden pasar: pendientes, validadas o rechazadas. Así, en el caso de tener una factura rechazada, se pueden hacer las modificaciones necesarias rápidamente para evitar retrasos en los pagos. Además, el hecho de recibir y pagar las facturas en los plazos indicados ofrece una mejor relación entre socios e incentiva nuevas oportunidades comerciales.

Financiación de las facturas

Por último, es destacable la facilidad con la que los usuarios pueden acceder a un anticipo de las facturas. Desde el mismo panel de control de Vuzoon, una vez se han generado las facturas, estos tienen la opción de avanzar el pago de estas; así se dispone del dinero al momento y se evita tener que solicitar financiación extra.

La automatización en la recepción de las facturas es tan importante como la automatización en otros departamentos. No simplemente permite una optimización de los recursos, sino que evita muchos problemas característicos de la gestión manual. Con una herramienta como Vuzoon, esta automatización de los procesos es accesible para cualquier organización: es gratuita y no requiere de ningún tipo de implementación.