La información económica de los líderes

Plan de Acogida: motivar, fidelizar y rentabilizar las nuevas incorporaciones

Consultora de Selección de Personal Equipo Humano

2015-sept-OPI-Equipo-Humano-Lydia-MartínExiste la creencia en muchas organizaciones de que con un adecuado reclutamiento y selección de candidatos nos estamos asegurando el éxito en los resultados y desempeño del puesto a cubrir. Por ello, en estos últimos años, las empresas han desplegado todos sus medios en buscar nuevas formas de reclutamiento y han mejorado las técnicas empleadas en sus procesos de selección.

Sin embargo, en demasiadas ocasiones se olvida una de las partes más importantes del proceso de selección: la integración del profesional en la empresa y en el puesto a desempeñar. Los seis primeros meses dentro de una compañía son cruciales para el buen desempeño futuro de la nueva incorporación.

Todos recordamos nuestro primer día en los diferentes trabajos de nuestra trayectoria laboral. En esos momentos, nuestros sentidos tratan de captar toda la información que circula a nuestro alrededor, que flota en el ambiente y que los que llevan tiempo allí ya no ven. Detalles como si está preparado el lugar de trabajo, con un ordenador a tu disposición, una dirección de correo electrónico, etc. Es decir, la percepción de una buena planificación puede hacer que todo comience con buen pie.

Cuando una persona se incorpora a una organización está en el momento de mayor expectativa de su vida profesional. Por ello, es necesario que la incorporación se realice con un programa previamente establecido, que contemple todas las variables que intervienen en el inicio profesional del empleado para facilitar la adaptación, integración y motivación. ¿Qué conseguiremos con esto?

> Iniciar la incorporación del empleado con un alineamiento con la cultura organizacional de la empresa.
> Maximizar, el mayor tiempo posible, la motivación inicial de toda persona que se incorpora a una compañía.
> Ayudar al nuevo empleado en la rápida y correcta ubicación en el entorno de trabajo.
> Marcar inicialmente las pautas de la empresa.
> Facilitar al nuevo empleado su integración en el equipo de trabajo.
> Reducir el tiempo de falta de rendimiento inicial, por la desorganización en la acogida.
> Transmitir al nuevo empleado una imagen positiva de la empresa.

En la elaboración y desarrollo del plan de acogida deben estar implicados tanto el responsable del departamento donde vaya a producirse la incorporación, como el departamento de RRHH que puede actuar de coordinación de todas las partes implicadas. En la estructura de cualquier plan de acogida podemos diferenciar tres etapas:

Previo al día de la incorporación
1.1. A la persona a incorporar es aconsejable avanzarle un documento previo al día de la incorporación, donde se contemplen todas las condiciones de su contratación como, por ejemplo, lugar de trabajo, tipo de contrato, periodo de prueba, descripción de las principales funciones de su puesto, salario, puesto al que reportará y demás información de interés que la compañía considere relevante. Con esto conseguiremos dejar asentadas y claras las condiciones de su contratación y daremos una imagen de transparencia a la compañía.
1.2. En la compañía contemplaremos las siguientes variables:
> Designación de un tutor, que se responsabilizará de hacer un seguimiento del plan de acogida y que velará por su cumplimiento con los departamentos de la compañía implicados. Este papel puede ser desempeñado por el Departamento de Recursos Humanos.
> Comunicación de la incorporación de un nuevo compañero a las personas implicadas en su formación de acogida, para la planificación de la misma.
> Planificación del programa de formación de acogida con los departamentos y las personas involucradas, con el fin de ver los contenidos y documentación que aportarán en la formación de acogida, así como la disponibilidad que tendrán para invertir parte de su tiempo en esta formación.

Este último tema suele ser controvertido, pues algunas personas que participan en el plan de formación de acogida pueden creer que están invirtiendo parte de su tiempo en un asunto que no les reportará nada. Sin embargo, la compañía tiene que ser capaz de comunicar a todas las partes la gran importancia y el valor del tiempo invertido en esta formación, por el beneficio de un mejor funcionamiento de todos.
> Preparación de la ubicación del nuevo empleado y del material que necesitará para su trabajo: ordenador, teléfono, etc.

El día de la incorporación
1º. Bienvenida de su responsable. Presentación al resto de departamentos y visita a las instalaciones de la compañía.
2º. Presentación del tutor de acogida. Su función será tanto velar por la correcta ejecución del plan de formación de acogida, como guiar y orientar en este periodo al nuevo empleado dentro de la empresa. Este rol es de vital importancia, pues de no dejarlo atado por parte de la empresa, puede surgir de forma espontánea un tutor informal, que transmita a la nueva incorporación unos valores y prácticas que no correspondan a la compañía.
3º. Entrega del programa de acogida. Los documentos que guiarán al recién incorporado en el periodo planificado como Manual de Bienvenida, con la información relevante de la compañía: historia, organigrama, descripción de puestos, normas de conducta, etc.
4º. Formación específica del puesto. Una vez ya hayamos ejecutado la primera parte del Plan de Acogida, donde el recién llegado ha podido obtener una información y formación general de la compañía, es el momento de comenzar a conocer con más detalle su puesto de trabajo: prioridades marcadas, herramientas a manejar, proyectos en marcha, etc.

Evaluación y seguimiento
Para finalizar el Plan de Acogida es fundamental realizar una evaluación sobre la satisfacción y utilidad de este plan para el nuevo empleado. Esto nos permitirá realizar mejoras y conseguir que nuestros Planes de Acogida sean la herramienta que nos asegurará que todo empieza con buen pie.

Suscríbete a nuestra newsletter