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Comprender cómo funciona la contabilidad de tu empresa es muy útil para conocer su salud financiera y preparar las declaraciones de impuestos. De hecho, cada empresa debe respetar un cierto número de obligaciones contables, a menudo materializadas por el mantenimiento de documentos contables destinados a enumerar las entradas y salidas de la empresa. Entre ellos, el libro diario. El libro diario registra de manera cronológica en términos monetarios todas las operaciones se realizan diariamente en la empresa.
El libro diario de contabilidad presenta en forma detallada todas las transacciones financieras de una empresa. También es llamado libro de entrada original, ya que en él se hace el primer registro de cualquier transacción que se realice en la empresa. Los asientos en un diario de contabilidad se utilizan para crear el libro mayor que después se utiliza para crear los estados financieros de una empresa. La contabilidad de la empresa depende básicamente del correcto y adecuado registro de las transacciones en el libro diario.
¿Qué es el libro diario en la contabilidad?
Para fines contables el libro diario es un registro físico o documento digital que se mantiene como una hoja de cálculo o datos dentro de un software de contabilidad. Cuando se realiza una transacción comercial se registra en el libro como un asiento de diario. Si el gasto o ingreso afecta a una o más cuentas comerciales el asiento del diario también lo detalla. El libro diario es una parte esencial del mantenimiento de registros objetivo y permite revisiones concisas y transferencia de registros más adelante en el proceso contable.
La información típica que se registra en un diario incluye ventas, gastos, movimientos de efectivo, inventario y deudas. Se recomienda registrar esta información a medida que ocurre en lugar de hacerlo más tarde para que la información se registre con precisión sin conjeturas en una fecha posterior. Tener los registros en el libro de forma correcta no solo es importante para el éxito de una empresa, ya que permite la detección temprana de errores, sino que también es imperativo cuando se presentan los impuestos.
¿Para qué sirve un libro diario?
Dado que una transacción se registra tan pronto como ocurre, las posibilidades de que excluya una transacción que es importante para la empresa son muy bajas El libro diario permite recuperar datos relacionados con una transacción en particular en una fecha específica, ya que el registro de las operaciones es realizado de forma cronológica. Además, brinda información relevante sobre las transacciones, ya que no solo se registran las transacciones, sino que también cuentan la historia completa de un evento financiero.
El libro diario asegura precisión matemática en el proceso contable. Esto se debe a que todas las transacciones se desglosan según su naturaleza de débito y crédito y luego, para cada entrada de débito, asignamos una cantidad igual de valor monetario a su correspondiente entrada de crédito.
Como las entradas del diario incluyen todos los detalles, no es importante volver a agregar esos detalles en el libro mayor, ya que la explicación de estas ya ha sido plasmada en el libro diario.
¿Cómo se registran las operaciones en el libro diario?
Para registrar las operaciones se debe contar con los soportes. Los detalles de las transacciones financieras pueden derivarse de facturas, órdenes de compra, recibos, cintas de caja registradora y otras fuentes de datos. Una vez que se hayan analizado las transacciones, la información se documenta en orden cronológico en el diario. Cada transacción que se enumera en el diario se conoce como asiento diario.
Las entradas se registran por lo general utilizando el método de contabilidad de partida doble. Cada transacción se registra en dos columnas: una de débito y otra de crédito. Los débitos y créditos son la base de una entrada de diario, ya que nos dicen que estamos adquiriendo o vendiendo algo. Según el tipo de cuenta esta aumenta o disminuye cuando se carga o se acredita. Cada entrada de diario debe contener débitos y créditos iguales. También, incluyen el total de la transacción y los datos básicos.
¿Qué cuentas deben ir en este libro?
El libro diario debe registrar, en primera instancia, todas las actividades u operaciones que involucren dinero propio de la empresa, corporación o sociedad. Todo gasto, ingreso, compras, ventas y recursos que se adquieran o gasten que afecte directamente al capital o patrimonio deberá registrarse en el libro diario de contabilidad y luego trasladarse al libro mayor. La falta de algún tipo de registro o asiento implicaría un desconocimiento del capital o patrimonio real, lo que puede causar problemas en proyectos futuros o cuentas que no cierren correctamente.
En cada asiento diario que se registra los débitos y créditos deben ser iguales. Así se garantiza que la ecuación contable ampliada Activo = Pasivo + Capital ingresos – gastos permanezca en equilibrio. Al hacer anotaciones en el diario, siempre se deben considerar estos factores:
- Qué cuentas se ven afectadas por la transacción.
- Para cada cuenta hay que determinar si aumenta o disminuye.
- Asegúrese de que la ecuación contable se mantenga equilibrada.
- Determinar el total exacto en que afectará cada cuenta.
Ventajas del libro diario
Las siguientes son las ventajas que proporciona:
- La posibilidad de omitir alguna transacción es mínima, ya que cada transacción se registra en orden cronológico a medida que se van sucediendo.
- El hecho de que las transacciones se registren de forma cronológica permite determinar de forma sencilla cuándo y por qué se ha realizado una transacción.
- Para todas y cada una de las transacciones en el registro de los asientos de diario existen al menos dos cuentas en cuestión y en cada una se especifica de forma clara a cuál se debitará y a cuál se acreditará. Por lo tanto, no hay posibilidad de cometer un error al realizar el registro en el libro mayor.
- Dado que todos los detalles de la transacción se registran en el diario, no es necesario repetirlos en el libro mayor. Como resultado, el libro mayor se mantiene ordenado y breve.
- El diario muestra la historia completa de una transacción en un solo asiento de diario en el que se muestran todas las cuentas afectadas.
- El libro diario ayuda a detectar fácilmente los errores cometidos en el libro mayor.
Desventajas del libro diario
Algunas de las limitaciones del libro diario son:
- En este libro toda la información se registra a diario y de forma dispersa. Por lo tanto, es muy difícil localizar una transacción en particular a menos que uno recuerde la fecha en que ocurrió esa transacción.
- El diario es un libro principal de asientos originales que registra todas las transacciones comerciales. A veces, el cúmulo de información puede resultar muy grande, tanto en forma física como en archivos digitales.
