Álvaro Dexeus, Pleo: «El Excel ya no es el mejor amigo del director financiero»

No son pocas las empresas que han pagado dos veces una factura porque les ha llegado duplicada. Tampoco son pocas las compañías cuyo director financiero gasta cinco o seis horas en conciliar todos los gastos corporativos, utilizando herramientas como Excel, al final de cada mes.

Con el objetivo de acabar con este tipo de situaciones, nació Pleo en el año 2015, en Copenhague, de la mano de Jeppe Rindom y Niccolo Perra. La empresa ofrece soluciones que facilitan la gestión de los gastos corporativos, digitalizando el área financiera de las compañías para que sea más eficiente y transparente.

Tras casi una década en el mercado, Pleo cuenta con 900 empleados y es la solución de control de gastos número 1 en Europa con más de 35.000 empresas que ya la utilizan.

La compañía cuenta con oficinas en prácticamente todas las capitales europeas y empresas como Foreo, JustEat, Acciona o Grupo Dani García utilizan Pleo. No obstante, el director de la empresa en el sur de Europa, Álvaro Dexeus, insiste en que «cualquier tipo de compañía, sea pequeña o grande, cotizada o no cotizada, puede usar una herramienta como Pleo».

Una herramienta para ayudar al director financiero

– ¿Por qué y cómo surge Pleo? 

Arrancamos en 2015. Desde Dinamarca, que es donde está la sede, nos dimos cuenta de que existían muchas herramientas que utilizaban la digitalización para la gestión de las facturas para empresas grandes, pero no había nadie que se hubiese metido en la pyme. Ahí es donde fuimos disruptivos y conseguimos levantar esas rondas de financiación de 300.000.000 de euros para entrar en la pyme en Europa. No existía ninguna herramienta realmente en Europa que se dedicase 100 % a la digitalización en el campo de la gestión de las facturas.

Actualmente ya somos 900 empleados y contamos con oficinas en Ámsterdam, Berlín, Copenhague, Lisboa, Madrid, Londres… En España llevamos dos años siendo la punta de lanza de la compañía, somos la zona que más velocidad ha cogido y con mayor crecimiento por segundo año consecutivo.

Un producto que va «como anillo al dedo» al director financiero

– ¿Cómo llega la compañía a España?

Pues al principio no fue fácil. En el sur de Europa la forma en que entendemos la gestión del gasto corporativo es muy diferente a la que tienen en el norte. Entonces tuvimos que adaptarnos y entender cómo piensa el financiero en el sur Europa. En el norte se basa todo en la confianza y en el sur, mucho más en el control, en tener una política de gestión de gastos clara y habilitar una herramienta que te permita llevar ese control con tus colaboradores o empleados.

Por ello, tuvimos que adaptar la herramienta y sacar módulos, como por ejemplo Pleo Facturas, que es algo que es específico para el sur de Europa. En el norte no utilizan el concepto de la factura. Así que se adaptó el producto para que fuese relevante para el financiero en España y gracias a eso conseguimos ser un anillo al dedo para el director financiero o CFO, y hemos tenido esos crecimientos desorbitados en los últimos dos años en España.

Control de gastos en tiempo real

– ¿Qué es lo que distingue a Pleo de otras soluciones de gestión de gastos que hay en el mercado?

Existían herramientas que digitalizaban la nota de gastos, pero faltaba que la entidad bancaria y el ERP, los dos lados de la moneda, se hablasen entre ellos. ¿Qué hicimos? Por un lado, nosotros nos convertimos, con la licencia de e-money, en una especie de entidad bancaria que nos permite, a través de Mastercard y JPMorgan, que son nuestros socios, emitir tarjetas.

Entonces, somos capaces ya de extraer toda la información cuando se produce el gasto, no cuando lo registra el empleado. De esa forma, el CFO tiene visibilidad en todo momento, desde que el empleado está generando gasto.

Y, por otro lado, para comprobar toda la cadena de valor nos fuimos a la parte de los ERP, establecimos relaciones con ellos, para que cuando se está generando el gasto, automáticamente se está generando el asiento contable. De esta forma, el financiero solo tiene que estar realizando el control de ese gasto cuando se produce. Por tanto, no tienes que estar imputando o subiendo todas las notas de gasto o haciendo la parte de cotización de cuentas bancarias a final de mes. Todo eso ha desaparecido.

La factura electrónica, de obligado cumplimiento con la Ley Crea y Crece

– ¿En qué estado está la transformación digital de las empresas en España?

Queda mucho camino por recorrer y aquí empresas como nosotros tenemos que ser evangelizadores de la necesidad que tiene el financiero, sobre todo en la pyme española, de digitalizarse. Cuando comparamos el norte de Europa con el sur, los datos son bastante demoledores.

En Reino Unido, en torno a siete de cada 10 empresas utilizan una empresa de gestión de gastos como la nuestra, en España estamos hablando de tres de cada 10. Es decir, siete de cada 10 todavía están usando un Excel. ¿El Excel es el mejor amigo del director financiero? A día de hoy ya no. Tienen que apoyarse en la digitalización para ser mucho más dinámicos y competitivos en el mercado.

El director de Pleo en el sur de Europa, Álvaro Dexeus. Fuente: Pleo.

Creo que hay una parte muy importante también, que es que tenemos un punto a favor con la Ley Crea y Crece. La entrada en vigor se ha pospuesto un año, pero prevé que todas las empresas utilicen una facturación electrónica a la hora de generar su contabilidad.

Considero que es necesario que todo pase de forma electrónica y que dejemos ya de estar mandando las facturas en papel. Tenemos un viento a favor tanto para nosotros como Pleo, como dentro de la digitalización en España, porque es el propio Gobierno quien va a hacer que sea de obligado cumplimiento.

Control, reducción de errores y ahorro de tiempo

– ¿Qué gana una empresa utilizando una herramienta de control de gastos como Pleo?

En primer lugar, gana control, que es algo muy relevante para el director financiero, es decir, tener todo bajo un mismo paraguas y verlo, además, en tiempo real.

En segundo lugar, reducir las duplicidades y los errores, al estar todo digitalizado ya no estás pendiente de que una factura se pague dos veces o que haya un empleado que, por buena o mala voluntad, introduzca un gasto dos veces.

Por último, se ahorra tiempo. En la actualidad, una empresa media en España está dedicando en torno a cinco o seis horas a conciliar todos los gastos corporativos, utilizando herramientas como Excel, a final de mes. Cuando se usa Pleo, esto se reduce a menos de una hora, porque el financiero se dedica solo a revisar, a que esté todo bien en la lista de control y a darle al botón.

En definitiva, lo que se proporciona es competitividad y que el equipo financiero no esté revisando gastos, sino que esté aportando valor en decisiones estratégicas de la compañía.

Crece en un 300% el número de empresas que usan Pleo

– ¿Cuáles fueron vuestros resultados en 2023?

Hemos visto un aumento de las empresas que han utilizado la facturación Pleo Facturas, concretamente un 312 % más en el primer trimestre de 2024 con respecto a 2023. La parte de facturación electrónica está cogiendo muchísimo tirón porque va a ser obligatorio. En cuanto al número de usuarios, hemos tenido un aumento del 146 %.

Otro dato que también considero relevante es que la región del sur de Europa está liderando el crecimiento de la compañía por segundo año consecutivo.