La digitalización de una empresa es algo imprescindible y más entrando, en breve, la obligación de emitir la factura electrónica. Sin embargo, adecuarse a esta nueva obligación, no es el único punto que se debe tener en cuenta a la hora de plantear digitalizar un negocio. De hecho, tener una empresa digitalizada permite una gran reducción de recursos destinados a procedimientos rutinarios, a la vez que permite ampliar el margen comercial. Y, con las herramientas adecuadas, este es un proceso rápido y simple. Te contamos cómo puedes digitalizar tu empresa y cuáles son las herramientas indispensables para ello.

Digitalizar tu empresa: ¿cómo y qué beneficios te aporta?

Digitalizar tu empresa te aportará una gran cantidad de beneficios y te permitirá mejorar los márgenes comerciales, a la vez que reducirás muchos costes en tareas rutinarias. De hecho, hay muchos beneficios asociados a la digitalización de una empresa:

• Se automatizan muchas tareas
• Aumenta la eficiencia y la productividad de los diferentes departamentos
• Mejora la relación con los clientes
• Se evitan suplantaciones de identidad y otras estafas digitales
• Las decisiones empresariales se basan en datos más fiables
• Conocer el estado del negocio es mucho más simple y ágil

Además, y a diferencia de lo que muchos pueden llegar a pensar, digitalizar una empresa no es un proceso costoso ni tedioso, pues muchos programas diseñados para ello no requieren de ningún tipo de implementación. Se puede empezar a usar desde el primer día sin necesidad de modificar ninguno de los demás programas que se estén usando en la empresa.

Herramientas básicas para la digitalización de empresas

Cuando hablamos de la digitalización de un negocio, hay dos herramientas esenciales: los CRM de ventas y los EDI.

Los CRM son programas diseñados para la gestión de las ventas y la mejora de las relaciones comerciales. Con ellos, no solamente se puede gestionar cómoda y rápidamente a clientes y proveedores, sino que también se organiza mucho mejor el departamento comercial, se pueden analizar mucho mejor las diferentes acciones de marketing y sus resultados y avanzarse a las necesidades de nuestros clientes.

Los EDI, por su lado, son programas que permiten automatizar una gran cantidad de tareas del departamento de contabilidad, a la vez que permiten intercambiar información comercial de uno modo mucho más seguro. Así, los recursos destinados a tareas rudimentarias y repetitivas de este departamento se eliminan y los recursos pueden emplearse en otros departamentos.

En el mercado, hay disponibles en una gran cantidad de programas CRM y EDI que se adaptan a las necesidades de las empresas sin importar su tamaño o actividad económica. Sin embargo, y pese a que todos ofrecen unas funciones básicas similares, hay algunos de ellas mucho más completos que otros.

Ventajas de un EDI

Usa un EDI ofrece muchas ventajas, como puede ser un intercambio de información más seguro, una automatización de las tareas más rudimentarias del departamento de contabilidad, una digitalización rápida y ágil de cualquier tipo de documento y financiación de facturas.

Seguridad en el intercambio de información

Una de las principales ventajas de usar un EDI es que ofrece más seguridad a la hora de intercambiar información con los clientes y con los proveedores. Es un programa en el que se deben verificar las identidades de los usuarios mediante un certificado digital o un DNI electrónico antes de poder empezar a hacer uso de él. Así, todos sus usuarios están verificados y la información siempre llega al destinatario real.

Automatización de las tareas rudimentarias

El uso de un EDI te permite terminar con las tareas más improductivas del departamento de contabilidad, a la vez que permite acabar con la suplantación de facturas y otra documentación, algo que suele pasar con el uso de otros programas como el correo electrónico.

Conecta de forma rápida y segura con proveedores y clientes

Otra ventaja de usar este sistema es que la comunicación entre clientes y proveedores es mucho más rápida y simple. Cada vez que se emite una factura, esta pasa a estar a disposición del destinatario al momento y sin que este haya podido ser alterado de ninguna manera; de este modo, se evitan suplantaciones en las facturas, así como retrasos en los pagos y se mejoran las relaciones comerciales.

Automatizar procesos: optimiza recursos

Al poder automatizar todas las tareas relacionadas con el envío y la recepción de las facturas, los recursos que se destinan a estas tareas pueden ser empleados en otros departamentos con miras al crecimiento del negocio.

OCR: digitaliza toda tu documentación

Gracias a la tecnología OCR, puedes digitalizar cualquier documentación que se reciba por cualquier otro medio. Así, toda la documentación del negocio está en un mismo espacio, lo que hace que sea mucho más simple de consultar.

Ventajas de un CRM

Mediante un CRM, la gestión de los contactos es mucho más simple, pero también ofrece muchas ventajas al departamento comercial.

Gestión de los contactos e interacciones

Gestionar los contactos es muy simple y fácil, pues ofrece una interfaz de lo más intuitiva. Desde ella, se puede acceder a todos los datos de los clientes, desde su información personal a las interacciones que se hayan llevado a cabo con ellos. Es decir, ofrece información completa para que sea mucho más fácil conocer mejor a los clientes y anticiparse a sus necesidades.

Toma de decisiones más fácil y control de acciones comerciales

Al tener toda la información de los clientes y de las acciones comerciales que se han llevado a cabo con ellos, se puede ver cuáles han sido las que han resultado y las que no. Del mismo modo, también se puede ver qué relación tiene el cliente con la empresa, por lo que se pueden potenciar aquellos puntos fuertes que mejores las relaciones comerciales.

Una completa base de datos empresarial

Algunos CRM ofrecen información sobre la empresa tan sólo con incluir un correo electrónico de trabajo en el perfil del usuario gracias al uso de Inteligencia Artificial.