Consultia Travel pone a disposición de empresas de todo el mundo un sistema de gestión global que aporta ahorro de costes, rapidez y control al corporate travel y “que no ha desarrollado nadie en España”

Las empresas cada vez viajan más, están más internacionalizadas y manejan importantes partidas y presupuestos de gastos en viajes. Con el actual movimiento tarifario y la locura de precios que existe, se ha convertido en una cuestión compleja para ellas el poder saber si lo que están comprando es óptimo o no, o el tener una política de compras homogénea para toda la organización”, explica Juan Manuel Baixauli, presidente de Consultia Travel e ideador de Octopus Tech, una herramienta que da una solución global y completa a todas estas cuestiones y muchas más y que, hoy por hoy, “no ha desarrollado nadie en España”.

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En 2010, Baixauli se enfrasca en el estudio de una tecnología que fuera capaz de paliar todos esos problemas y que aportara seguridad a la empresa, a finales de 2011 comenzaron a desarrollarla y la implantación llegó en 2014. “Tres años de desarrollo a pleno pulmón”, constata.

¿Qué hicieron en Consultia Travel?

Desarrollaron un sistema único de gestión de la información capaz de parametrizar todo lo que la empresa quiera. “Le proporcionamos a la empresa una información online, en tiempo real o como ella quiera, que da cuenta de la propia política de compras que ha establecido (p.e. en esta empresa nadie se gasta más de 150 euros en una noche de hotel) –que puede variar, bien por segmentos o departamentos o incluso por cargos de empresa–; además de integrar esta política con los sistemas de facturación de la empresa y de agrupar la información en informes (por departamentos, filiales, usuarios, proyectos, destinos, productos…) mensual, semanal o como el cliente quiera. Hoy en día, esto es inconcebible, no hay ninguna agencia de viajes que lo haga”, afirma tajante Baixauli. De hecho, todavía no se han topado con ninguna empresa a la que no hayan sido capaces de parametrizarles sus demandas.

La facturación es otro de las grandes problemas para el cliente y que la herramienta resuelve eficazmente ya que es capaz de parametrizar las facturas y las formas de pago. Pero, ¿cómo se lleva a cabo? “Analizamos la estructura de la empresa, parametrizamos el grupo y toda la jerarquía de sociedades o departamentos de ese grupo de gestión y después se asignan personas a esos departamentos para computar las facturas, pero en lugar de tener que hacer X facturas y X pagos por factura, hacemos una sola factura y un fichero digital que analiza toda la estructura de costes y consumos que ha tenido el cliente”.

En definitiva, especifica Baixauli, “hacemos un traje a medida de todo el sistema de gestión para cada corporación, tenga el tamaño que tenga. Incluso, le proporcionamos a la empresa un fichero compatible con su propio ERP para que pueda ahorrarse costes de control, de conciliar facturas, etc.”.

Octopus Tech incorpora también los sistemas de alertas y avisos que el cliente quiera. “Por ejemplo, –concreta– cada vez que alguien se salte una política de compra establecida por la dirección de la compañía puede enviar una alerta al controller financiero. Toda esta información está en una intranet que la empresa puede gestionar por sí misma”.

De todas formas, para que la empresa no tenga problemas en el uso de la herramienta, desde Consultia Travel también “formamos e instruimos al jefe de compras para que pueda manejarla y definir las políticas de compras de su propia empresa o bien se las sugerimos, como él prefiera”, afirma.

“La herramienta –desgrana Baixauli– también permite exportar el listado del consumo realizado a un documento de Excel, donde aparecerían gráficas, consumos por departamento, por responsable de compra, por filiales… Además, en cada factura podemos introducir el código que nos diga la empresa (filial, centro de costes…) y a partir del Excel se pueden hacer los filtros que se quieran”.

Por su parte, el usuario que viaja se despreocupa, ya que no tiene que ir haciendo partes de gastos y la empresa también está tranquila porque el viajero está comprando según las reglas establecidas. Con lo cual, acentúa Baixauli, “además de control existe la máxima seguridad”.

Pero además, Consultia ha ido más allá y ha puesto la tecnología de “búsqueda” a disposición del usuario. “Es decir, hasta ahora, el usuario controlaba lo que consumía y nosotros gestionábamos, prácticamente en tiempo real su demanda de corporate travel, pero desde junio permitimos que sea él el que haga la búsqueda de su propio hotel”, aclara, “ya que uno de los aspectos que más valora el cliente es la rapidez en la resolución de sus operaciones”.

¿Cómo nos diferenciamos de la competencia?

Juan Manuel Baixauli concreta que “las grandes agencias de viaje tienen un sistema de gestión muy arcaico y no van a cambiarlo porque les supondría grandes dificultades de adaptación y una elevada inversión; y las pequeñas no tienen esa capacidad de innovación tecnológica. Este es, precisamente, el hueco que nosotros hemos encontrado y por lo que hemos desarrollado tecnología propia”.

En este punto, Baixauli se pregunta ¿cómo nos aseguramos de que el precio al que compramos es el mejor? ¿Qué hay que hacer? “Convertirse en un verdadero comparador para, en tiempo real, comparar el máximo número de sistemas posibles y filtrar para conseguir el mejor precio –no como suelen hacer los que se autodenominan comparadores que normalmente se centran solo en uno de los cinco grandes Global Distribution System (GDS): Amadeus, Travelport, Sabre…–”, subraya.

Para ello, Consultia Travel ha creado un sistema que lee la información de diferentes bases de datos de todo el mundo y la integra, gracias a un algoritmo que tiene en cuenta también la geoposición pensando en las prioridades del corporate travel. “Todos atacamos las mismas bases de datos, pero en función de cómo está diseñado el algoritmo dará unos resultados u otros”, afirma.

Además, “el sistema gestiona la búsqueda bajo el tamiz de las políticas de compra establecidas previamente por la empresa, no solo cuantitativas (como no sobrepasar un determinado precio), sino también cualitativas (al mismo precio prefiero las cadenas tal y tal)”, añade Baixauli.

Igualmente, y a pesar de ser una herramienta concebida para dar servicio a la empresa, también puede ser empleada por directivos o responsables que están comprando a título personal, “en ese caso no se le aplican las reglas de negocio o es posible definir otros parámetros de compra y la facturación no se vincula a la empresa si no a título personal, según detecta el sistema automáticamente al introducir la contraseña”.

En estos momentos, gracias a su comparador de hoteles, Consultia Travel se ha convertido en la central de sistemas de reserva con mayor conexión de hoteles en España, 800.000 en tiempo real.

Pero sus deseos de progresar y avanzar no terminan aquí. Por ello, un equipo expertos en desarrollo y programación está trabajando para poder ofrecerle al cliente además de hoteles, vuelos, rent a car, seguros… Este nuevo paquete de servicios estará operativo a lo largo de este año.

Su gran valor diferencial

“El gran valor añadido de Octopus Tech, –confirma Baixauli– es que no existe ningún sistema en el mercado que aplique las reglas de negocio de una empresa al tiempo que compara los diferentes sistemas rastreando los mismos hoteles para ver dónde está el mejor precio. Además, cuando se hace la reserva, si ya están pactadas las formas de pago, el usuario lo tiene todo resuelto y da igual en qué lugar del mundo se encuentre”. Estas serían, a su juicio, las dos reglas que les diferencian de cualquier otro sistema de gestión de viajes .

Además el modelo, evidencia Baixauli, tiene dos grandes ventajas, “su verstalidad y su escalabilidad infinita, ya que permite dar servicio a cualquier empresa en todo el planeta”.

Baixauli deja claro que desarrollan la tecnología “como un elemento de eficiencia y de competitividad”, pero “vendemos corporate travel y eficiencia poniendo todo el sistema de controller y de comparadores gratuitamente al servicio de la empresa”.

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