¿Qué es un webinar? Beneficios para las empresa

Jesús Eduardo Santaella

Un webinar es una reunión o presentación en línea que se realiza a través de Internet y en tiempo real. En pocas palabras, es un evento online, que conecta a los individuos con los espectadores de todo el mundo. Estos pueden ser los integrantes de tu equipo de trabajo o los alumnos de tu clase. Una herramienta que ha sido esencial en la actualidad y que ha permitido y facilitado el trabajo en remoto para muchas empresas.

Las principales características de los webinars son la interactividad, o la capacidad de discutir, enviar y recibir información en tiempo real y la conexión en remoto de todos los miembros participantes de la reunión. Como si estuvieras en la sala de reuniones de tu empresa o en lugar de reunión con un cliente. Solo necesitas conexión a internet y un equipo electrónico, que bien puede ser un ordenador, un portátil, tablet o smartphone.

¿Qué es un webinar?

Un webinar es un evento virtual al que asiste exclusivamente una audiencia online determinada, estos llegan a ella a través de un enlace proporcionado por el moderador y organizador del webinar y puede ser compartido a través de un email o cualquier medio social. Esto lo distingue de un webcast, que también incluye la presencia de una audiencia física. Otros términos usados como alternativas para webinar son eventos web, seminario online, webcast, conferencia web y evento virtual.

Los webinars hacen posible la celebración de conferencias y reuniones en cualquier momento y lugar. Cualquiera puede participar en un webinar sin salir del trabajo o sólo mientras se queda en casa, en un viaje de negocios o de vacaciones. Simplificando incluso el manejo de información y envío de archivos y reportes en reuniones de trabajo. Hay muchas razones para pensar que los webinar son herramientas indispensables para el desarrollo y formación empresarial. Sus ventajas son muchas y te las resumimos a continuación:

¿Qué beneficios ofrecen los webinar?

Los principales beneficios son:

Contacto directo con tu grupo objetivo. Interactúa con tu grupo objetivo. Permítenos hacer preguntas, o haz tus propias preguntas a los participantes.
Llega a tu grupo objetivo tanto en directo como en diferido. Un webinar te da la oportunidad de seguir llegando a tu grupo objetivo cuando la emisión haya terminado, ya que cada webinar también se puede ver on-demand. Por lo que tus espectadores pueden elegir verlo en directo o en diferido
Interacción con tu grupo objetivo. Los webinars te permiten utilizar encuestas, chats y llamadas a la acción, o mostrar a tus espectadores diapositivas de PowerPoint o videos.
Los webinars te permiten ahorrar tiempo y dinero. No hace falta que aclaremos este punto, basta con considerar, que las reuniones online no requieren de un espacio físico, todos desde sus casa asisten a la reunión.

¿Qué tener en cuenta antes de preparar un webinar?

Antes de iniciar un webinar, te aconsejamos que tengas cubiertos los siguientes puntos, mas aún si es tu primera vez al frente de uno o si es la primera vez que asistes a uno. No olvidemos que un webinar es una reunión, una que se hace de manera online y con personas reales, que en teoría deberían estar atentos a todo lo que diremos en nuestra exposición en el webinar. Es por ello, que, en caso de que seas tú quien dirija la reunión, los tiempos son esenciales para tener un webinar exitoso.

No solo mantener el foco en la reunión y ser preciso en lo que dices son elementos esenciales en la preparación y desarrollo de un webinar, sino el manejo y participación de tu audiencia. Esto permite que quienes están en tu reunión, se sientan involucrados en ella. Es por ello que te recomendamos practicar, algunas plataformas de Webinar te permiten grabar la reunión. Graba tu reunión y luego revísala y mejora los puntos donde creas que debes hacerlo. Ten a la mano los recursos que usarás en la reunión, imágenes, videos, etc, elementos que puedas incluir, e incluso ofrecer como descargables. Y por supuesto, elige la plataforma de webinar que mejor se adapte a ti y a tus necesidades.

¿Por qué es importante en una estrategia de contenido?

Básicamente porque refuerza la imagen del creador de contenidos o de la marca creadora de contenidos. En un proyecto que se caracteriza por aportar contenido a una audiencia en específico, la realización de los webinar le ofrece a la audiencia un acercamiento más directo con el creador o con la marca, facilitando incluso la interacción con ellos. Es esencial, si quieres obtener algún beneficio económico por la venta de algún producto o servicio a la comunidad que ya has creado como consecuencia de tu estrategia de contenidos.

Cuando hablamos de que la estrategia de contenidos, previa y posterior al webinar, que son esenciales para mejorar el engagement, lo hacemos porque es la herramienta empleada para atraer a nuestro target. Las personas que buscan contenidos como el que ofrecemos estarán en disposición de dar un paso más allá si logramos que ellos asistan a nuestro webinar. Antes de iniciar o pautar un webinar, crea una estrategia de contenidos.

Ideas para optimizar un webinar

Todos estos son pasos esenciales para crear el mejor webinar posible para tu empresa y tus asistentes.

Anuncia tu evento, haz uso de campañas de marketing para garantizar el alcance que necesitas en caso de que sea un webinar dirigido para captar clientes. En cambio, si fuera un webinar para los miembros de una empresa o institución, haz uso de los canales empleados por la empresa para difundir y lograr que asistan al seminario.

Refuerza el interés por la asistencia del webinar, parte de una campaña de captación de clientes a través de un webinar es asegurar el interés por lo que se dirá en él. Enviar material descargable o visual relacionado con los temas a tratar durante el webinar es esencial para ello. Tu cliente o tu asistente al webinar debería estar al tanto de los puntos a tratar y esto lo cubres con el material enviado antes, durante y después del webinar. Si necesitas ideas, puedes revisar las siguientes sugerencias:

Blogs
eBooks
Infografía
Historias de éxito
Videos
Podcasts
Incluso otros eventos relacionados

Interactúa con tu audiencia, para asegurar que que la información esté llegando correctamente, estos tips podrían servirte:

Sólo haz una pregunta a la vez para evitar confusiones.
Usa un lenguaje simple y preguntas sencillas para obtener las respuestas más precisas.
Escribe preguntas que beneficien a tus asistentes tanto como a ti.
No hagas demasiadas preguntas una encima de la otra (una pregunta cada 7 minutos parece ser lo apropiado).
Presenta tus preguntas antes de hacerlas, y muestra a tus asistentes dónde y cómo responder.
Mantén a tu audiencia involucrada mostrándoles los resultados.

Garantiza la conversión, haz uso de programas automatizados para hacer un seguimiento de los asistentes a tu evento. Ahora que has establecido una relación real con todos los que vieron las versiones en vivo y grabadas de tu webinar, deberías crear campañas de correo electrónico automatizadas que te permita enviar por correo electrónico a tus clientes potenciales del webinar.

¿Cómo grabar un webinar para empresas?

Existen muchos software para llevar a cabo una sesión de webinar, dependiendo de la herramienta que utilices serán los pasos a seguir para grabarlo. Ahora, grabar un webinar para empresa dependerá no solo de la herramienta que utilices, sino del lenguaje y tono que requiera tu empresa. Es decir, cada empresa tiene una forma particular de dirigir y tratar a los miembros de su equipo, basado en ello será la forma que utilices para grabarlo. Pero volviendo al uso de la software.

Puedes seguir los siguientes pasos, que además son un proceso general que no es específico ni de Windows ni de Mac.

Elige un software. Hay muchas opciones diferentes de software para grabar webinars.
Instala el software. Una vez que hayas elegido el programa de grabación para el webinar, es el momento de instalar el software.
Familiarízate con tu software. El conocimiento es poder cuando se trata de Software para webinar.
Configura el formato de tu video. Los software para webinar permiten configurar el formato de video empleado durante la presentación, asegúrate de hacer que el tuyo sea compatible con la mayoría de los equipos electrónicos de los miembros de tu empresa o los de tus clientes.
Asegúrate de que el audio sea de alta calidad. Antes de grabar, prueba el audio.
Organiza las diapositivas que vayas a utilizar. Si vas a utilizar un paquete de diapositivas en tu presentación, asegúrate de que las diapositivas estén listas para ser utilizadas durante el webinar.
Graba.
Edita.
Exporta.
Crea un correo electrónico de invitación (si es necesario). ¿Este webinar es uno que planeas compartir con potenciales clientes potenciales, por ejemplo? La mayoría de los programas de webinar permiten crear un formulario de registro y un correo electrónico de presentación que puede ser enviado a medida que la gente se registra en el webinar.

¿Qué requisitos necesitan los participantes?

Además del enlace de entrada al webinar, conexión a internet y un equipo, como smartphone, tablet, portátil u ordenador de sobremesa, los usuarios asistentes al webinar no requerirán ninguna otra cosa, salvo que el presentador o instructor del webinar lo solicite por anticipado. Fuera de eso, todos, quienes cuenten con los requisitos mencionados anteriormente, están en disposición y posición de asistir al webinar y disfrutar de él sin problemas.

¿Cómo elegir la temática?

En cierta forma, esta pregunta debería estar respondida por la intención del webinar, es decir, cada webinar está diseñado para tratar un tema concreto, sin importar la temática, siempre puedes hacer uso de esta herramienta para reunirte con las personas involucradas o interesadas en escuchar tu propuesta.

Nosotros no podemos proponerte temas específicos para tus webinars, ya que no sabemos dónde está realmente tu experiencia. Sin embargo, en base a nuestra experiencia, podemos sugerirte algunas ideas generales que te servirán para dar forma a tu presentación de webinar:

¿Por qué no hablar de ello a sus invitados?

Cómo hacer algo bien
Cómo aprender algo
Lo nuevo en la industria
Cómo resolver un problema específico
Cómo usar un programa/servicio y evitar errores
Próximos eventos y los resultados de los eventos anteriores
Cómo dominar un nuevo producto/servicio
Cómo ganar dinero

¿Cuánto tiempo debe durar?

Es necesario para cumplir con los objetivos del webinar. Si se trata de una presentación de un producto o servicio, lo ideal es que esta no se extienda más de 30 minutos, ya que después de ese periodo de tiempo los asistentes empiezan a perder el interés y atención en lo que se comenta. Lo ideal, es una presentación corta, precisa y con un intervalo de tiempo programado para responder las preguntas de los asistentes al webinar.

¿Cómo aprovecharlo para construir relaciones?

El webinar como herramienta de formación e interacción con tu público objetivo o con miembros de tu equipo de trabajo ha demostrado ser bastante eficiente, brindando para todos un trato cercano. Lo necesario para alcanzar el compromiso entre las partes involucradas. Es esencial para llegar a demostrar a tus clientes lo importante que son para ti y para tu negocio o para que cada miembro de tu empresa se sienta valorado y parte del equipo, como un activo invaluable.

Las reuniones o sesiones de webinar representan más ventajas que desventajas, como lo hemos explicado en este artículo. Si aun en tu empresa no haces uso del webinar, tal vez estarías perdiendo la oportunidad de mejorar marca y potenciar tu negocio