Kanban es una palabra de origen japonés que se traduce como «cartel» o «cartelera». Los sistemas kanban son sistemas de gestión del flujo de trabajo que utilizan tarjetas para visualizar cómo fluye y como se desarrolla el trabajo que se realiza. Utilizando un tablero Kanban para visualizar el trabajo de tu equipo, puedes asegurarte de que todo el mundo sabe lo que hay que hacer, cuándo hacerlo y quién debe hacerlo. ¿Te resulta interesante?, sigue leyendo. Hoy hablaremos sobre lo que es el método kanban, como funciona, sus principios, ventajas y desventajas, etc.

¿Qué es el método Kanban?

También denominado “sistema de tarjetas”, el método Kanban es un método visual de gestión del flujo de trabajo. En esencia, consiste en mejorar continuamente el trabajo en equipo. Se utiliza para visualizar el flujo de trabajo y limitar el trabajo en curso. Esto a su vez, permite mejorar la productividad, reducir los residuos y aumentar la visibilidad del proceso de producción. En pocas palabras, kanban ayuda a controlar lo que hay que hacer.

El método kanban, se centra en dos áreas clave: visualizar el trabajo y limitar el trabajo en curso. Lo cual, admite trabajar en un número limitado de tareas a la vez. Esto ayuda a evitar situaciones en las que las personas intentan hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. Lo que puede dar lugar a una comunicación escasa entre los equipos o las personas, sin tiempo para la colaboración o el pensamiento creativo.

Cómo funciona la metodología Kanban

El método Kanban se puede entender también, como un enfoque ajustado para mejorar el trabajo en equipo. Funciona a través de la implementación de tableros (principalmente digitales en la actualidad) que representan las diferentes etapas en que se encuentra un trabajo y quienes son los responsables.

Utiliza una técnica Lean para minimizar el desperdicio en cualquier proceso de producción, conocida como sistema pull. Y visualiza el flujo de trabajo en los precitados tableros, que sirven para ver dónde se producen los cuellos de botella, que los causa, cuándo se producen y cuánto tiempo tardan en completarse.

Adicionalmente, también impone límites al trabajo en curso (WIP). Es decir, al número máximo de tareas en proceso en un momento dado. De esta manera, ninguna persona tendrá demasiado trabajo a la vez.

Los principios Kanban

Algunos autores coinciden en que existen 4 principios básicos de gestión del sistema o método kanban. Ellos son:

• Empezar con lo que se hace ahora.
• Buscar e implementar cambios progresivos y evolutivos.
• Respetar los procesos, los roles, las funciones y las responsabilidades actuales.
• Estimular el liderazgo en todos los niveles

Sin embargo, para otros especialistas, los principios kanban se pueden dividir en dos grupos, Principios de la gestión del cambio y Principios de prestación de servicios. Cada uno de ellos a su vez conformado por sus propios principios.

Principios de la gestión del cambio

• Comienza con lo que haces ahora.
• Implementa el cambio incremental y evolutivo.
• Incentiva los actos de liderazgo a todos los niveles.

Principios de prestación de servicios

• Enfócate en las necesidades y expectativas del cliente.
• Gestiona el trabajo, no los trabajadores.
• Revisa periódicamente la red de servicios.

Cómo implementar la metodología Kanban

El método Kanban se utiliza para visualizar un flujo de trabajo, de modo que todo el mundo pueda ver lo que está pasando y cómo progresan las cosas a través de diferentes etapas revisión o de finalización. Puede utilizarse para proyectos de desarrollo de software o para cualquier proceso en el que haya tareas que completar antes de que pasen a su siguiente fase. La mejor manera de implementarlo, es:

• Definir el alcance del proyecto
• Definir los objetivos del equipo
• Crear un tablero Kanban
• Establecer un bucle de retroalimentación continua mediante el uso de métricas para medir el progreso, identificar los cuellos de botella en el flujo de trabajo, y hacer los ajustes necesarios.

Kanban es un método de gestión visual que ayuda a mejorar el trabajo en equipo. Debe ser aplicado por el equipo, no impuesto desde arriba.

Los beneficios del método Kanban

El método Kanban es una forma sencilla de gestionar el trabajo a través de la mejora continua. Hace que los resultados de este, sean visibles, mejorando la fluidez. Ofrece un panorama que posibilita ver de forma rápida el trabajo del equipo.

Asimismo, ayuda a los equipos a fomentar la flexibilidad, centrarse y tomar mejores decisiones, adaptarse al cambio, alcanzar un mayor nivel de colaboración y lo que es más importante, ¡les ayuda a hacer mejor las cosas!

Las desventajas de Kanban

Aunque el método kanban es mayormente ventajoso para las empresas, se nos pide mostrar algunas de sus desventajas. Entre ellas, podemos mencionar que puede resultar abrumador mantener los tableros kanban actualizados cuando hay un gran flujo de trabajo. Es decir, cuando se realizan muchas tareas al mismo tiempo.

Adicionalmente, está el hecho de que puede ser no muy conocido aun por algunos de los miembros de los equipos no técnicos.

6 prácticas de la metodología Kanban

El método Kanban es un conjunto de prácticas que pueden utilizarse para mejorar el trabajo en equipo y la productividad. Sus seis principales prácticas son:

1.- Visualizar el flujo de trabajo: mostrar el trabajo en un tablero Kanban para que todo el mundo pueda ver en qué se está trabajando, quién está trabajando en ello y cuándo terminará.

2.- Limitar el trabajo en curso (WIP): limitar el número de tareas en las que se está trabajando en un momento dado. De esta manera, se evitará que una persona quede enterrada bajo demasiado flujo de trabajo inconcluso.

3.- Gestionar el flujo: se debe gestionar el flujo de trabajo a través de los diferentes procesos de producción, manteniendo un ritmo sostenible. En otras palabras, se debe gestionar el trabajo que se realiza y no a las personas que lo realizan.

4.- Explicar las políticas del proceso: se debe garantizar que todo el mundo conoce las políticas establecidas para gestionar los retrasos u otros problemas que surjan durante el flujo del proceso. Es decir, cada quien debe saber qué hacer en caso de presentarse algún problema.

5.- Aplicar bucles de retroalimentación (“feedback”): se debe mantener un flujo constante de comunicación y retroalimentación con el equipo y clientes. Esto le permite a la empresa conocer de primera mano información sobre el desarrollo de los procesos y sus resultados.

6.- Mejorar a través de la colaboración: la colaboración es una excelente herramienta para la mejora continua y el método kanban, se basa en mejorar continuamente. Esto quiere decir, que puede funcionar junto con otros sistemas de desarrollo de procesos.