Gastos anticipados: ¿Qué son y cómo se presentan en la contabilidad?

En contabilidad, los gastos anticipados o gastos pagados por adelantado, son costes o gastos prepagados. Es decir, que la empresa ha pagado por adelantado, pero que no se producirán ahora, sino en un futuro. Un ejemplo de ello puede ser, un seguro, un boleto de avión comprado con anticipación, etc. Este tipo de gastos, suelen ser utilizados por las empresas para cubrirse de futuros costes y suavizar sus flujos de caja.

Qué son los gastos anticipados

Los gastos anticipados son gastos que se han pagado por adelantado y cuya contraprestación se recibirá y se utilizará en el futuro. En otras palabras, este tipo de gastos son una especie de activos que se pagan en la actualidad, pero que se disfrutarán en su totalidad o parte, en el ejercicio económico siguiente. La característica principal de los gastos anticipados, es que aun cuando se contabilizan como parte del ejercicio actual, realmente corresponden a un ejercicio futuro.

Un ejemplo muy común de este tipo de gastos, puede ser seguros, boletos de viaje, el pago de servicios, compra de software, alquiler de oficinas o lugares de trabajo, etc.

Los gastos anticipados en la contabilidad de la empresa

En contabilidad, los gastos anticipados son gastos pagados antes de la fecha real del gasto. Estos gastos no se reconocen en la cuenta de ganancias y pérdidas. En su lugar, se registran como un activo corriente en el balance general de la empresa, bajo la denominación de cargos diferidos a corto plazo. En este punto, se debe tener en cuenta la denominada periodificación contable, que consiste en asignar a cada periodo, los gastos e ingresos correspondientes.

De la misma manera, no pueden figurar en los ingresos o en el coste de las ventas en la cuenta de resultados. Si no que aparecen en la categoría de gastos de venta/generales, al igual que otros activos que tienen que comprarse con antelación y pueden venderse más tarde para ganar dinero, como el mobiliario, etc.

En estos casos, cuando se realizan pagos anticipados, se deben utilizar las cuentas de “Ajustes por periodificación” especificadas en el “Plan General Contable”. Las cuentas: (480) de Gastos anticipados y (567) de Intereses pagados por anticipado.

Cuenta 480 “Gastos Anticipados”

La cuenta 480 «Gastos pagados por adelantado» se utiliza para registrar los pagos realizados por adelantado de bienes y/o servicios que se consumirán en el año siguiente, desde la fecha en que se pagan. En otras palabras, aquellos gastos que se han registrado y contabilizado en el ejercicio económico actual, pero que realmente corresponden al próximo.

Se registra en el activo corriente del balance general, cargándose al cierre del ejercicio, abonándose a las cuentas del grupo 6 y se abona en el ejercicio siguiente con cargo a las mismas cuentas de este grupo (compras y gastos).

Cuenta 567 “Intereses pagados por anticipado”

Esta cuenta se utiliza para registrar los intereses prepagados. Es decir, que se han pagado por anticipado durante el periodo. Por ejemplo, cuando la empresa toma dinero prestado y paga al prestamista una determinada cantidad de intereses por adelantado. Esta cantidad se registra como un aumento de los intereses pagados por adelantado. El resto del capital adeudado se trata como un gasto.

Se carga al cierre del ejercicio con abono a las cuentas del subgrupo 66 donde se registran los intereses contabilizados. Y se abona al inicio del ejercicio siguiente con cargo a este mismo subgrupo.

Gastos anticipados en el balance de situación

Los gastos anticipados aparecen registrados en la cuenta 480 y se presentan como un activo corriente en el balance. Esto se debe a que los gastos prepagados no se consumen con el tiempo; son simplemente una forma de pagar las cosas por adelantado. Los gastos prepagados incluyen partidas que ya se han pagado, pero que aún no se han utilizado, como, por ejemplo:

• Primas de seguro
• Arrendamiento de equipos
• Costes diferidos asociados a contratos firmados por la empresa

Gastos anticipados y la cuenta de pérdidas y ganancias

Los gastos anticipados o pagados por adelantado son gastos que se han pagado por adelantado. Como ya indicamos, se registran en el balance como activo corriente y se deducen del mismo. El importe de estos gastos no aparece en la cuenta de pérdidas y ganancias porque ya está incluido en el balance.