Cómo elaborar un plan de operaciones

El plan de operaciones, o plan operativo o de producción, explica de forma detallada el proceso de producción que se sigue hasta llegar al producto final. Se incluye dentro del plan de negocio y contiene todos los aspectos necesarios a nivel técnico y organizativo de todos los procesos que nos permitirán producir el producto y servicio.

Aspectos a tener en cuenta en el plan de operaciones

Proceso

Concretar los aspectos relacionados con el proceso de producción y detallar el núcleo de operaciones que se requieren: hay que definir aspectos como:

• • Delimitar las responsabilidades de cada miembro de la empresa. Qué tareas son competencia de cada uno.
  • Establecer un organigrama claro y entendedor en el cual cada persona sepa a quien dirigirse para solucionar o informar de cualquier eventualidad.
  • Establecer mecanismos de coordinación entre los diferentes departamentos que conforman la empresa, con la finalidad de permitir la cooperación entre miembros y una rápida circulación de la información.

Política de aprovisionamiento

Determinar la política de aprovisionamiento y la relación con los proveedores es uno de los puntos más conflictivos. Toda compañía tiene como objetivo minimizar estos costes para, de esta manera, conseguir un margen lo más amplio posible. Por lo tanto, es imprescindible establecer:

Costes

Los costes previstos asociados a la actividad que desarrollará la empresa: es importante diferenciar entre:

• • • Costes fijos: costes estructurales que no dependen del volumen de ventas realizado. Por lo tanto, independientemente del volumen de la producción, se tendrán que soportar de igual manera.
    • Costes variables: son los costes que varían en relación directa al número de unidades vendidas; es decir, a más ventas, más costes variables a hacer frente.

Materias primas

Materias primas, productos semielaborados o productos acabados requeridos en el proceso de producción o para su comercialización directa.

Proveedores

Hay que conseguir las condiciones más ventajosas posibles en los siguientes aspectos:

• • • Precios: el más aceptable posible referente a la calidad que se quiere conseguir. No siempre el proveedor que ofrece un precio menor es el que más conviene, ya que puede ser que la calidad que proporcione no sea la adecuada de acuerdo a los estándares marcados por la empresa.
    • Plazos de entrega: es imprescindible que el producto esté en el momento preciso para que no haya ningún paro en la producción. Una falta de abastecimiento puede provocar que no se pueda producir a tiempo y que el cliente no reciba el producto que se le ofrece. En un contexto tan competitivo como el actual, es un peligro, ya que puede pasarse a la competencia.
    • Volumen óptimo de pedido: marcar una cantidad según el periodo de tiempo. Por ejemplo, en casos de mercados muy estacionales, estar seguros que podrán proveer la cantidad necesaria en las puntas de demanda.

Almacenamiento

Todo almacén tiene una capacidad máxima que no tiene que ser sobrepasada. Además, supone un coste que se quiere minimizar. Por otro lado, es imprescindible tener un remanente mínimo para evitar una rotura de stock en caso de una falta de abastecimiento.

Método de valoración de existencias

Hay tres métodos básicos para valorar las existencias:

• • • FIFO (First In, First Out): se valora la existencia que sale del almacén según el coste de la más antigua.
    • LIFO (Last In, First Out): se valora la existencia que sale del almacén según el coste de la última en entrar.
    • Precio Medio Ponderado: se valora la existencia que sale según el coste medio de las existencias que hay en el almacén.

Gestión de la calidad

Habrá que detallar las siguientes acciones:

• • • Tener en cuenta la gestión de la calidad referida al producto o servicio
    • Identificar las variables de medida de la calidad: éstas deben de ser:
      • Medibles
      • Fáciles de identificar
      • Concretas
      • Calificables
      • Comparables
      • Evaluables económicamente

Mecanismos de control

Los mecanismos de control de la calidad en el proceso de producción y de operaciones, así como los posibles sistemas de mejora de la calidad relativos a:

• • • • • Acciones relacionadas con el producto o servicio: si es necesario adaptar y mejorar las características del servicio o sus funciones, según las necesidades que hayan hecho llegar los clientes.
        • Acciones relacionadas con el cliente: las necesidades y preferencias de los clientes no son fijas, por lo que es imprescindible estar atento a cualquier cambio o expresión al respecto.
        • Acciones relacionadas directamente con los resultados de la empresa: si es necesario reducir los costes o incrementarlos según si hay una mayor o menor exigencia en términos de calidad del producto.

Tecnología necesaria

Habrá que plantearse puntos como:

• • • Tipo de tecnología utilizada y sus características más importantes
    • Estado en que se encuentra el mercado de las tecnologías utilizadas y previsiones futuras que se esperan: una mejora tecnológica muchas veces supone, a largo plazo, un ahorro en costes.

Recursos humanos

Habrá que tener en cuenta aspectos como:

• • • Número necesario de trabajadores
    • Descripción de los puestos de trabajo: que haya una clara delimitación de las tareas y de qué se encarga cada persona.
    • Formación y experiencia necesaria: según si se prefiere formar a alguien joven o se precisa a personas con más experiencia.
    • Habilidades comunicativas: en caso que tenga que transmitir conocimientos u organizar equipos, es imprescindible que sepa comunicarse y hacer llegar la explicación al grupo.

Medioambiente

Concretar las cuestiones medioambientales recogidas en la legislación: se indicará.

• • • • Medidas preventivas en materia de medio ambiente.
      • El coste de cada una de las medidas tomadas.
      • La actividad que lleva a cabo la empresa en referencia a la normativa relativa a la protección medioambiental.

¿Qué puntos son los más importantes en un plan de operaciones?

Los responsables tienen que tener muy claros los siguientes aspectos:

• Cantidad a producir y en qué tiempo.
• Capacidad productiva de la empresa.
• Materias primas necesarias y en qué cantidad, precio y dónde obtenerlas.
• Tecnología específica disponible y necesaria para la producción.
• Servicio postventa y atención al cliente

Si se presta un servicio, es imprescindible informar de los siguientes aspectos:

• Frecuencia durante la cual se presta el servicio.
• Tiempo que durará la prestación de cada servicio.
• Ubicación y aspecto del lugar donde se presta el servicio: habrá que tener en cuenta los siguientes puntos:
  • Proximidad de los clientes potenciales.
  • Proximidad de los proveedores y mano de obra.
  • Infraestructuras y comunicaciones de la zona.
  • Aspectos legales y normativa en todo aquello que afecte a la producción, distribución y venta.