Certificado de retenciones: ¿Qué es y quién debe emitirlo?

El certificado de retenciones es un documento que acredita el importe del impuesto que se ha retenido de los ingresos y lo emite el pagador al beneficiario. Es importante, porque en él se registran todos los pagos, así como las retenciones y deducciones hechas al trabajador a través de su nómina, durante el año inmediatamente anterior. En consecuencia, constituye una obligación de toda empresa, al finalizar el año, entregar a cada uno de sus empleados el certificado de retenciones.

¿Qué es el certificado de retenciones?

El certificado de retenciones es una de las obligaciones laborales de toda empresa, no implica el pago de dinero, pero no por eso es menos importante. Se trata de un documento, que muestra el importe de los ingresos, deducciones e impuestos retenidos durante el año inmediatamente anterior. Ya sea que se trate de empleados en nómina, autónomos o profesionales. Adicionalmente, debe ser entregado en original, firmado y sellado por la empresa.

Este certificado sirve como comprobante de las retenciones del impuesto, que la empresa ha hecho a cada empleado, información necesaria para su propia declaración del IRPF.

¿Para qué sirve el certificado de retenciones?

El certificado de retenciones es un documento sumamente importante para el trabajador, por cuanto es el único comprobante real de todas las retenciones o pagos hechas al IRPF durante el año anterior. Así que, le es prácticamente imprescindible para poder realizar su Declaración de la Renta correctamente. Por otro lado, para la empresa representa constancia de todas las retenciones hechas a todos los clientes a los que se haya facturado. Lo cual, le dará una cifra exacta del IRPF retenido y pagado a Hacienda durante el último ejercicio económico.

En qué términos se regula

La obligatoriedad y forma de emitir y entregar los certificados de retenciones, están contenidos y regulados en el Reglamento del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Más específicamente en su artículo 108.3.

Quién debe emitir un certificado de retenciones

“El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir a favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas…”. De esta manera, la ley, en el precitado artículo 108.3 del también ya mencionado reglamento del IRPF, establece en quien recae la responsabilidad de emitir el certificado de retenciones del impuesto.

Cuándo debe emitirse el certificado de retención

Para todos los efectos, se tomará la obligación de emitir el certificado de retenciones, lo estipulado en el mismo artículo 108.3 del reglamento del IRPF. De tal manera que, el correspondiente certificado de retenciones, deberá emitirse a favor del contribuyente, cada año, al cierre del respectivo ejercicio económico. Antes del inicio del plazo de declaraciones del IRPF para el nuevo año.

Sanciones por no emitir certificado de retenciones

Las sanciones por el incumplimiento en la emisión de certificados de retenciones por parte del retenedor, están previstas en el artículo 206 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. En él, se establece como una falta leve el incumplimiento de la obligación de entregar el certificado de retenciones o ingresos. Adicionalmente, contempla una sanción pecuniaria de 150 euros por la omisión.