Antes de ponernos manos a la obra para crear nuestro sistema, es importante recabar información y para ello nos podemos hacer algunas preguntas como la siguientes: con qué recursos cuento, qué volumen de clientes tiene la empresa, que objetivos quiero alcanzar a corto, medio y largo plazo.

A continuación, te proponemos algunas claves básicas para diseñar un buen sistema de trabajo y que tu empresa pueda trabajar de una forma ordenada:

Establece objetivos claros

Para que el sistema de trabajo que diseñemos sea efectivo, es necesario que, antes de nada, establezcamos el objetivo que queremos alcanzar en nuestra empresa. Ese objetivo nos guiará para que el sistema vaya encaminado a conseguir alcanzarlo y que todas las tareas que se incluyan en el sistema estén dirigidas hacia la meta que hayamos establecido.

Apuesta por la simplicidad

Aunque un sistema de trabajo puede influir en varias áreas de nuestra empresa y es probable que existan varios subsistemas para cada área, todos y cada uno de ellos debe apostar por la simplicidad. Evita duplicidades, busca hacer las cosas de la forma más sencilla posible y tu sistema será mucho más fácil de implantar y de aplicar.

Ni tú, ni nadie es imprescindible

Un buen sistema de trabajo debe estar diseñado de forma que ni tú ni ningún trabajador de tu empresa sea imprescindible porque si se sigue el sistema todo funciona. Es decir, que si cualquiera se va de vacaciones todo va a seguir funcionando a la perfección porque se sigue el sistema de trabajo.

Automatiza las tareas

Muchas tareas que son repetitivas las puedes hacer a través de programas de ordenador u otros métodos que te permitan automatizar las tareas y no perder tiempo en hacer siempre lo mismo. El sistema de trabajo debe contemplar esa automatización para lograr ser más efectivo.

Aprende a ser realista

Elaborar un sistema requiere también que seamos realistas, es decir, que sepamos valorar cuánto tiempo y esfuerzo reales requiere cada tarea a realizar. Los emprendedores tendemos a ser muy optimistas en cuanto al tiempo y esfuerzo que va a suponer una tarea y a veces nos equivocamos. Por ese motivo, es esencial pararse un momento, pensar con claridad y analizar la realidad.

Aprende a medir los resultados

Una vez que has establecido un sistema de trabajo y lo has implantado en tu empresa, llegará el momento de medir los resultados y cotejar si el sistema está funcionando correctamente. En el caso en que existan fallos o haya algo que no funciona bien, tendremos que hacer ajustes en el sistema.

Con el paso del tiempo nuestro sistema puede quedar obsoleto debido a los avances del mercado, por ello es importante realizar ajustes y que nuestro sistema sea flexible.