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Una Kick Off Meeting o reunión de lanzamiento de proyecto es una de las reuniones más importantes para un proyecto. Durante el ciclo de vida del proyecto, tendrá muchas reuniones con las partes interesadas.
Otras reuniones pueden involucrarte a ti y a los miembros de tu equipo o incluir a la gerencia y al cliente discutiendo el estado del proyecto, los problemas y los planes.
Estas reuniones son de gran importancia, la Kick Off Meeting o reunión inicial es única porque establece el tono general, genera impulso en el equipo y establece el objetivo general del proyecto.
¿Qué es una kick off meeting del proyecto?
Una kick off meeting o reunión de lanzamiento es básicamente una reunión entre el comprador y el vendedor para iniciar oficialmente el proyecto una vez que se hayan firmado los contratos.
En esta reunión están presentes los actores clave de ambas partes, así como otras partes interesadas que tienen interés en el proyecto. El objetivo de la reunión es cubrir las principales partes contractuales del proyecto. Además, de asegurar el entendimiento de ambas partes y la alineación sobre cómo se ejecutará el proyecto.
También existe una reunión interna de inicio del proyecto que se lleva a cabo después de la reunión externa y el objetivo de esta reunión es asegurar que la empresa haya entendido el propósito del proyecto, así como cualquier impacto en las estrategias o procedimientos considerados para la ejecución del mismo.
Estas reuniones son extremadamente importantes, ya que, de hecho, resumirán las actividades que se realizarán durante la ejecución y brindarán un contexto importante a los equipos del proyecto.
¿Cuál es el propósito de una kick off meeting?
Una reunión de inicio de proyecto bien ejecutada a menudo da como resultado una mejor relación de trabajo entre las partes interesadas y/o los clientes.
Puede disminuir los plazos incumplidos, los problemas, el avance del alcance y las órdenes de cambio. Una gran reunión de lanzamiento del proyecto aumenta la probabilidad de que un proyecto se mantenga dentro del presupuesto y a tiempo.
Tipos de kick off meetings
Conoce los diferentes tipos de kick off meetings:
Kick off meetings interna al inicio del proyecto
Esta es la forma tradicional de realizar una reunión de lanzamiento. En los casos más comunes, los proyectos se implementan dentro de una empresa, por lo que la mayoría de los involucrados ya se conocen. El enfoque de esta reunión es la discusión del cronograma, los objetivos del proyecto y la definición de las áreas individuales de responsabilidad
Kick off meetings de un proyecto con ejecutivos
Aunque el personal directivo suele estar presente en la reunión de lanzamiento interna, esto requiere un enfoque diferente. Durante la reunión de lanzamiento para ejecutivos, el enfoque suele estar en el valor agregado del proyecto respectivo. Para los ejecutivos, la rentabilidad de un producto es relevante y tiene prioridad. Mediante la reunión de kick-off se puede informar a los ejecutivos en qué medida el producto es útil para la empresa.
Kick off meetings de proyecto externa o del cliente
Este tipo de reunión inicial está destinada a participantes externos. Incluyen clientes y autónomos u otras personas que participan externamente en un proyecto. Al igual que con los eventos de lanzamiento internos en los que los participantes no se conocen entre sí, es esencial planificar una extensa ronda de presentaciones en la reunión externa.
¿Cuáles son los beneficios de esta reunión para tu equipo?
La reunión de lanzamiento no es solo una formalidad, sino un sistema personalizado que consiste en varios pasos previos al trabajo para aclarar sus dudas sobre tus tareas y muchas otras cosas como:
- Presenta a los compañeros de equipo entre sí: algunas veces los miembros del equipo no se conocen antes de la reunión inicial. Entonces, puedes decir que presenta a los compañeros de equipo entre sí.
- Crea colaboración: Cuando los compañeros de equipo se conocen entre sí, saben mejor con quién trabajarán de cerca y necesitan coordinarse más para crear colaboración y perfección en sus tareas que conduzcan a grandes logros del proyecto.
- Mejorar la comprensión de la visión de la empresa o proyecto: Durante una kick off meeting, el gerente del proyecto comparte la visión de la empresa o el proyecto con su equipo. Además, les informa cómo trabajar de manera gradual y constante para alcanzar esta visión.
