Cuenta atrás para Verifactu, un cambio de paradigma en la gestión empresarial

Verifactu no es un mero trámite administrativo. Supone una transformación profunda en los sistemas de gestión interna, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que trabajan con múltiples programas de facturación o integraciones ERP.

Cada factura deberá incluir un código identificativo y un hash criptográfico que certifica que no ha sido alterada. Además, los registros se comunicarán de forma estructurada en formato XML, bajo los estándares técnicos publicados por la Agencia Tributaria. Esto obligará a actualizar o sustituir los programas actuales de facturación y a coordinar con proveedores tecnológicos la adaptación antes de que el sistema sea de uso obligatorio.

En este contexto, la figura de proveedores especializados como FinanEdi se vuelve clave. La compañía, con amplia experiencia en integración de software contable y automatización de procesos, ha desarrollado soluciones compatibles con el nuevo estándar Verifactu y ofrece acompañamiento técnico y fiscal durante la transición.

«En FinanEdi llevamos meses trabajando para que las empresas puedan cumplir con Verifactu sin frenar su actividad diaria», explica José Manuel Pérez Carrilero, socio gerente de la firma. «Nuestro objetivo es que la adaptación sea lo más transparente posible: homologación del software, encadenado de facturas, generación de QR y configuración de la comunicación con Hacienda».

Retos y oportunidades: del cumplimiento a la eficiencia

El principal reto para las empresas será cumplir con los requisitos de inalterabilidad, integridad y trazabilidad, garantizando que cada factura se conserva de forma segura y verificable durante todo su ciclo de vida. Esto exige auditorías internas, revisión de procesos contables y, en muchos casos, una renovación tecnológica completa.

Desde FinanEdi advierten de algunos malentendidos recurrentes. El primero, la «peligrosa confianza»: pensar que si el programa actual «funciona», no hay nada que hacer. La realidad es distinta. Verifactu exige capacidades específicas —encadenado, huella criptográfica, registro inmutable y códigos verificables— que muchos sistemas aún no incorporan.

El segundo síntoma es el retraso generalizado en la toma de decisiones, que está provocando un atasco tecnológico en la cadena de valor (proveedores de software, asesorías y gestorías), precisamente cuando más claridad y planificación se necesitan.

Sin embargo, la implantación también puede ser una oportunidad. El nuevo sistema fomenta la digitalización, la integración de datos en tiempo real y la mejora del control interno, lo que puede derivar en una gestión más eficiente y en una reducción del fraude fiscal.

«Verifactu no solo obliga a cumplir con Hacienda; también impulsa a las empresas a dar un salto cualitativo en digitalización», subrayan desde FinanEdi. «Cuando se implementa bien, se gana tiempo, se reducen errores y se mejora el control de la información financiera».

Una nueva era para la relación con Hacienda

Con Verifactu, España se aproxima a modelos ya implantados en otros países europeos donde la administración tributaria dispone de la información de facturación prácticamente en tiempo real. Aunque el sistema es voluntario en su fase inicial, se espera que acabe siendo obligatorio para todos los contribuyentes que emitan facturas electrónicas.

Para muchos empresarios, este cambio generará inquietud; para otros, será la oportunidad definitiva de modernizar su gestión y ganar transparencia. En ambos casos, la preparación marcará la diferencia.

«Verifactu no debe verse como una carga, sino como un paso lógico hacia una administración más digital y eficiente», concluyen desde FinanEdi. «Nuestro papel es garantizar que las empresas lleguen preparadas, con tecnología fiable y procesos sólidos».

Qué deben hacer las empresas ahora

Aunque la entrada en vigor de Verifactu se espera para mediados de 2025, los plazos de adaptación son ajustados y no conviene dejarlo para el último momento. En la práctica, el primer movimiento es verificar si el software de facturación actual está homologado para cumplir con el reglamento: debe generar una huella única por factura en el momento de su emisión, encadenar los asientos de forma que cualquier alteración resulte detectable y conservar el histórico de manera íntegra. Si no lo hace, habrá que exigir actualizaciones a proveedor o valorar un cambio de herramienta.

Ese cambio no es solo tecnológico, también organizativo. Conviene decidir de antemano cómo se comunicará la información a la Agencia Tributaria —incluida la posibilidad de que el envío de registros sea automático, algo que muchas empresas preferirán acordar con su asesor por su impacto en la confección y prellenado de declaraciones—, además de documentar procesos y responsabilidades. Igualmente, hay que preparar a los equipos de administración y contabilidad: la corrección de errores pasa a gestionarse con facturas rectificativas y el nivel de transparencia del ciclo de facturación aumenta con el uso de códigos verificables.

En el plano operativo, el cambio será visible para el cliente. Las facturas deberán incorporar un código QR como sello de verificación, que permitirá comprobar la legitimidad del documento y la correcta comunicación del registro.

En paralelo, firmas especializadas como FinanEdi han empezado a acompañar a sus clientes con diagnósticos de situación, planes de adaptación y soporte continuado para que la transición sea ordenada y no interfiera en el día a día. Desde la compañía subrayan, además, que su registro es gratuito y no aplican cuotas fijas, con el fin de que el cumplimiento no suponga una barrera económica para autónomos y pymes.