Priorizar significa dar prioridad y en el caso de las tareas en el trabajo simplemente significará hacer unas cosas antes que otras. Algo tan sencillo a veces se complica cuando nos piden muchas cosas a la vez y no sabemos por dónde empezar.

Lo primero: haz un listado

Una de las cosas más importantes para evitar que se te olvide algo, es tan simple como hacer un listado con todas las tareas que tienes que hacer. No olvides nada y ten en cuenta todas tus tareas profesionales y personales.

Establece los objetivos que deseas alcanzar

Imagina que te propones como objetivo contactar con cincuenta clientes al mes. Tendrás que establecer pequeños hitos semanales y diarios para alcanzar esa cifra. Es decir, se trata de ir planteando objetivos a corto, medio y largo plazo para alcanzar lo que deseamos.

Los objetivos deben ser realistas y si te das cuenta de que para lograr el objetivo que te has planteado, a pesar de haber puesto todo de tu parte, necesitas más tiempo, puedes hacer reajustes.

Aprende a distinguir lo urgente de lo importante

Stephen Covey en su libro «Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” sostiene que una de las claves para ser efectivo es priorizar lo importante sobre lo urgente. Una actividad importante es aquella que tiene que ver con un proyecto vital o empresarial, la que nos acerca cada día hacia nuestro objetivo.

Una tarea urgente es aquella que requiere una atención inmediata, pero que no suele ser importante.

Clasifica las tareas

Ahora que ya sabes distinguir una tarea urgente de una importante, clasifica tus tareas en base a esas dos categorías y distribúyelas en tu planificación semanal para cada hora del día. Es preciso que tengas en cuenta el tiempo total que conlleva cada tarea. Es decir, si tienes que asistir a una reunión, deberás tener en cuenta no solo el tiempo de la reunión sino el tiempo que requiera la preparación y el desplazamiento hacia el lugar de la reunión, por ejemplo.

Haz primero lo complicado

Si tienes alguna tarea que no te gusta o que te resulta más complicada de hacer, es mejor que la hagas la primera, de esa forma la eliminarás cuanto antes de tu lista y tendrás el resto del día para otras tareas más atractivas.

Sé realista: si no lo vas a hacer elimínalo

A medida que pasa el tiempo te darás cuenta de que hay tareas que no vas a hacer y que, por lo tanto, pueden ser eliminadas de tu lista. Es preciso que seas muy realista y elimines todas las tareas que ya sabes que no vas a hacer porque no son importantes.

Aprende a delegar

Tendemos a pensar que si no hacemos algo nosotros no está igual de bien hecho y nos resistimos a delegar tareas. Sin embargo, la delegación de aquellas tareas que no es estrictamente necesario que hagamos nosotros nos va a permitir ganar tiempo y poder dedicarlo a las tareas realmente importantes.