¿Qué es un albarán y para qué sirve?

El albarán, es un elemento necesario e indispensable dentro del comercio, especialmente dentro del área del envío y recepción de mercancías. También tiene sentido mencionar a los albaranes de entrega en la prestación de servicios. Aunque su implementación en el transporte físico de productos está mucho más generalizada. A pesar de no contar con una validez fiscal, el albarán tiene la capacidad de acreditar la entrega del bien o servicio entre dos partes. En este artículo queremos que conozcas de cerca todas las características de un albarán y su uso.

¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento mercantil a través del cual se acredita la entrega de un bien o servicio acordado en una negociación. Eximiendo así al vendedor de todo tipo de inconveniente que pueda existir posterior a la entrega. Se trata de un documento imprescindible para demostrar la conformidad de ambas partes en la operación. Comúnmente se emiten tres copias diferentes: una copia para el vendedor, la cual debe estar firmada, otra para el comprador en cuestión y la última para el transportista.

El albarán de entrega determina legalmente que una mercancía debe ser entregada a la otra parte bajo las condiciones establecidas. En caso contrario, la parte compradora podrá utilizar dicho documento para generar un reclamo de mercancía para o por el posible incumplimiento de lo acordado en la orden de compra. Un albarán firmado le permite al vendedor exigir el pago de la factura al comprador en caso de que exista algún impago.

Los albaranes deben ser elaborados por el emisor, es decir, la persona que se encarga de enviar la mercancía. Y en el momento en que el comprador la recibe, debe proceder a firmar el documento conforme si todo está conforme a las condiciones establecidas. El vendedor debe recibir una copia del albarán firmada, donde se especifique los datos del momento y la manera en la que se realizó la transacción.

¿Para qué sirve un albarán?

El albarán tiene la capacidad de cumplir tres objetivos distintos dentro del área de logística de un emisor de mercancía:

• Sirve como documento para realizar el picking.
• También como documento de doble comprobación. Esto, sólo si se emite dentro del área de expediciones, en caso de que exista.
• Registro documental físico del envío de una determinada mercancía hacia un destinatario específico.

Si paramos y observamos este documento desde la perspectiva del destinatario, lo veríamos como una prueba válida para comprobar exitosamente que el pedido ha llegado sin novedad alguna. Incluso, puede funcionar para anotar cualquier anomalía hallada en una inspección rápida de la mercancía en cuestión. El albarán también puede funcionar como justificante frente a una inspección de calidad de manera de prueba de que los productos han llegado tal como se había acordado previo al envío.

Diferencia entre albarán y factura

No nos conviene que confundamos albaranes con facturas, en especial los albaranes valorados, debido a que cumplen funciones muy distintas. Las repercusiones de cada documento no son niveladas en ningún sentido.

Por un lado, las facturas poseen un verdadero peso fiscal. El Reglamento de Facturación es muy específico al respecto, ya que las facturas contienen conceptos que están sujetos a tipos impositivos que afectan de manera directa a la Administración Tributaria. Por otra parte, la emisión de una factura acarrea una responsabilidad de pago por parte de la entidad o persona receptora. Por ende, justifica el derecho de cobro de la entidad emisora.

Todo esto no sucede con los albaranes. A parte de que no es obligatoria su presencia dentro de las transacciones de comparativa, la presentación de un albarán no posee alguna consecuencia fiscal. También cabe estacar que no posee responsabilidades económicas por ninguna de las dos partes presentes en la transacción.

Albarán valorado y albarán sin valorar

Existen dos tipos de albaranes y se distinguen en función de los datos que se expresan en ellos. De esta manera, los albaranes pueden clasificarse en: albaranes valorados o sin valorar. A continuación, te lo explicamos:

Albarán valorado

Se trata de un albarán que posee el precio individual de cada producto en cuestión y los descuentos que se le aplican. Así como también especifica el IVA y el valor total de la operación. No se requiere que deba estar acompañado de una factura. Se trata del justificante de entrega que se anexa con el producto ya entregado. Este tipo de albarán incluirá el soporte, en otras palabras, el precio individual de cada producto determinado. También el contenido mínimo necesario para conocer la información de la entrega y de los productos en cuestión.

El albarán valorado se usa en las empresas que se dedican a facturar por períodos de tiempo determinados. Esto, porque se está emitiendo información sin antes haber emitido la factura correspondiente. Es considerado como un servicio adicional estimado, debido a que el cliente puede consultar el importe de los productos antes de que la factura sea emitida.

Albarán sin valorar

En este albarán específicamente se detalla la cantidad de la mercancía y se acompaña con una breve descripción de la misma. En este particular, no se detalla su precio económico; tanto el unitario como el costo final. Solo se encarga de describir los productos y se acompaña con la factura. El albarán sin valorar es utilizado como un documento mercantil. Esto sirve para que las compañías puedan dejar una constancia de las operaciones comerciales que ha llevado a cabo.

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