Bases de datos de una empresa: importancia y usos

Contar con una buena base de datos y poder segmentar los clientes es una de las grandes ventajas de las bases de datos, ya que es lo que permite dirigir las acciones de marketing o de fidelización a un grupo de personas o a potenciales clientes que pueden estar realmente interesados.

En la actualidad, las bases de datos son indispensables para cualquier tipo de organización, ya que la recopilación de datos dentro de una empresa o institución hace que se puedan tomar mejor las decisiones y definir de manera más precisa las estrategias a seguir.

Las bases de datos son conjuntos de datos organizados y relacionados que se recogen y explotan desde un sistema de información donde las empresas guardan toda la información de manera estandarizada y estructurada sobre los contactos que forman parte de sus públicos de interés y, especialmente, sobre sus clientes.

Las bases de datos cada vez son más importantes para las empresas porque les permite gestionar información de gran valor sobre sus clientes y sacar el máximo potencial de la misma para la definición del producto o servicio o la segmentación de las campañas de marketing. Si bien, para ello es imprescindible que las bases de datos de una empresa estén bien organizadas y el equipo sepa cómo gestionarla correctamente.

A continuación, destacamos las ventajas y las desventajas de las bases de datos para las empresas:

Ventajas de las bases de datos de una empresa

Las bases de datos como las de Infocif son un gran fuente de información para las empresas ya que les permite conocer mejor a su cliente y mejorar el negocio. Entre sus ventajas se encuentran:

Gran volumen de información

Esto resulta muy útil para las grandes compañías con un gran número de clientes y, por lo tanto, con un volumen de información a manejar muy importante.

Acceso rápido a la información

La información se obtiene de forma rápida y sencilla, lo que facilita mucho el trabajo y permite dar un mejor servicio de atención al cliente por parte de las empresas.

Eliminación de duplicidades

Al centralizarse toda la información en una base de datos se evita que exista información duplicada, que suele ser un problema común en las empresas.

Aumento de la productividad

El acceso a la información es más rápido, la información está ordenada y no hay duplicidades lo que permite trabajar mejor y más rápido y aumentar la productividad en la empresa.

Reducción del espacio de almacenamiento

La información se digitaliza por lo que ocupa mucho menos espacio que cuando se almacenaba en papel, aunque siempre habrá determinados documentos que tendrán que estar en soporte papel. A lo mejor, digitalizar todos los documentos es un esfuerzo inicial importante pero después todas las tareas serán más sencillas.

Seguridad en la información

La base de datos puede tener diversos niveles en función de los usuarios, es decir, habrá usuarios que tengan acceso a determinadas partes de los datos, que otros no podrán conocer y viceversa. De esta forma se garantiza la seguridad y la confidencialidad de los datos.

Fácil mantenimiento

La información está digitalizada por lo que es más fácil realizar el mantenimiento y además resulta más económico.

Desventajas de las bases de datos de una empresa

Aunque son menores las desventajas, hay algunos factores que hay que tener en cuenta antes de empezar a crear una base de datos en la empresa:

Capacidad

Cuánto más grande es la base de datos, mayor capacidad requiere y más memoria para funcionar adecuadamente.

Precio

El coste de un software o CRM para una base de datos de una empresa es elevado y puede suponer un esfuerzo demasiado grande para empresas emergentes o startups que todavía no están obteniendo ganancias.

Gestión

Para que una base de datos sea realmente útil, es necesario destinar recursos a gestionarla correctamente y segmentar la información adecuadamente. De lo contrario, se convertirá en un cajón de sastre con información amontonada.

RGPD

Las bases de datos deben cumplir el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, el RGPD, regula el tratamiento que realizan personas, empresas u organizaciones de los datos personales.